Die 9 Schritte zur Implementierung eines Wissensmanagement-Prozess

Wissensmanagement ist ein kollaborativer Prozess, der die Erhaltung und Weitergabe von Wissen in einer Organisation ermöglicht. Ziel ist es, die Produktivität einer Organisation zu maximieren, indem Ihre Mitarbeiter Erfolgsgeschichten und Best Practices austauschen. Wenn Sie auf dieses Wissen zurückgreifen, können Sie die Wiederholung von Fehlern reduzieren, die Schulungskosten senken, die Produktivität steigern und Ihren Mitarbeitern eine bessere Leistung ermöglichen.

Bei Danielle Agass on Jun 7th

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Was ist Wissensmanagement?

Betrachten wir zunächst die Definition des Wissensmanagements. Beim Wissensmanagement geht es darum, wie Wissen innerhalb einer Organisation erstellt, geteilt, verwendet und verwaltet wird. Ziel ist es, das Wissen und die Ressourcen innerhalb einer Organisation optimal zu nutzen, damit Ihre Mitarbeiter bestmöglich arbeiten und die Ziele ihres Teams und/oder ihrer Organisation erreichen können.

Einer der größten Vorteile eines erfolgreichen Wissensmanagements besteht darin, dass es Effizienz und Produktivität verbessern und gleichzeitig innovatives Denken und die Zusammenarbeit zwischen Ihren Mitarbeitern fördern kann. Dies kann die Leistung Ihrer Mitarbeiter auf ein höheres Niveau bringen. Es minimiert auch die Auswirkungen des Wissensverlusts, wenn Mitarbeiter aus Ihrem Unternehmen ausscheiden.

Warum ist Wissensmanagement wichtig?

Die Best Practices und Ressourcen Ihres Unternehmens sind das größte Kapital. Diese verleihen der Organisation Ihren Wettbewerbsvorteil. Die Menge an Daten, die Unternehmen täglich sehen, wächst jeden Tag enorm an. Ein Wissensmanagement-System kann dazu beitragen, diese Daten besser zu navigieren und zu nutzen, um die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens zu verbessern.

Ein erfolgreicher Wissensmanagement-Prozess kann Effizienz und Produktivität verbessern und gleichzeitig Raum für innovatives Denken und Zusammenarbeit zwischen Ihren Mitarbeitern schaffen. Dies kann ihre Leistung auf ein höheres Niveau bringen. Es minimiert auch die Auswirkungen des Wissensverlusts, wenn Fachexperten aus Ihrem Unternehmen ausscheiden.

Schaffen Sie eine Kultur des Wissensaustauschs

Entdecken Sie, wie Unternehmen wie Danone und Sodexo Wissenstransfer-Methoden eingeführt haben, um ihre L&D-Ressourcen zu maximieren.

Die 9 wichtigsten Schritte des Wissensmanagement-Prozess

1. Forschung

Die Menge an Daten, die Unternehmen täglich sehen, wächst und wächst. Wissensmanagement kann dazu beitragen, diese Daten besser zu navigieren und zu nutzen, um die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens zu verbessern.

Der erste Schritt zur Einrichtung eines effektiven Wissensmanagement-Prozesses besteht darin, das Wissen zu identifizieren, das erfasst werden muss. Finden Sie heraus, wo und wie Sie Daten und Informationen in Ihrem Unternehmen verlieren, wo die unverzichtbarsten Informationen liegen und wie Sie Informationen über die Best Practices des Unternehmens erfassen können.

Ihre Bemühungen während dieses Schritts wirken sich auf den Rest des Prozesses aus. Daher ist es wichtig, hier so viel Zeit und Liebe zum Detail wie möglich zu verwenden.

2. Bereiten Sie Ihre Organisation auf Veränderungen vor

Es ist unmöglich, einen Wissensmanagement-Prozess erfolgreich umzusetzen, wenn Stakeholder und Ihre Mitarbeiter nicht an Bord sind. Stellen Sie sicher, dass sie zur Teilnahme bereit sind und an die Vorteile für das Unternehmen und seine Mitarbeiter glauben. Möglicherweise müssen Sie einige Hürden überwinden, um Ihre Stakeholder dorthin zu bringen. Versuchen Sie, Hindernisse zu überwinden, indem Sie auf die Vorteile des Wissensmanagements hinweisen.

Rekrutieren Sie Mitarbeiter, die bereit sind, als Vorbild voranzugehen und ihre Kollegen dazu ermutigen, ihr Wissen zu teilen. Wenn dies der Fall ist, belohnen Sie sie, damit jeder in Ihrem Unternehmen sieht, dass es Spaß macht und motivierend ist, am Wissensaustausch teilzunehmen. Und vor allem, dass es sich lohnt.

3. Definieren Sie Wissensmanagement-Ziele

Es ist wichtig zu wissen, wo und wie Sie Wissen in Ihrem Unternehmen verlieren und welche Informationen oder praktischen Kenntnisse Ihre Mitarbeiter benötigen, um ihre Aufgaben auszuführen. Überlegen Sie, wie die ideale Situation für Ihr Unternehmen aussehen kann. Definieren und dokumentieren Sie auf dieser Grundlage sowohl kurz- als auch langfristige Ziele. Diese helfen Ihnen, die Herausforderungen Ihres Unternehmens anzugehen und zu lösen.

Insbesondere können Sie anhand kurzfristiger Ziele überprüfen, ob Ihr Prozess Sie dahin bringt, wo Sie hin möchten. Mit langfristigen Zielen können Sie das Gesamtbild für Ihr Unternehmen erstellen und kommunizieren. Beide helfen Ihnen, zum nächsten Schritt zu gelangen: einen Wissensmanagement-Prozess zu skizzieren.

4. Skizzieren Sie Ihren Wissensmanagement-Prozess und Ihre Strategie

Ihre Ziele sind nicht die einzigen Bestandteile, die Ihnen helfen, die Implementierung des Wissensaustauschs in Ihrem Unternehmen zu realisieren. Darüber hinaus ist es wichtig, Ihren Wissensmanagement-Prozess und Ihre Strategie zu skizzieren. Diese beiden Teile helfen Ihnen, notwendige Verbesserungen vorzunehmen und dorthin zu kommen, wohin Sie wollen.

Ein solider Wissensmanagement-Prozess und eine solide Strategie sind ebenfalls von entscheidender Bedeutung, um Finanzmittel von Stakeholdern in Ihrem Unternehmen zu erhalten. Und um sicherzustellen, dass alle beteiligten Stakeholder an Bord sind und auf dem Laufenden bleiben. Der Erfolg des Wissensaustauschs hängt auch von ihnen ab. Relevante Themen, die Teil Ihres Prozesses und Ihrer Strategie sein können, sind die Identifizierung, Klassifizierung, Erfassung, Erstellung, Validierung, Weitergabe, Wartung und Messung von gemeinsamem Wissen.

5. Wählen Sie das richtige Wissensmanagement-Tool

Tools, Systeme und Plattformen erleichtern den Prozess des Wissensmanagements. Es ist wichtig, die Richtigen für Ihr Unternehmen auszuwählen. Grob gesagt, es gibt geschlossene und offene Tools für den Wissensaustausch. Geschlossene Tools eignen sich hervorragend zum Erstellen und Freigeben von Dateien. Wenn Sie jedoch möchten, dass Ihre Mitarbeiter ihr Wissen erfassen und weitergeben, sind sie nicht ideal. Offene Tools für den Wissensaustausch sind eine großartige Lösung, da Mitarbeiter Wissen selbst erfassen und teilen und jederzeit und überall auf Ressourcen zugreifen können.

Unser Autoren-Tool ermöglicht das Mitarbeiter-generierte Lernen, einen kollaborativen Ansatz für den Wissensaustausch. Es ermöglicht Ihren Mitarbeitern, am Wissensaustausch teilzunehmen. Abgesehen davon hat sich das Mitarbeiter-generierte Lernen als leistungsstarker Ansatz erwiesen, da es schnell skalierbar ist. Es bezieht Daten aus der wichtigsten Datenquelle – Ihren Mitarbeitern. Qualität kann effizient aufrechterhalten werden. Es greift auf reales Wissen und Know-how in Ihrem Unternehmen zurück und nicht auf die Perspektive von Drittanbietern.

6. Erfassen Sie relevantes und aussagekräftiges Wissen

Angenommen, Sie wählen Mitarbeiter-generiertes Lernen als Ansatz für Ihren Wissensmanagement-Prozess und haben ein Tool ausgewählt, das Ihre Mitarbeiter problemlos verwenden können. In diesem Fall können sie beginnen, ihr Wissen zu erfassen und weiterzugeben. Der nächste Schritt besteht darin, zu bestimmen, wie Sie die Erfassung und Pflege des Wissens verwalten, das Sie für notwendig erachtet haben. Ihr Wissensmanagement-System muss Informationen so kompetent wie möglich gruppieren und aufzeichnen, damit Ihre Mitarbeiter davon profitieren können.

7. Erfassen Sie relevantes und aussagekräftiges Wissen

Während es wichtig ist, das erforderliche Wissen zu identifizieren und eine systematische Methode zu haben, um dies zu erreichen, kann ein schlecht geplantes System zur Verbreitung des Wissens diesen Prozess sinnlos machen. Überlegen Sie, wer am meisten vom Wissen profitieren kann. Von dort aus können Sie bestimmen, wie diese Gruppe von Personen am besten und schnellsten darauf zugreifen kann.

8. Messen Sie die Leistung des Wissensaustauschs

Es gibt nur einen Weg zu wissen, ob sich Ihre Bemühungen auszahlen: das Erfassen qualitativer und quantitativer Daten. Diese geben Ihnen ausgewogene Einblicke in das, was funktioniert und was nicht. Beispiele für qualitative und quantitative Daten sind die Anzahl der durchgeführten Kurse, die Anzahl der abgeschlossenen Kurse, die Anzahl der neuen Benutzer, die Häufigkeit der gemeinsamen Kurse, der NPS und die Ergebnisse von Umfragen. Basierend auf Ihren gesammelten Daten können Sie die erforderlichen Schritte unternehmen, um Compliance, Leistung, Qualität und Wertschöpfungslücken zu verbessern und die Effektivität Ihres Wissensmanagements zu verbessern.

9. Messen Sie die Leistung des Wissensaustauschs

Wissensmanagement ist ein Prozess; er muss andauern. Es müssen konsistente Überprüfungen, Überarbeitungen und Bewertungen vorgenommen werden, um das optimale Niveau zu erreichen. Das Wissen, das Sie erfassen, kann auch die Richtlinien und Verfahren beeinflussen, die Sie für Ihr Unternehmen festlegen.

Darüber hinaus wird eine Kultur gefördert, in der sich Ihre Mitarbeiter befähigt fühlen, etwas zu bewirken. Ein gute Idee im Wissensmanagement ist es, ihm Zeit zu geben, oder noch besser, es als Unternehmensrichtlinie festzulegen, und es regelmäßig in die Arbeitswoche einzuplanen.

Über die Autorin

Danielle Agass ist Content Marketing Managerin bei Easygenerator und schreibt, seit sie einen Bleistift in die Hand nehmen kann. Die gebürtige Britin zog 2018 mit ihrem Mann und ihrer Katze Ron in die Niederlande.

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