Les 9 étapes pour appliquer un processus de gestion des connaissances

La gestion des connaissances est un processus collaboratif qui permet la conservation et le partage de connaissances au sein d’une entreprise. Elle vise à maximiser la productivité d’une entreprise en permettant aux employés de partager leurs réussites et leurs pratiques. L’utilisation de ces connaissances peut réduire la répétition d’erreurs et les frais de formation, tout en augmentant la productivité en permettant aux employés de fournir de meilleures performances.

Par Danielle Agass le Jun 7th

Qu’est-ce que la gestion des connaissances?

Pour commencer, définissons clairement le terme gestion des connaissances. La gestion des connaissances est une façon de créer, de partager, d’utiliser et de gérer les connaissances au sein d’une entreprise. L’objectif est d’utiliser les connaissances et les ressources de façon optimale, afin que les employés puissent travailler de la meilleure façon possible et atteindre les objectifs de leur équipe ou entreprise.

L’un des plus grands avantages d’une bonne gestion des connaissances, c’est qu’elle peut améliorer l’efficacité et la productivité tout en cultivant un esprit de collaboration innovant entre employés. Elle peut vous permettre de pousser le rendement des employés à des niveaux plus élevés. Elle minimise également l’impact de la perte de connaissances lorsque les employés partent de votre entreprise.

Pourquoi la gestion des connaissances est-elle si importante ?

Les meilleures pratiques et ressources de votre entreprise sont ses plus grands atouts. Elles donnent à l’entreprise un avantage sur ses concurrents. La quantité de données que les entreprises voient passer au jour le jour continue d’augmenter considérablement. Le fait d’avoir un système de gestion des connaissances peut vous aider à mieux naviguer au milieu de ces données et à en tirer parti pour améliorer votre entreprise.

Ce processus peut améliorer l’efficacité et la productivité tout en cultivant un esprit de collaboration entre employés. Elle peut vous permettre de pousser le rendement des employés à des niveaux plus élevés. Elle minimise également l’impact de la perte de connaissances lorsque les employés partent de votre entreprise.

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Les 9 étapes les plus importantes du processus de gestion des connaissances

1. Travail de recherche

La quantité de données que les entreprises voient passer chaque jour augmente sans cesse. La gestion des connaissances peut aider à mieux naviguer au milieu de ces données et à en tirer parti pour améliorer le bien-être de votre entreprise.

La première étape pour établir un processus de gestion des connaissances efficace consiste à identifier les connaissances qui doivent être saisies. Déterminez où et comment vous perdez des données et des informations au sein de votre entreprise. Vous devez comprendre où se situent les informations les plus indispensables et où vous pouvez en recueillir en suivant les meilleures pratiques de l’entreprise.

Vos efforts au cours de cette étape se répercutera sur le reste, donc n’hésitez pas à y passer autant de temps que possible, en apportant beaucoup d’attention aux détails.

2. Préparez votre entreprise au changement

Il est impossible d’appliquer un processus de gestion des connaissances si les intervenants et les employés ne sont pas enclins à faire le changement. Ils doivent être prêts à participer et croire en ses avantages. Vous allez sûrement devoir surmonter quelques obstacles pour faire participer vos intervenants. Essayez de les surmonter en soulignant les bénéfices que peuvent offrir la gestion des connaissances pour vos employés et votre entreprise.

Recrutez des employés qui sont prêts à donner l’exemple et qui sauront encourager leurs collègues à partager leurs connaissances. Récompensez-les dès qu’ils le font afin que tous vos employés comprennent que le partage de connaissances est un processus amusant et engageant. Ils doivent surtout y trouver leur compte.

3. Définir les objectifs de gestion des connaissances

Il est important de savoir où et comment vos connaissances se perdent au sein de votre entreprise, ainsi que les informations ou les connaissances pratiques dont les employés ont besoin pour exécuter leurs tâches. Pensez à la situation d’entreprise idéale, puis définissez et documentez des objectifs à court et à long terme. Ils vous aideront à relever et résoudre les défis auxquels votre entreprise sera confrontée.

Les objectifs à court terme vous permettent de vérifier et de valider si votre processus vous permet d’aller où vous voulez, tandis que les objectifs sur le long terme vous permettent de créer et de communiquer la vue d’ensemble du processus au sein de votre entreprise. Ces deux types d’objectifs vous aideront également à passer à l’étape suivante : la conception d’un processus de gestion des connaissances.

4. Décrire votre processus et votre stratégie de gestion des connaissances

Vos objectifs ne sont pas les seuls atouts qui vous aideront à appliquer le partage de connaissances au sein de votre entreprise. Il est important de décrire votre processus et votre stratégie de gestion des connaissances. Ensemble, ils vous aideront à apporter les améliorations nécessaires et vous guideront tout au long de votre démarche.

De plus, vous aurez moins de mal à obtenir le financement des actionnaires de votre entreprise si vous leur montrez un processus et une stratégie solides et en assurant que toutes les parties prenantes impliquées sont partantes. Le succès du partage de connaissances en dépend également. Les sujets pertinents pouvant faire partie de votre processus et de votre stratégie sont l’identification, la classification, la capture, la création, la validation, le partage, la mise à jour et la cadence des connaissances partagées.

5. Choisir le bon outil de gestion des connaissances

Les outils, les systèmes et les plateformes facilitent le processus de gestion des connaissances. Il est essentiel de choisir le bon outil pour votre entreprise. Pour résumer, il existe des outils fermés et ouverts de partage des connaissances. Les outils fermés sont excellents pour créer et partager des fichiers, mais ce n’est pas ce qu’il y a de mieux pour que vos employés capturent et partagent leurs connaissances. Les outils ouverts de partage des connaissances sont une excellente solution puisque les employés peuvent saisir, partager leurs connaissances eux-mêmes et accéder aux ressources de n’importe où et n’importe quand.

Notre outil de création permet l’apprentissage généré par les employés, une approche collaborative pour partager les connaissances. Il permet aux employés de participer activement au partage de connaissances. De plus, l’apprentissage généré par les employés est une approche puissante car elle est évolutive qui puise dans la meilleure source de données possible : vos employés. La qualité du contenue peut être mise à jouer efficacement. Ce processus puise dans l’expertise et les connaissances réelles de votre entreprise plutôt que de faire appel aux fournisseurs tiers.

6. Saisir les connaissances pertinentes et significatives

Supposons que vous choisissiez l’apprentissage généré par les employés comme approche pour votre processus de gestion des connaissances, et que vous avez choisi un outil que les employés peuvent facilement utiliser. Dans ce cas, ils peuvent commencer à capturer et à partager leurs connaissances. L’étape suivante consiste à déterminer comment gérer la capture et la mise à jour des connaissances que vous avez jugées indispensables. Votre système de gestion des connaissances doit regrouper et enregistrer l’information de la manière la plus adaptée possible afin que vos employés puissent en bénéficier.

7. Capturer les connaissances qui ont du sens

Bien qu’il soit essentiel d’identifier les connaissances nécessaires et d’avoir une méthode systématique pour y parvenir, un système mal planifié de partage de connaissances peut rendre ce processus complètement inutile. Réfléchissez bien à qui profitera le plus de ces connaissances. À partir de là, vous pouvez déterminer le meilleur moyen pour que ce groupe d’individus puisse y accéder.

8. Collecte des données

Il n’y a qu’une seule façon de savoir si vos efforts portent leurs fruits : la collecte de données qualitatives et quantitatives. Ces dernières vous donnent un aperçu homogène de ce qui fonctionne et de ce qui ne fonctionne pas. Le nombre de formations dispensées, le nombre de formations suivies, le nombre de nouveaux utilisateurs, la fréquence à laquelle le contenu est partagé, le NPS (score net promoteur) et les résultats des sondages sont des exemples de données qualitatives et quantitatives. En suivante les données recueillies, vous pouvez prendre les mesures nécessaires pour améliorer la conformité, le rendement, la qualité et les écarts de valeur afin d’améliorer votre efficacité en matière de gestion des connaissances.

9. Mesurer le rendement du partage des connaissances

La gestion des connaissances est un processus qui doit être continu. Des révisions, des évaluations et des examens cohérents doivent être effectués pour le maintien d’un niveau optimal. Les connaissances que vous enregistrez peuvent également mettre en avant les politiques et les procédures établies par votre entreprise.

De plus, il encouragera une culture où les employés sentent qu’ils font la différence. Un bon exemple de gestion des connaissances serait d’intégrer une notion de temps ou, mieux encore, de l’intégrer à la politique de l’entreprise et le mettre régulièrement en pratique dans une semaine de travail.

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Danielle Agass était chargée de contenu éditorial chez Easygenerator en 2019. Elle écrit depuis qu’elle a apprise à tenir un crayon. Anglaise de naissance, elle a déménagé aux Pays-Bas avec son mari et leur chat, Ron.

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