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Votre processus de gestion des connaissances en 9 étapes

La gestion des connaissances encourage les employés à partager leurs réussites et leurs pratiques afin de conserver leur savoir-faire au sein de l’entreprise. À la clé : diminution du nombre d’erreurs, réduction des frais de formation, augmentation de la productivité et des performances.

Danielle Agass
Groupe de 5 collègues assis autour d'une table avec des ordinateurs portables, impliqués dans la gestion des connaissances.

Qu’est-ce que la gestion des connaissances ?

La gestion des connaissances, c’est le processus par lequel les connaissances sont créées, partagées, utilisées et gérées au sein d’une entreprise.

Le but est d’utiliser les connaissances et les ressources de façon optimale, afin que les employés puissent travailler le mieux possible à atteindre les objectifs de leur équipe ou entreprise.

L’un des plus grands avantages d’un bon système de gestion des connaissances, c’est qu’il améliore l’efficacité et la productivité du personnel. Cette approche renforce l’innovation et l’esprit de collaboration entre collègues. En réduisant la répétition d’erreurs, elle rend le travail plus efficace et diminue les frais de formation.

Cette approche réduit également l’impact du départ de collaborateurs expérimentés : les connaissances restent au sein votre entreprise.

Pourquoi la gestion des connaissances en entreprise est-elle importante ?

Les bonnes pratiques et ressources de votre entreprise sont ses plus grands atouts, et lui permettent de se démarquer de ses concurrents.

La quantité de données que les entreprises voient passer au jour le jour continue d’augmenter considérablement. Le fait d’avoir un système de gestion des connaissances en entreprise peut vous aider à mieux exploiter ces données et à en tirer parti.

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9 étapes essentielles pour établir un système de gestion des connaissances efficace

1. Travail de recherche

Commencez par identifier les connaissances qui doivent être conservées.

Déterminez où et comment les informations se perdent au sein de votre entreprise, les endroits où se trouvent les données les plus utiles, et comment compiler les connaissances sur les pratiques d’excellence de votre entreprise.

Vos efforts au cours de cette étape se répercuteront sur le reste ; n’hésitez pas à y passer tout le temps nécessaire et à aller dans les détails.

2. Préparez votre entreprise au changement

Impossible d’établir de processus de gestion des connaissances si les parties prenantes et les employés n’y adhèrent pas.

Votre objectif, à ce stade, est de vous assurer que tout le monde soit prêt à participer et convaincu des avantages du processus, tant pour l’organisation que pour le personnel. Vous allez faire face à certaines réticences, mais celles-ci ne devraient par résister à une communication claire des nombreux avantages de cette approche.

Impliquez les employés qui sont prêts à donner l’exemple et qui sauront encourager leurs collègues à partager leurs connaissances. Récompensez-les pour leur participation : leurs collègues verront que le partage de connaissances peut être amusant et motivant.

L’important, c’est que chacun y trouve son compte.

3. Définissez vos objectifs de gestion des connaissances

Savez-vous où et comment les connaissances se perdent au sein de votre entreprise ?

Quelles sont les informations ou connaissances pratiques dont les employés ont besoin pour exécuter leurs tâches ?

Imaginez une situation idéale pour votre entreprise, et définissez et documentez ensuite des objectifs à court et à long terme. Ils vous aideront à relever les défis auxquels votre entreprise sera confrontée.

Avec des objectifs à court terme, vous pourrez confirmer si votre processus vous permet d’aller dans la bonne direction, tandis que les objectifs à long terme vous aideront à avoir une vue d’ensemble du processus au sein de votre entreprise.

Ces deux types d’objectifs vous aideront également à passer à l’étape suivante : la conception d’un processus de gestion des connaissances.

4. Structurez votre stratégie de gestion des connaissances

Outre vos objectifs, le fait de structurer votre processus vous aidera à promouvoir le partage de connaissances au sein de votre entreprise.

En réalisant un schéma de votre stratégie de gestion des connaissances, vous verrez clairement où des améliorations sont nécessaires et comment atteindre vos objectifs.

Vous obtiendrez plus facilement l’adhésion et le financement des parties prenantes de votre entreprise en démontrant la solidité de votre processus.

Pour une gestion des connaissances réussie, tout le monde doit être partant, à tous les niveaux !

Voici une liste de sujets à aborder :

  • Identification des connaissances à conserver
  • Classification des connaissances
  • Collecte des informations
  • Création des ressources
  • Validation des ressources
  • Partage
  • Mise à jour des informations
  • Évaluation de l’efficacité du processus

5. Choisissez vos outils de gestion des connaissances

Il existe des outils, systèmes et plateformes qui facilitent le processus de gestion des connaissances. Bien entendu, vous voudrez sélectionner celui qui répond le mieux aux besoins de votre entreprise !

Pour résumer, il existe des outils de gestion des connaissances fermés et ouverts :

  • Les outils fermés sont excellents pour créer et partager des fichiers, mais ne sont pas idéaux pour permettre à vos employés d’enregistrer et de partager leurs connaissances.
  • Les outils ouverts sont une excellente solution puisque les employés peuvent saisir et partager leurs connaissances eux-mêmes, ainsi qu’accéder aux ressources où et quand ils le souhaitent.

Notre outil de création favorise l’apprentissage généré par les employés, une approche collaborative qui permet aux employés de participer activement au partage des connaissances.

De plus, cette méthode évolutive  puise dans la meilleure source d’informations possible : vos employés. Elle fait appel à l’expertise et les connaissances réelles de votre entreprise plutôt qu’à des fournisseurs de contenus externes.

Résultat : des ressources d’excellente qualité et faciles à mettre à jour.

6. Ciblez les connaissances pertinentes et concrètes

Imaginons que vous ayez choisi l’apprentissage généré par les employés comme approche de gestion des connaissances, et que l’outil auteur sélectionné soit très simple à utiliser pour vos collaborateurs. Dans ce cas, ils peuvent commencer à enregistrer et à partager leurs connaissances.

L’étape suivante consiste à déterminer comment gérer la collecte et la mise à jour des connaissances que vous avez jugées indispensables. Votre système de gestion des connaissances doit regrouper et enregistrer les informations de la manière la plus adaptée possible afin que vos employés puissent en bénéficier.

7. Déterminez comment vous allez partager ces connaissances

S’il est essentiel d’identifier de manière systématique les connaissances nécessaires, un système de partage de connaissances mal planifié peut rendre ce processus complètement inutile.

Demandez-vous quelles personnes bénéficieront le plus de ces connaissances, et comment leur permettre d’y accéder facilement.

8. Collecte des données

Comment savoir si vos efforts portent leurs fruits ?

Récoltez des données qualitatives et quantitatives : nombre de formations proposées, nombre de formations suivies, nombre de nouveaux utilisateurs, fréquence à laquelle le contenu est partagé, NPS (score net promoteur) et résultats des sondages.

Ces informations vous donnent un aperçu de ce qui fonctionne et de ce qui ne fonctionne pas dans votre processus de gestion des connaissances, et de prendre les mesures nécessaires pour y remédier.

9. Créez une culture de partage des connaissances

La gestion des connaissances est un processus continu : les révisions, évaluations et tests réguliers en font partie, et ce pour garantir le maintien d’un niveau optimal. Les connaissances que vous enregistrez peuvent également mettre en avant les politiques et les procédures établies par votre entreprise.

Bien menée, cette approche favorise une culture où les employés sentent qu’ils font la différence. Dans l’idéal, l’entreprise devrait prévoir un temps dédié au partage des connaissances dans le planning de la semaine de travail.

En définitive, chaque organisation aura un processus de gestion des connaissances légèrement différent en fonction de ses objectifs et de ses besoins spécifiques.

Cela dit, ces 9 étapes vous aideront à créer un système de gestion des connaissances solide, qui valorise les outils importants et les pratiques d’excellence.

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Á propos de l'auteur

Danielle Agass était chargée de contenu éditorial chez Easygenerator en 2019. Elle écrit depuis qu’elle a apprise à tenir un crayon. Anglaise de naissance, elle a déménagé aux Pays-Bas avec son mari et leur chat, Ron.

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