Votre guide de l’apprentissage généré par les employés

Frais de formation réduits, cours toujours à jour, création de contenu 5 fois plus rapide : c’est possible avec l’apprentissage généré par les employés. Lisez notre guide gratuit pour tout savoir.

Par Kasper Spiro

En général, les supports de formation sont développés par des concepteurs pédagogiques qui travaillent au sein du service L&D de l’entreprise ou comme prestataires externes. Ce processus de création de contenu e-learning est lent, coûte cher et pose problème quand il faut mettre le contenu à jour. Chez Easygenerator, nous avons mis au point une nouvelle méthode de création de contenu e-learning. Elle fait appel à l’expertise de vos employés et permet un apprentissage par les pairs. Cette méthode est plus rapide, plus économique et résout, entre autres, la question de la mise à jour du contenu. C’est ce que nous appelons l’apprentissage généré par les employés. Dans ce guide, nous expliquons cette approche en détail, ainsi que la manière de la mettre en œuvre dans votre entreprise.

Qu’est-ce que l’apprentissage généré par les employés ?

L’apprentissage généré par les employés est une méthode de L&D qui encourage l’apprentissage par les pairs. Vos employés ou vos experts internes deviennent responsables de la création du contenu de formation à la place de votre équipe L&D. En effet, vos employés et experts internes sont une véritable mine de savoirs. Cette approche leur permet de partager leur expertise. La méthode de l’apprentissage généré par les employés est née d’un constat sur la réalité du L&D dans les grandes entreprises :

Le problème

« Nous passons beaucoup de temps et dépensons beaucoup d’argent pour former les gens à des concepts déjà dépassés. »

Selon une étude, il faudrait entre 90 et 240 heures de travail pour créer une seule heure d’e-learning, un processus qui pourrait coûter entre 10 000 € et 30 000 €. Ces chiffres montrent que la création de contenu e-learning est coûteuse et laborieuse. À cela s’ajoute un troisième problème de taille : la mise à jour. En effet, la plupart des formations en ligne hébergées sur une plateforme LMS sont déjà dépassées.

La source du problème

Tout vient de notre manière de créer du contenu e-learning. Dans un processus de création traditionnel, le concepteur pédagogique est responsable de l’élaboration du contenu. Puisque les concepteurs pédagogiques n’ont pas toutes les connaissances pour créer le cours, ils interviewent les experts internes de l’entreprise pour obtenir les bonnes informations à la source. Cette approche rend le processus de création extrêmement lent et coûteux. En effet, les entretiens et les innombrables vérifications prennent beaucoup de temps.

Mais le plus gros problème survient une fois que la formation a été publiée. Le concepteur pédagogique a la responsabilité de créer la formation, mais ne travaille pas dans le métier en question. Lorsque de nouvelles tendances ou connaissances émergent, les procédures changent et de nouvelles façons de travailler sont mises en place. Mais, très souvent, le concepteur pédagogique n’est pas au courant de ces changements et n’actualise pas la formation. Une formation peut donc devenir obsolète au bout de quelques semaines, voire quelques jours dans les pires des cas.

La solution

Nous avons une solution simple pour remédier à ces problèmes. Il suffit de garder les savoirs où ils se trouvent : dans l’entreprise.

Ce changement de mentalité signifie que le concepteur pédagogique n’est plus chargé de la création et de la mise à jour des formations en ligne. C’est l’entreprise qui reprend le flambeau, par l’intermédiaire de ses experts internes. Dans cette approche, les concepteurs pédagogiques peuvent encadrer les employés, les aider, créer du contenu avec eux, mais ils ne sont pas responsables de la création et de la mise à jour des contenus. Cette responsabilité revient aux experts internes de l’entreprise.

Les bases théoriques de notre approche

L’apprentissage généré par les employés est fondé sur plusieurs théories d’apprentissage. Parmi celles-ci, voici les trois plus importantes :

  1. Les cinq moments où le besoin d’apprentissage émerge
  2. La cartographie des actions
  3. La taxonomie de Bloom

Les cinq moments où le besoin d’apprentissage émerge

« Five Moments of Learning Need » (Cinq moments où émerge un besoin d’apprentissage) est une théorie majeure développée par Bob Mosher et Conrad Gottfredson. Cette théorie identifie cinq déclencheurs différents de l’envie d’apprendre : la nouveauté, l’approfondissement, l’application, la résolution d’un problème, et le changement.

L’apprentissage formel, par exemple une formation en présentiel ou une formation e-learning, permet de répondre au mieux à deux de ces besoins d’apprentissage. Il s’agit des moments où le sujet est totalement nouveau pour l’apprenant (« nouveauté ») ou quand il y a énormément d’informations à apprendre sur le sujet (« l’approfondissement »). Vos experts internes peuvent créer leurs propres formations en ligne pour satisfaire ces deux besoins d’apprentissage. L’important, c’est de leur proposer un outil de création très facile à utiliser (comme Easygenerator) pour les accompagner dans cette tâche.

Les trois autres moments de cette théorie surviennent quand vous êtes au travail :

  • Lorsque quelque chose change ;
  • Lorsque vous devez résoudre un problème ;
  • Lorsque vous devez appliquer vos connaissances à une situation

Dans ces cas-là, difficile d’interrompre votre travail pour vous rendre à une formation en présentiel, ou de vous connecter à une plateforme LMS pour suivre un cours en ligne. Dans l’idéal, vous devriez pouvoir trouver la réponse à votre question, l’appliquer et continuer à travailler. L’approche d’apprentissage entre pairs permet aux experts internes de créer des solutions de microlearning, comme des check-lists et des tutoriels pour aider leurs collègues quand ils en ont besoin.

La cartographie des actions

La cartographie des actions (Action Mapping) est une approche développée par Cathy Moore. Elle repose sur une idée centrale : les objectifs d’apprentissage doivent correspondre à ceux de l’entreprise et, dans ce cadre, les formations visent à modifier des comportements. Pour que la formation ait du sens, vous devez apprendre quelque chose de nouveau, ou à travailler d’une nouvelle manière,  Le transfert de connaissances en soi n’ajoute pas de valeur dans l’entreprise. Il faut pouvoir appliquer ces nouveaux savoirs.

Comme le contenu d’apprentissage généré par les employés est conçu par vos experts internes (qui connaissent votre entreprise), il permet de répondre au mieux à vos besoins et objectifs commerciaux.

La taxonomie de Bloom

La taxonomie de Bloom divise l’apprentissage en six niveaux, qui vont de l’apprentissage simple (« mémorisation ») au niveau le plus haut (« création »).

L’apprentissage par les pairs permet aux experts internes de créer des supports de formation pour répondre aux trois premiers niveaux d’apprentissage :

  • Mémorisation
  • Compréhension
  • Application

Comme dans l’approche de la cartographie des actions, chaque cours ou support de formation créé par un expert interne devrait au moins viser un objectif de 3e niveau : l’application. Sans application, pas de changement de comportement et ni d’impact sur l’entreprise.

Mais la taxonomie de Bloom va plus loin et ajoute trois niveaux d’apprentissage supplémentaires :

  • Analyse
  • Évaluation
  • Création

Notre expérience et nos recherches nous ont montré que l’apprentissage généré par les employés n’est pas adapté à ces trois niveaux, et ce pour deux raisons. Premièrement, parce qu’ils sont bien trop complexes pour faire intervenir les experts internes. Le partage de connaissances (l’essence même de l’apprentissage généré par les employés) répond idéalement aux trois premiers niveaux de la taxonomie de Bloom. Mais les trois derniers niveaux de la taxonomie sont axés sur l’apprentissage approfondi, qui exige davantage d’expérience pédagogique.

Ensuite, parce qu’il n’est pas pertinent d’impliquer les experts internes à ce stade. Le principal avantage de l’apprentissage par les pairs, c’est que le contenu de formation est développé par les experts internes. Il se focalise sur les objectifs propres à l’entreprise et la transmission de savoirs pratiques, facilement applicables sur le terrain. Pour cette raison, l’apprentissage généré par les employés visera quasiment toujours le niveau « Application » et entraînera des changements de comportement. Toutefois, c’est également l’un de ses inconvénients, car cette forme d’apprentissage ne sera pas pertinente pour les niveaux plus élevés d’apprentissage.

Les avantages de l’apprentissage généré par les employés

L’apprentissage généré par les employés est une méthode de création de contenu e-learning plus rapide et plus économique. Par exemple, T-Mobile a pu créer 5 fois plus de supports de formation pour seulement 25 % de son budget initial en adoptant l’apprentissage généré par les employés à tous les niveaux de l’entreprise. Mais les entreprises qui suivent cette approche en tirent d’autres avantages.

Augmentation de la productivité

Dans votre entreprise, si quelqu’un a une question, il est fort probable qu’un ou une de ses collègues ait la réponse. Seulement voilà, ces réponses restent souvent chez ceux qui les détiennent. Grâce à une approche d’apprentissage généré par les employés, vous pouvez recueillir ces savoirs et faire en sorte que tout le monde puisse avoir les réponses à portée de main. La productivité de votre équipe en sera décuplée.

Rétention des savoirs

Savoir, c’est pouvoir. C’est d’autant plus vrai à une époque où le personnel se renouvelle rapidement. C’est un fait : plus que jamais, les employés restent moins longtemps qu’avant dans la même entreprise. Ils sont plus prompts à changer de poste. C’est un problème majeur : lorsque des employés très qualifiés quittent un emploi, leurs connaissances les suivent dans leur nouvelle entreprise. De plus, la génération X, qui représente la plus grande part de la population active, partira à la retraite dans quelques années. Conséquence inattendue de la pandémie de Covid, beaucoup de personnes ont commencé à remettre en question leur mode de vie et leur emploi. Aux États-Unis, cette remise en question a débouché sur une vague de démissions sans précédent (The Great Resignation). Pour faire simple : recueillez les connaissances de vos employés pour les conserver dans l’entreprise quand ces derniers partiront. L’apprentissage généré par les employés est l’un des moyens les plus efficaces et abordables d’y arriver.

Renforcez les capacités de votre service L&D

Votre service L&D croule sous les demandes de création de formation ? Votre équipe est peut-être en sous-effectif ou les demandes de création de formations sont peut-être trop nombreuses. Grâce à l’apprentissage généré par les employés, votre entreprise peut développer davantage de formations. Avec vos experts internes en renfort, vous pouvez alléger la charge de travail de votre équipe L&D et lui permettre se consacrer à des objectifs plus globaux et à la planification stratégique. Tout en étant capable de répondre rapidement à bien d’autres besoins d’apprentissage.

Allez plus loin que l’e-learning

Les méthodologies comme le modèle 70:20:10 et les Cinq moments nous apprennent qu’en entreprise, la formation ne se limite pas aux formations en présentiel et aux cours en ligne. De plus en plus, les employés souhaitent apprendre sur le terrain. En cas de changement, ou si vous devez faire face à un nouveau problème alors que vous travaillez, vous devez trouver une solution. Nous l’avons dit plus haut : vos collègues connaissent ces solutions. Pour recueillir et organiser ces informations, rien de tel que l’apprentissage généré par les employés.

Répondez à tous les besoins de formation

Nous le savons, satisfaire toutes les demandes de formation est un casse-tête qui n’en finit plus. Nous avons trouvé

une solution et avons développé un guide gratuit

pour l’expliquer. Jetez-y un œil !

Apprentissage généré par les employés : défis et limites

L’adoption d’une approche d’apprentissage généré par les employés n’est pas sans défi. Elle pose un certain nombre de questions tout à fait légitimes. Si les avantages de cette approche sont évidents, les entreprises peuvent être réticentes à transférer la responsabilité de la création de contenu à leurs experts internes. En outre, l’apprentissage généré par les employés n’est pas idéal dans certains cas (pensons aux formations à la conformité par exemple). Ci-dessous, nous passons en revue les défis principaux que peut rencontrer une entreprise quand elle passe à une approche d’apprentissage généré par les employés, ainsi que les limites de cette méthodologie.

Qualité du contenu

Quand on parle d’apprentissage par les pairs, la préoccupation principale reste toujours la qualité de la formation. L’apprentissage généré par les employés n’y fait pas exception. Les doutes sur la qualité du contenu émergent à deux niveaux :

  1. Les informations sont-elles correctes ?
  2. Quelle est la qualité didactique du support de formation ?

La première source d’inquiétude est tout à fait justifiée, mais elle existerait également si la création de la formation était confiée à un concepteur pédagogique. Dans les deux cas, il est tout à fait normal de s’en soucier. De plus, quand les concepteurs pédagogiques créent les supports de formation, ils ne sont pas en mesure de garantir l’exactitude du contenu. Dans les deux cas, un processus de vérification doit être mis en place pour que d’autres experts internes relisent le contenu et donnent des retours.

Passons maintenant aux préoccupations sur la qualité didactique d’une formation créée par des experts internes. Il y a en effet plusieurs points à prendre en compte. Une formation créée par un concepteur pédagogique correspondra davantage aux bonnes pratiques didactiques qu’une autre créée par un expert métier. C’est indéniable. Mais, lorsque le but est l’apprentissage par les pairs, une formation développée par un expert interne est amplement suffisante.  Les formations n’ont pas besoin d’être sophistiquées et complexes pour aller droit au but.

Des recherches montrent que les experts internes font davantage confiance aux contenus créés par leurs pairs. De plus, ces formations sont plus souvent validées et terminées que celles conçues par des concepteurs pédagogiques. En outre, ce n’est pas parce que l’apprentissage est généré par les employés que des concepteurs pédagogiques ne peuvent pas intervenir dans la création. Leur rôle peut être d’aider l’auteur de la formation, de l’encadrer et de lui donner des conseils. Mais c’est l’auteur qui reste responsable de la conception et de la mise à jour du contenu.

Au niveau de l’entreprise, de nombreuses mesures peuvent être prises pour répondre aux inquiétudes sur la qualité des formations développées par les experts internes. L’encadrement des auteurs est un bon point de départ. Il faut aussi encourager la révision par les pairs. Ensuite, il est essentiel que tout le monde sache qui est à l’origine de la formation. C’est le meilleur moyen pour que les auteurs se sentent impliqués et aient envie de prouver leur expertise sur le sujet. Résultat : la qualité s’améliore. (Quand votre nom est publié sur la formation, vous vérifiez le contenu plutôt deux fois qu’une !)

Autre stratégie efficace : faire la distinction entre l’apprentissage généré par les employés et les formations officiellement approuvées par le service L&D. Pour ce faire, proposez ces formations dans des environnements distincts ou nommez-les différemment. Les attentes sont alors beaucoup plus claires sur ce qu’apporte chaque type de formation.

Manque de temps des experts internes

« Nos experts en interne n’auront jamais le temps pour ça », voilà une phrase que nous entendons souvent. En effet, à première vue, il peut sembler contre-productif de demander à vos meilleurs éléments de concevoir des supports de formation et de les mettre à jour. Pourtant, très souvent, l’apprentissage généré par les employés est synonyme de gain de temps.

Pour votre équipe L&D, les experts internes sont les personnes à consulter lors de la création d’une nouvelle formation. Et comme nous l’avons vu plus haut, le processus traditionnel de création de contenu peut être très chronophage. Ce sont également vers ces experts que les autres vont se tourner à la moindre question. Ils seront probablement consultés à chaque arrivée d’une nouvelle recrue. Tous ces moments prennent du temps et se répètent. Il est beaucoup plus rapide et plus efficace de créer, en une fois, du contenu de formation pour répondre à ces questions. Sur le long terme, les experts internes gagneront un temps précieux.

Les limites de l’apprentissage généré par les employés

Peut-on utiliser l’approche d’apprentissage généré par les employés dans tous les cas de figure ? Pour faire court, non.

En règle générale, plus le nombre d’apprenants visés par la formation est élevé, plus celle-ci devrait être conçue par votre service L&D. En revanche, plus la formation est ciblée sur un petit nombre d’apprenants, plus l’apprentissage généré par les employés est adapté.

Mais dans les faits, les entreprises doivent souvent créer un grand nombre de formations qui ciblent un nombre de personnes réduit. L’apprentissage généré par les employés permet donc de soulager les équipes L&D et d’optimiser vos ressources.

 

Nous avons répertorié les différences principales entre ces deux types de formations, dans le tableau ci-dessous.

L’apprentissage généré par les employés est le plus adapté dans les situations où les formations sont courtes sur des sujets qui changent très souvent. Si votre formation est destinée à une grande partie de l’entreprise, qu’elle a un impact mondial et fait partie de vos priorités en matière de L&D, optez pour une approche descendante, où l’équipe de L&D est responsable de la conception. Pensons aux sujets comme la formation à la conformité et les formations sur la santé et la sécurité. Ces sujets évoluent relativement lentement et votre service L&D doit pouvoir prouver que tous les employés ont validé la formation via un audit.

En réalité, ces contenus représentent probablement moins de 5 % des besoins de formation dans votre entreprise. Pour les 95 % restants, une approche d’apprentissage généré par les employés est donc tout à fait adaptée.Enfin, n’oublions pas que l’apprentissage généré par les employés n’est pas le plus adapté lorsque le but est d’atteindre les trois derniers niveaux d’apprentissage définis dans la taxonomie de Bloom : l’analyse, l’évaluation et la création. Pour ces derniers niveaux, vous aurez besoin de l’expertise d’un professionnel du L&D et de ses connaissances en pédagogie. Cela ne signifie pas que les experts internes ne seront pas impliqués dans la création de ce genre de contenu, mais le concepteur pédagogique sera responsable de la conception.

 

Comment passer à l’apprentissage généré par les employés

Votre entreprise avait ses habitudes, et cette nouvelle approche peut sembler vraiment différente. Nous le comprenons tout à fait. L’adoption d’une méthode d’apprentissage par les pairs nécessite un changement de mentalité au sein de vos équipes et de votre entreprise. Comment préparer le personnel de votre entreprise à ce changement ? Pour changer les mentalités, communiquez sur les avantages de l’apprentissage généré par les employés pour votre personnel, votre service L&D et toute l’entreprise. Ces quelques conseils devraient vous aider :

1. Faites des petits pas pour commencer

Chaque organisation recèle un volume colossal de connaissances tactiques inexploitées, dont il n’existe pas forcément de trace écrite. L’idée est de recueillir et de partager cet ensemble de bonnes pratiques.

Commencez par les situations idéales où les besoins des employés rencontrent ceux de l’entreprise et vos capacités technologiques.

2. Encadrez vos créateurs de contenus

Spécialiste en formation, vous êtes la personne idéale pour faire connaître les bonnes pratiques et les stratégies de création de contenu. Accompagnez les employés, apprenez aux experts internes à créer leurs supports de formation de façon autonome. Lisez notre guide sur la création d’une première formation en ligne.

3. Développez une boîte à outils intuitive

Créez un hub central où vos utilisateurs pourront trouver et partager leurs connaissances sur la création de supports de formation. Faites en sorte qu’il soit aussi intuitif et agréable à parcourir que possible. Il peut s’agir d’un Wiki, d’une page Intranet, d’un site WordPress ou d’une partie de votre LMS (si vous en avez un).

4. Proposez un outil auteur d’e-learning intuitif

Fournissez une plateforme intuitive à vos utilisateurs pour concevoir et publier du contenu. Les logiciels d’e-learning destinés aux experts internes doivent être simples et intuitifs, dotés de modèles de création de contenu et d’un très bon support technique de la part du fournisseur.

L’équipe L&D peut jouer un rôle stratégique dans le choix du fournisseur de solution, puis continuer à fournir des conseils tout au long du processus de création du contenu.

5. Faites équipe avec les RH, les équipes régionales et les cadres dirigeants

L’apprentissage généré par les employés est un modèle d’apprentissage démocratique qui fait appel à la communauté. Il est donc essentiel d’obtenir l’adhésion et l’aval des managers dans toute l’entreprise. Découvrez comment obtenir l’adhésion de vos parties prenantes ici.

6. Impliquez vos experts dans la création des ressources d’apprentissage

En plus des parties prenantes dans l’entreprise, vous devez impliquer les employés, car ce sont eux qui partagent leurs connaissances. Encouragez un modèle de codéveloppement qui considère les employés comme des experts dans leur domaine et favorise leur dialogue avec l’équipe de L&D.

Répondez à tous les besoins de formation

Nous le savons, satisfaire toutes les demandes de formation est un casse-tête qui n’en finit plus. Nous avons trouvé

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Répondez à tous les besoins de formation

Pour adopter l’apprentissage généré par les employés, il faut que votre outil de création de contenu e-learning permette à tout le monde de créer des supports de formation. C’est le cas d’Easygenerator. Avec Easygenerator et l’apprentissage généré par les employés, vos employés deviennent acteurs de leur développement. Cette approche permet en outre à l’équipe de L&D d’aborder la formation de manière ascendante, à l’échelle de l’entreprise.

  • Prise en main immédiate : Easygenerator est extrêmement intuitif. Sa fonction glisser-déposer permet de créer des formations en un rien de temps. La plupart des éléments, comme la charte graphique et la configuration, peuvent être standardisés sur toutes les formations. Les auteurs peuvent donc se concentrer intégralement sur le contenu.
  • Collaboration fluide : Dans l’idéal, pour créer des formations efficaces, tout le monde devrait travailler sur le même outil si vous collaborez entre collègues. Avec Easygenerator, c’est possible. Notre solution vous permet de corédiger vos contenus, d’envoyer des messages, de garder une trace des différentes versions et plus encore.
  • L’assistance de notre service client : Nos responsables de la réussite client sont à votre service par téléphone, messagerie instantanée ou e-mail cinq jours par semaine, 19 heures par jour. Ils peuvent même vous aider à faciliter l’adoption de notre solution au sein de votre entreprise. Ensemble, vous déterminerez vos besoins, configurerez votre projet et pourrez vous lancer dans la création de contenus avec notre outil.

L’apprentissage généré par les employés est le moyen le plus efficace de créer la grande majorité des contenus de formation nécessaires dans l’entreprise. Plus rapide, moins coûteuse, cette approche répond au problème des contenus obsolètes. De plus en plus, les entreprises remplacent leur approche descendante par une approche d’apprentissage ascendante. Cette méthodologie est en plein dans cette tendance. Aujourd’hui, dans tous les aspects de la société, les gens deviennent acteurs de leur apprentissage et n’attendent pas qu’un service L&D leur présente ces opportunités sur un plateau. Pour que la création de contenu de formation soit plus efficace et plus facile à mettre à jour – et par-dessus tout, qu’elle résiste à l’épreuve du temps – choisissez l’apprentissage généré par les employés.

À propos de l’auteur

Kasper Spiro est le cofondateur et Chief Learning Strategist d’Easygenerator, et un leader d’opinion reconnu dans le monde de l’e-learning. Avec plus de 30 ans d’expérience, c’est un conférencier majeur très demandé et blogueur de renom au sein de la communauté de l’apprentissage en ligne.

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