Traditionnellement, les supports de formation étaient développés par des concepteurs pédagogiques travaillant au sein du département L&D d’une organisation, voire par un prestataire externe. Ce processus de création de contenu e-learning est lent, coûteux et pose un énorme problème de maintenance. Chez Easygenerator, nous avons imaginé une nouvelle façon de créer des cours e-learning en exploitant l’expertise de vos collaborateurs au service de l’apprentissage entre pairs. C’est plus rapide, moins cher, et cela résout votre problème de maintenance des cours ainsi que quelques autres problèmes au passage. Nous appelons cela l’apprentissage généré par les employés (Employee-generated Learning). Dans ce guide, nous détaillons cette approche et la façon de la mettre en place dans votre organisation.
Qu’est-ce que l’apprentissage généré par les employés ?
En résumé, l’apprentissage généré par les employés (ou EGL) est un modèle L&D qui favorise l’apprentissage entre pairs en transférant la responsabilité de la création de contenu de la L&D vers vos collaborateurs ou experts métier (SME). Ce sont eux qui détiennent toute l’expertise et les connaissances que vous souhaitez partager. Cette approche est née d’une réflexion simple sur l’état actuel de la L&D en entreprise :
Le problème
« Nous avons consacré beaucoup de temps et d’argent à enseigner aux gens des choses dépassées. »
Les recherches montrent que créer une heure d’e-learning demande de 90 à 240 heures de travail. Et ce processus peut coûter entre 10 000 et 30 000 dollars. Ces chiffres montrent que créer du contenu e-learning est lent et coûteux. Mais il existe un troisième enjeu, encore plus important : la maintenance. Il s’avère que la plupart des cours e-learning hébergés dans un système de gestion de l’apprentissage (LMS) sont obsolètes.
La cause
La raison réside dans notre façon de créer l’e-learning. Dans un processus traditionnel de création de contenu e-learning, c’est le concepteur pédagogique qui est responsable du développement du contenu. Comme les concepteurs pédagogiques ne possèdent pas les connaissances métier nécessaires pour créer un cours, ils interrogent les experts métier de l’entreprise afin d’obtenir les bonnes informations. C’est la principale raison pour laquelle créer du contenu e-learning est lent et coûteux. Ce processus d’entretiens, de vérifications et de contre-vérifications prend énormément de temps.
Mais le plus gros problème apparaît une fois le cours publié. Le concepteur pédagogique est responsable du cours, mais il n’est pas connecté à l’activité. Lorsque de nouveaux enseignements émergent dans l’entreprise, les procédures changent et de nouvelles façons de travailler sont mises en place. Le concepteur pédagogique, lui, n’a souvent pas connaissance de ces changements, et le cours e-learning reste inchangé. Autrement dit, il devient obsolète en quelques semaines, voire en quelques jours dans le pire des cas.
La solution
Notre solution à ces problèmes est simple. Laissez la connaissance là où elle se trouve : dans l’entreprise.
Ce changement de mentalité signifie que le concepteur pédagogique n’est plus responsable de la création et de la maintenance des cours e-learning. C’est désormais l’entreprise, via ses experts métier. Dans cette approche, les concepteurs pédagogiques peuvent accompagner les collaborateurs, les aider, corédiger avec eux, mais ils ne peuvent pas reprendre la responsabilité de la création et de la maintenance du contenu. Cette responsabilité doit rester entre les mains des experts métier au sein de l’entreprise.
Les fondements théoriques de notre approche
L’approche EGL s’appuie sur plusieurs théories de l’apprentissage. Trois sont essentielles :
- Les Five Moments of Learning Need (cinq moments du besoin d’apprendre)
- L’Action Mapping
- La taxonomie de Bloom
Les Five Moments of Learning Need
Les Five Moments of Learning Need sont une théorie importante développée par Bob Mosher et Conrad Gottfredson. Elle identifie cinq déclencheurs différents de l’apprentissage : découvrir, approfondir, appliquer, résoudre et s’adapter au changement.
Deux de ces besoins d’apprentissage se traitent le mieux par de l’apprentissage formel, comme une formation en présentiel ou un cours e-learning. Il s’agit des moments où quelque chose est entièrement nouveau pour l’apprenant (« découvrir ») ou lorsqu’un sujet comporte beaucoup d’informations complémentaires (« approfondir »). Vos experts métier peuvent créer eux-mêmes des cours e-learning pour répondre à ces deux besoins, à condition de choisir un outil auteur sans courbe d’apprentissage (comme Easygenerator) pour les accompagner dans le processus.
Les trois autres moments du besoin d’apprendre surviennent pendant le travail :
- Lorsque quelque chose a changé ;
- Lorsque vous devez résoudre un problème ; ou
- Lorsque vous devez appliquer
Mais dans ces cas-là, vous ne voulez pas interrompre votre travail pour aller en salle de formation ou vous connecter à un LMS. Vous voulez simplement trouver la réponse que vous cherchez, l’appliquer et poursuivre votre travail. Dans l’apprentissage entre pairs (ou EGL), les experts métier peuvent créer des solutions de microlearning, comme des check-lists et des modes opératoires, pour aider leurs collègues dans ces moments de besoin.
L’Action Mapping
Le cœur de l’approche d’action mapping de Cathy More est que les objectifs pédagogiques doivent être alignés sur les objectifs business, et que tout apprentissage en entreprise doit conduire à un changement de comportement. Vous devez apprendre à faire quelque chose de nouveau, ou à faire quelque chose différemment, pour qu’une formation ait du sens. Transmettre des connaissances ne crée pas de valeur en soi : il faut pouvoir appliquer ces nouvelles connaissances.
Par nature, le contenu issu de l’apprentissage généré par les employés est mieux aligné sur les objectifs et les besoins de l’entreprise, puisqu’il est développé par les personnes qui y travaillent réellement : vos experts métier.
La taxonomie de Bloom
La taxonomie de Bloom divise l’apprentissage en six niveaux, du plus simple (« mémoriser ») au plus élevé (« créer »).
Dans l’apprentissage entre pairs, les experts métier peuvent créer des supports de formation couvrant les trois premiers niveaux :
- Mémoriser
- Comprendre
- Appliquer
Conformément à l’approche d’action mapping, chaque cours ou support créé par un expert métier doit viser au minimum un objectif de niveau 3 : appliquer. Sans application, il n’y aura ni changement de comportement ni impact business.
Mais la taxonomie de Bloom comporte aussi trois niveaux supplémentaires :
- Analyser
- Évaluer
- Créer
D’après nos propres recherches et notre expérience, ces niveaux ne conviennent pas à l’apprentissage généré par les employés, pour deux raisons. D’abord parce qu’ils sont trop complexes pour mobiliser des experts métier. En effet, si les trois premiers niveaux de la taxonomie de Bloom s’appliquent au partage de connaissances (qui est l’essence même de l’apprentissage généré par les employés), ces trois niveaux supérieurs visent un apprentissage plus profond, qui exige davantage de recul didactique.
Ensuite parce qu’il n’est pas pertinent de mobiliser les experts métier à ce niveau. La plus grande valeur ajoutée de l’apprentissage entre pairs, c’est que le contenu développé par les experts métier est aligné sur l’activité : la connaissance est pratique et facilement applicable en contexte. C’est pourquoi l’EGL mènera presque toujours au niveau « appliquer » et à un changement de comportement. Mais c’est aussi sa limite, puisque l’EGL ne sera pas pertinent pour les niveaux d’apprentissage supérieurs.
Les bénéfices de l’apprentissage généré par les employés
L’apprentissage généré par les employés est une méthode plus rapide et moins chère de développer du contenu e-learning. Par exemple, en déployant l’EGL à l’échelle de toute l’entreprise, T-Mobile a pu créer 5 fois plus de supports de formation avec seulement 25 % de son budget initial. Mais les entreprises qui adoptent cette approche en retirent d’autres bénéfices.
Gagner en productivité
Si quelqu’un dans votre organisation a une question, il est très probable qu’un collègue ait la réponse. Le problème, c’est que ces réponses restent enfermées dans sa tête. Avec une approche d’apprentissage généré par les employés, vous pouvez capter cette connaissance et faire en sorte que chacun ait toutes les réponses à portée de main, ce qui augmente la productivité globale de votre équipe.
Retenir la connaissance
La connaissance est un pouvoir, et dans un monde où les effectifs évoluent rapidement, cela n’a jamais été aussi vrai. C’est un fait : les gens passent moins de temps dans la même entreprise et changent d’emploi plus vite que jamais. C’est un défi du point de vue de la rétention des savoirs : si des collaborateurs qualifiés partent, ils emportent leurs connaissances chez leur prochain employeur. À cela s’ajoute le départ à la retraite imminent de la génération X, la plus nombreuse dans nos effectifs actuels. Et à la suite de la pandémie de Covid, beaucoup de personnes ont repensé leur vie et leur travail, donnant lieu à ce que l’on appelle désormais la Great Resignation. La conclusion est simple : vous devez capter les connaissances de vos collaborateurs pour les conserver dans l’entreprise après leur départ. L’EGL est l’un des moyens les plus efficaces et les plus abordables d’y parvenir.
Augmenter la capacité de votre département L&D
Votre département L&D ne parvient-il à produire qu’une fraction du contenu pédagogique nécessaire ? Peut-être que l’équipe est en sous-effectif, ou qu’il y a simplement trop de demandes de formation pour suivre le rythme. L’apprentissage généré par les employés permet à votre organisation d’élargir sa capacité de formation. Avec les experts métier à la manœuvre, vous libérez votre équipe L&D pour qu’elle se concentre sur les objectifs de fond et la planification stratégique. Tout cela en répondant à bien plus de besoins e-learning, et rapidement.
Aller au-delà de l’e-learning
Des méthodologies comme le modèle 70:20:10 et les Five Moments of Learning Need nous apprennent que l’apprentissage en entreprise ne se limite pas aux formations formelles en présentiel ou aux cours e-learning. La demande d’apprentissage en situation de travail ne cesse de croître. Chaque fois que vous travaillez et constatez qu’un élément a changé, ou que vous rencontrez un nouveau problème, vous devez trouver une solution. Comme nous l’avons dit, ces solutions se trouvent dans la tête de vos collègues, et l’apprentissage généré par les employés est le meilleur moyen de les capter et de les maintenir à jour.
Défis et limites de l’apprentissage généré par les employés
Mettre en place une approche d’apprentissage généré par les employés ne va pas sans défis ni réserves. Si les bénéfices sont clairs, les organisations peuvent avoir des inquiétudes légitimes à l’idée de confier la production du contenu de formation aux experts métier. Par ailleurs, il existe des cas où une approche EGL n’est tout simplement pas la plus adaptée (pensez par exemple à la formation à la conformité). Ci-dessous, nous examinons les principaux défis rencontrés par les organisations qui basculent vers un état d’esprit EGL, ainsi que les limites de cette méthodologie.
La qualité du contenu
La principale inquiétude autour de l’apprentissage entre pairs porte toujours sur la qualité de l’apprentissage, et l’EGL n’y échappe pas. Cette inquiétude comporte deux dimensions :
- Le contenu est-il exact ?
- Quelle est la qualité didactique du support pédagogique ?
Concernant le premier point, l’inquiétude est légitime, mais elle n’est pas différente de celle que vous auriez si un concepteur pédagogique développait le cours. Dans les deux cas, vous devriez d’ailleurs vous poser la question. De plus, lorsque des concepteurs pédagogiques développent des supports, ils ne sont pas en mesure de vérifier eux-mêmes l’exactitude du contenu. Dans les deux cas, il vous faut un processus de relecture permettant à d’autres experts métier de vérifier le contenu et de faire des retours.
Sur la qualité didactique d’une formation développée par un expert métier, quelques éléments méritent réflexion. Un bon concepteur pédagogique produira bien sûr un cours plus conforme aux bonnes pratiques didactiques qu’un expert métier, cela ne fait aucun doute. Mais dans une logique d’apprentissage entre pairs, un cours développé par un expert métier sera suffisamment bon. Une formation n’a pas besoin d’être élaborée et complexe pour être efficace.
Les recherches montrent que les experts métier font davantage confiance au contenu créé par leurs pairs, et que ces cours affichent des taux d’approbation et d’achèvement supérieurs à ceux développés par des concepteurs pédagogiques. L’apprentissage généré par les employés ne signifie pas non plus qu’un concepteur pédagogique ne peut pas intervenir dans la création. Il peut soutenir l’auteur, le guider, l’accompagner, le conseiller, à condition de ne pas reprendre la responsabilité du développement et de la maintenance du contenu.
Par ailleurs, une organisation peut faire beaucoup pour répondre aux inquiétudes sur la qualité du contenu développé par les experts métier. Accompagner les auteurs et encourager la relecture par les pairs sont d’excellents premiers pas. Veillez aussi à ce que chacun sache clairement qui est l’auteur du cours. Cela permet aux auteurs de développer un sentiment d’appropriation et l’envie de faire valoir leur expertise sur le sujet, ce qui rehausse la qualité globale. (Tout le monde réfléchit à deux fois avant de publier un cours bâclé si son nom y est étroitement associé !)
Distinguer l’apprentissage généré par les employés des formations L&D officiellement validées est également une stratégie efficace. Vous pouvez le faire en proposant ces cours dans des environnements différents, ou simplement en les étiquetant. C’est une manière claire de gérer les attentes vis-à-vis de la formation.
Le manque de temps des experts métier
« Mais nos experts métier n’ont pas le temps pour ça » : voilà une objection que nous entendons souvent. Et bien sûr, à première vue, il peut sembler étrange de faire consacrer du temps à vos meilleurs éléments pour développer des supports de formation et les tenir à jour. Le fait est que, très souvent, l’EGL leur fait au contraire gagner du temps.
Ces experts métier sont déjà les personnes que la L&D vient interroger lorsqu’elle développe une nouvelle formation. Et, comme nous l’avons vu, ce processus traditionnel de création de contenu peut être très chronophage. Ce sont aussi les personnes que les collègues viennent solliciter avec leurs questions. Elles seront probablement impliquées dans l’intégration des nouveaux arrivants. Toutes ces sollicitations prennent du temps et se répètent. L’effort ponctuel consistant à créer un contenu de formation sur le sujet est bien plus rapide et plus efficace, et fait gagner beaucoup de temps à vos experts métier sur le long terme.
Les limites de l’EGL
Peut-on recourir à une approche d’apprentissage généré par les employés pour tout ? La réponse courte est non.
De façon générale, plus le nombre d’apprenants visés par un cours est élevé, plus il est probable que ce cours doive être développé par votre département L&D. Inversement, plus le nombre d’apprenants visés est faible, plus une approche d’apprentissage généré par les employés est adaptée.
La réalité, c’est que les organisations ont généralement besoin de beaucoup plus de formations destinées à un public restreint. L’apprentissage généré par les employés contribue donc, au bout du compte, à libérer les équipes L&D et à optimiser les ressources.
Pour analyser cela plus en détail, regardez le tableau ci-dessous, qui présente les principales différences entre les formations générées par la L&D et l’apprentissage généré par les employés.
Le terrain idéal du contenu généré par les employés, ce sont les cours de format réduit sur des sujets qui évoluent rapidement. Si vous devez créer un cours destiné à une grande partie de votre entreprise, avec un impact global, et aligné sur vos priorités L&D majeures, alors une approche descendante pilotée par la L&D est probablement préférable. Les sujets concernés sont la formation à la conformité, la sécurité informatique, et les formations santé et sécurité. Le rythme de changement y est faible et, en tant que département L&D, vous devez pouvoir prouver lors d’un audit que chacun a bien validé ces cours.
Le fait est que ce contenu représente probablement moins de 5 % de l’ensemble des besoins de formation de votre entreprise. Autrement dit, pour les 95 % de demandes restantes, une approche d’apprentissage généré par les employés est la plus adaptée.
Enfin, n’oublions pas que l’EGL n’est pas la meilleure façon de créer du contenu pour les trois niveaux d’apprentissage les plus élevés de la taxonomie de Bloom : analyser, évaluer, créer. Cela demande davantage de connaissances didactiques, ce qui signifie qu’un professionnel L&D doit être responsable de ce type de contenu. Cela ne veut pas dire que les experts métier ne participeront pas à sa création, mais la responsabilité de la conception doit au moins revenir à un concepteur pédagogique.
Comment adopter un état d’esprit d’apprentissage généré par les employés
L’approche de l’apprentissage généré par les employés peut sembler éloignée des habitudes de votre organisation. Nous en sommes conscients. Cette nouvelle approche d’apprentissage entre pairs exigera un changement d’état d’esprit dans votre équipe et votre organisation. Que pouvez-vous donc faire pour préparer les personnes de votre organisation à ce changement ? La clé pour faire évoluer les mentalités, c’est de sensibiliser vos collaborateurs, la L&D et l’entreprise aux nombreux bénéfices de l’EGL. Pour vous aider dans cette transition, voici quelques conseils pour mettre en place l’apprentissage généré par les employés dans votre organisation :
1. Commencez petit
Toute organisation dispose d’un immense volume de savoir-faire opérationnel inexploité, qui n’est pas nécessairement consigné par écrit. L’idée est de capter et de partager ce savoir collectif fait de bonnes pratiques.
Commencez par les points de rencontre entre les besoins des collaborateurs, les besoins de l’entreprise et les capacités techniques.
2. Apportez un cadre
En tant qu’expert de l’apprentissage, vous êtes idéalement placé pour partager bonnes pratiques et stratégies de création de contenu. Accompagnez les collaborateurs et apprenez aux experts métier à créer eux-mêmes leurs supports de formation. Consultez notre guide pour plus de conseils sur la création de votre premier cours e-learning.
3. Développez une boîte à outils facile à utiliser
Créez un espace centralisé où les utilisateurs peuvent trouver et partager des connaissances sur la création de supports de formation. Rendez-le aussi attrayant et simple d’usage que possible. Ce peut être un wiki, une page intranet, un site WordPress, ou même une partie de votre LMS (si vous en avez un).
4. Mettez à disposition un outil auteur e-learning facile à utiliser
Donnez aux utilisateurs accès à une plateforme intuitive pour développer et diffuser du contenu.Un logiciel e-learning destiné aux experts métier doit être simple et intuitif, proposer des modèles pour créer du contenu et s’accompagner d’un support technique solide de la part de l’éditeur.
L’équipe L&D peut jouer un rôle stratégique en aidant à identifier une solution, puis en continuant à apporter un cadre tout au long du processus de création de contenu.
5. Associez les RH, les équipes régionales et les dirigeants
L’apprentissage généré par les employés est un modèle d’apprentissage démocratique qui mise sur la force du collectif. L’adhésion et le soutien des responsables métier dans toute l’organisation sont donc essentiels. Découvrez comment obtenir l’adhésion des parties prenantes.
6. Donnez les moyens aux experts métier et co-créez les ressources pédagogiques
Au-delà des parties prenantes métier, vous devez aussi impliquer les collaborateurs qui sont vos véritables créateurs de savoir. Favorisez un modèle de co-développement qui reconnaît les collaborateurs comme des experts et encourage le dialogue entre eux et l’équipe L&D.
Mettre en place l’apprentissage généré par les employés avec Easygenerator
Pour adopter l’apprentissage généré par les employés, il vous faut un outil auteur e-learning qui permette à chaque personne de l’entreprise de créer des supports de formation. Easygenerator est cet outil. Ensemble, l’apprentissage généré par les employés et Easygenerator placent les collaborateurs aux commandes de leur développement et permettent à la L&D d’aborder la formation en entreprise selon une logique ascendante, à l’échelle de toute l’organisation.
- Aucune courbe d’apprentissage : Easygenerator ne demande aucun apprentissage préalable et propose un glisser-déposer qui rend la création de formation simple. La plupart des éléments, comme l’identité visuelle et la configuration, peuvent être standardisés. Les auteurs peuvent ainsi se concentrer uniquement sur le contenu.
- Collaboration facile : quand on collabore pour créer une formation efficace, l’idéal est de ne travailler qu’avec un seul outil. C’est possible avec Easygenerator. Un seul outil pour corédiger, envoyer des messages, suivre les versions, et plus encore.
- Accompagnement par le Customer Success : nos Customer Success Managers sont joignables par téléphone, chat ou e-mail 5 jours par semaine, 19 heures par jour. Ils vous aident même à mettre en place un parcours d’intégration réussi. Ensemble, vous définirez vos besoins, structurerez votre projet et démarrerez avec notre outil.
L’apprentissage généré par les employés est la façon la plus efficace de créer l’immense majorité du contenu de formation en entreprise : c’est plus rapide, moins cher, et c’est la réponse au problème du contenu obsolète. De plus, cette méthodologie s’inscrit dans la tendance croissante du passage d’une logique descendante à une logique ascendante. Partout dans notre société, les individus prennent en main leur propre apprentissage et n’attendent plus qu’un département L&D l’organise pour eux. Si vous voulez rendre la création de vos contenus de formation plus efficace et plus durable, et surtout la préparer pour l’avenir, l’apprentissage généré par les employés est la voie à suivre.
