Wat is Employee-generated Learning? Lees onze gratis gids

Traditioneel werden trainingsmaterialen ontwikkeld door instructional designers op de L&D-afdeling van een organisatie, of zelfs door een extern bureau. Dat proces van e-learning maken is traag, duur en levert een enorm onderhoudsprobleem op. Bij Easygenerator bedachten we een nieuwe manier om e-learningcursussen te maken: door de expertise van je eigen medewerkers te benutten voor leren van elkaar. Het is sneller, goedkoper en het lost je onderhoudsprobleem op, plus een paar andere problemen onderweg. Wij noemen dat Employee-generated Learning. In deze gids leggen we uit hoe deze aanpak werkt en hoe je hem in je organisatie invoert.

Wat is Employee-generated Learning?

Kort gezegd is Employee-generated Learning (of EGL) een L&D-model dat leren van elkaar stimuleert door de verantwoordelijkheid voor het maken van content te verschuiven van L&D naar je medewerkers of materiedeskundigen (SME’s). Zij zijn degenen met alle expertise en kennis die je wilt delen. Het idee voor deze aanpak kwam uit een simpele constatering over de huidige staat van L&D in bedrijven:

Het probleem

„We hebben veel tijd en geld besteed om mensen achterhaalde dingen te leren.”

Onderzoek laat zien dat één uur e-learning maken 90 tot 240 uur werk kost. Daar komt bij dat dat proces tussen de 10.000 en 30.000 dollar kan kosten. Die cijfers maken duidelijk dat e-learning maken traag en duur is. Maar er is een derde, nog belangrijker probleem: onderhoud. Het blijkt dat de meeste e-learningcursussen in een learning management system (LMS) verouderd zijn.

De oorzaak

De oorzaak zit in de manier waarop we e-learning maken. In een traditioneel proces is de instructional designer verantwoordelijk voor het ontwikkelen van de content. Omdat instructional designers de vakkennis niet hebben om een cursus te maken, interviewen ze materiedeskundigen in het bedrijf om de juiste informatie op te halen. Dat is de belangrijkste reden waarom e-learning maken traag en duur is. Al dat interviewen, controleren en dubbelchecken kost veel tijd.

Maar het grootste probleem begint pas nadat een cursus is gepubliceerd. De instructional designer is verantwoordelijk voor de cursus, maar staat los van het bedrijf. Als er nieuwe inzichten ontstaan, veranderen procedures en komen er nieuwe werkwijzen. De instructional designer weet daar vaak niets van en de e-learningcursus blijft ongewijzigd. Zo is die binnen enkele weken achterhaald, en in het slechtste geval al binnen enkele dagen.

De oplossing

Onze oplossing is simpel. Laat de kennis waar die zit: in het bedrijf.

Deze omslag betekent dat de instructional designer niet langer verantwoordelijk is voor het maken en onderhouden van e-learningcursussen. Dat is het bedrijf zelf, via zijn materiedeskundigen. In deze aanpak kunnen instructional designers medewerkers coachen, ondersteunen en samen met hen content schrijven, maar ze kunnen de verantwoordelijkheid voor het maken en onderhouden niet overnemen. Die verantwoordelijkheid hoort bij de materiedeskundigen in het bedrijf.

De theoretische basis van onze aanpak

De EGL-aanpak rust op een aantal leertheorieën. Drie zijn het belangrijkst:

1. Five Moments of Learning Need (de vijf momenten van leerbehoefte)
2. Action Mapping
3. De taxonomie van Bloom

Five Moments of Learning Need

De Five Moments of Learning Need is een belangrijke theorie van Bob Mosher en Conrad Gottfredson. Die benoemt vijf verschillende aanleidingen om te leren: iets nieuws leren, meer willen weten, toepassen, oplossen en omgaan met verandering.

Twee van die leerbehoeften pak je het best aan met formeel leren, zoals een klassikale training of een e-learningcursus. Dat zijn de momenten waarop iets helemaal nieuw is voor de cursist („nieuw”) of waarop er veel extra informatie over een onderwerp is („meer”). Je materiedeskundigen kunnen zelf e-learningcursussen maken voor deze twee behoeften, zolang je een auteurstool zonder leercurve kiest (zoals Easygenerator) die hen daarbij ondersteunt.

De andere drie momenten van leerbehoefte komen voorbij tijdens het werk:

• Wanneer iets is veranderd;
• Wanneer je een probleem moet oplossen; of
• Wanneer je iets moet toepassen

Maar op zulke momenten wil je niet stoppen met werken om naar een cursuslokaal te gaan of in te loggen op een LMS. Je wilt gewoon het antwoord vinden dat je zoekt, het toepassen en doorgaan. Bij leren van elkaar (of EGL) kunnen materiedeskundigen microlearning maken, zoals checklists en stappenplannen, om collega’s op die momenten te helpen.

Action Mapping

De kern van de action-mappingaanpak van Cathy More is dat leerdoelen moeten aansluiten op bedrijfsdoelen en dat al het leren in een bedrijf tot gedragsverandering moet leiden. Je moet iets nieuws leren doen, of iets anders leren doen, wil een training zin hebben. Kennis overdragen levert op zichzelf geen bedrijfswaarde op: je moet die nieuwe kennis kunnen toepassen.

Content uit Employee-generated Learning sluit standaard beter aan op bedrijfsdoelen en behoeften, simpelweg omdat de mensen die er echt werken het ontwikkelen: je materiedeskundigen.

De taxonomie van Bloom

De taxonomie van Bloom verdeelt leren in zes niveaus, van eenvoudig leren („onthouden”) tot het hoogste niveau („creëren”).

Bij leren van elkaar kunnen materiedeskundigen trainingsmateriaal maken voor de eerste drie leerniveaus:

• Onthouden
• Begrijpen
• Toepassen

In lijn met de action-mappingaanpak zou elke cursus of elk trainingsmateriaal van een materiedeskundige minimaal een doel op niveau 3 moeten hebben: toepassen. Zonder toepassing is er geen gedragsverandering en geen zakelijke impact.

Maar de taxonomie van Bloom heeft ook nog drie hogere leerniveaus:

• Analyseren
• Evalueren
• Creëren

Uit ons eigen onderzoek en onze ervaring blijkt dat deze leerniveaus om twee redenen niet geschikt zijn voor Employee-generated Learning. Ten eerste zijn ze te complex om materiedeskundigen bij te betrekken. De eerste drie niveaus van de taxonomie van Bloom sluiten namelijk aan op kennisdeling (de kern van Employee-generated Learning), terwijl deze drie hogere niveaus gericht zijn op diepgaander leren, wat meer didactisch inzicht vraagt.

Ten tweede is het niet zinvol om materiedeskundigen op dit niveau te betrekken. De grootste toegevoegde waarde van leren van elkaar is dat de trainingscontent van materiedeskundigen aansluit op het bedrijf: de kennis is praktisch en in de eigen context makkelijk toe te passen. Daarom leidt EGL bijna altijd tot het niveau toepassen en tot gedragsverandering. Maar daar zit ook de grens: voor hogere leerniveaus is EGL niet relevant.

De voordelen van Employee-generated Learning

Employee-generated Learning is een snellere en goedkopere manier om e-learning te ontwikkelen. Door EGL bedrijfsbreed in te voeren kon T-Mobile bijvoorbeeld 5 keer zoveel trainingsmateriaal maken met slechts 25% van het oorspronkelijke budget. Maar bedrijven die deze aanpak omarmen, halen er nog meer uit.

Verhoog de productiviteit

Als iemand in je organisatie een vraag heeft, is de kans groot dat een collega het antwoord weet. Het probleem: dat antwoord zit in zijn hoofd. Met Employee-generated Learning leg je die kennis vast en zorg je dat iedereen alle antwoorden binnen handbereik heeft. Dat tilt de productiviteit van je team als geheel op.

Houd kennis binnen

Kennis is macht, en in een wereld waarin het personeelsbestand snel verandert geldt dat des te meer. Mensen werken korter bij hetzelfde bedrijf en stappen sneller over dan ooit. Dat is een uitdaging als het om kennisbehoud gaat: als vakmensen weggaan, nemen ze hun kennis mee naar hun volgende werkgever. Daar komt de aanstaande pensionering van generatie X bij, de grootste generatie in het huidige personeelsbestand. En door de coronapandemie zijn veel mensen hun leven en werk anders gaan bekijken, wat leidde tot wat nu bekendstaat als The Great Resignation. De conclusie is simpel: je moet de kennis van je medewerkers vastleggen om die in huis te houden wanneer ze vertrekken. EGL is een van de effectiefste en meest betaalbare manieren om dat te doen.

Vergroot de capaciteit van je L&D-afdeling

Krijgt je L&D-afdeling maar een fractie van de benodigde leercontent voor elkaar? Misschien is het team te klein, of zijn er simpelweg te veel trainingsaanvragen om bij te blijven. Met Employee-generated Learning vergroot je de trainingscapaciteit van je organisatie. Met materiedeskundigen die meebouwen, maak je je L&D-team vrij voor het grotere plaatje en strategische planning. En dat terwijl je veel meer e-learningbehoeften afdekt, snel.

Kijk verder dan e-learning

Methodes als het 70:20:10-model en de Five Moments of Learning Need laten zien dat leren in een bedrijf meer is dan formele klassikale trainingen of e-learningcursussen. De vraag naar leren op de werkplek groeit. Zodra je tijdens je werk merkt dat iets is veranderd of tegen een nieuw probleem aanloopt, wil je een oplossing vinden. Zoals gezegd zitten die oplossingen in de hoofden van je collega’s, en Employee-generated Learning is de beste manier om die informatie vast te leggen en actueel te houden.

Uitdagingen en grenzen van Employee-generated Learning

Employee-generated Learning invoeren gaat niet zonder uitdagingen en bedenkingen. De voordelen zijn duidelijk, maar organisaties kunnen terechte twijfels hebben bij het overdragen van de productie van trainingscontent aan materiedeskundigen. Daarnaast zijn er situaties waarin EGL simpelweg niet de beste keuze is (denk aan compliancetraining). Hieronder kijken we naar de belangrijkste uitdagingen bij de omslag naar een EGL-mindset, en naar de grenzen van deze aanpak.

De kwaliteit van de content

De grootste zorg rond leren van elkaar is altijd de kwaliteit van het leren, en bij EGL is dat niet anders. Die zorg over de kwaliteit van de content heeft twee kanten:

1. Is het juist?
2. Wat is de didactische kwaliteit van het lesmateriaal?

De eerste zorg is terecht, maar niet anders dan wanneer een instructional designer de cursus ontwikkelt. In beide gevallen zou je die vraag moeten stellen. Bovendien kunnen instructional designers de inhoudelijke juistheid niet zelf controleren wanneer zij trainingsmateriaal ontwikkelen. In beide gevallen heb je een reviewproces nodig waarin andere materiedeskundigen de content nakijken en feedback geven.

Over de didactische kwaliteit van een training van een materiedeskundige is een paar dingen te zeggen. Een goede instructional designer maakt natuurlijk een cursus die didactisch beter in elkaar zit dan die van een materiedeskundige, daar is geen twijfel over. Maar voor leren van elkaar is een cursus van een materiedeskundige goed genoeg. Een training hoeft niet uitgebreid en complex te zijn om te werken.

Onderzoek laat zien dat materiedeskundigen meer vertrouwen hebben in content van hun collega’s en dat die cursussen hogere waarderings- en afrondingspercentages halen dan cursussen van instructional designers. Employee-generated Learning betekent ook niet dat een instructional designer niet betrokken kan zijn bij het maken. Die kan de auteur ondersteunen, begeleiden, coachen en adviseren, zolang hij de verantwoordelijkheid voor ontwikkeling en onderhoud niet overneemt.

Daarnaast kun je als organisatie veel doen om twijfels over de kwaliteit van content van materiedeskundigen weg te nemen. Auteurs coachen en peer review stimuleren zijn uitstekende eerste stappen. Zorg er ook voor dat voor iedereen duidelijk is wie de auteur van de cursus is. Dat geeft auteurs eigenaarschap en de wil om zich als expert op het onderwerp te bewijzen, wat de kwaliteit als geheel omhoog haalt. (Iedereen denkt twee keer na voordat hij een slordige cursus publiceert als zijn naam eraan hangt!)

Ook onderscheid maken tussen Employee-generated Learning en officieel goedgekeurde L&D-trainingen werkt goed. Dat kun je doen door die cursussen in verschillende omgevingen aan te bieden of ze simpelweg te labelen. Zo beheers je duidelijk de verwachtingen over de training.

Materiedeskundigen hebben geen tijd

„Maar onze materiedeskundigen hebben hier geen tijd voor”: dat horen we vaak. En op het eerste gezicht klinkt het inderdaad vreemd om je beste mensen tijd te laten besteden aan trainingsmateriaal maken en bijhouden. Het punt is dat EGL hen juist heel vaak tijd bespaart.

Deze materiedeskundigen zijn nu al de mensen die L&D interviewt bij het ontwikkelen van een nieuwe training. En zoals we zagen kan dat traditionele proces heel veel tijd kosten. Het zijn ook de mensen bij wie collega’s aankloppen met vragen. Waarschijnlijk zijn ze betrokken bij het inwerken van nieuwe medewerkers. Dat kost allemaal tijd, en het komt steeds terug. De eenmalige inspanning om er trainingscontent van te maken is veel sneller en effectiever, en bespaart je materiedeskundigen op termijn veel tijd.

De grenzen van EGL

Kun je Employee-generated Learning voor alles gebruiken? Het korte antwoord is nee.

In het algemeen geldt: hoe meer cursisten een cursus bereikt, hoe waarschijnlijker het is dat je L&D-afdeling die moet ontwikkelen. En omgekeerd: hoe kleiner de doelgroep, hoe beter Employee-generated Learning past.

De waarheid is dat organisaties doorgaans veel meer trainingen nodig hebben voor een kleine doelgroep. Employee-generated Learning helpt L&D-teams dus uiteindelijk lucht te geven en middelen beter te benutten.

Kijk voor een nadere analyse naar de tabel hieronder, met de belangrijkste verschillen tussen trainingen van L&D en Employee-generated Learning.

Employee-generated content komt het best tot zijn recht bij kleinere cursussen over onderwerpen die snel veranderen. Moet je een cursus maken voor een groot deel van je bedrijf, met wereldwijde impact, die aansluit op je belangrijkste L&D-prioriteiten? Dan is een top-downaanpak vanuit L&D waarschijnlijk beter. Denk aan compliancetraining, security, en gezondheids- en veiligheidstrainingen. Bij die onderwerpen verandert er weinig, en als L&D-afdeling moet je bij een audit kunnen aantonen dat iedereen die cursussen heeft gehaald.

Het punt is dat die content waarschijnlijk minder dan 5% van alle trainingsbehoeften in je bedrijf beslaat. Voor de overige 95% van de aanvragen is Employee-generated Learning dus de beste keuze.

Laten we tot slot niet vergeten dat EGL niet de beste manier is om leercontent te maken voor de drie hoogste leerniveaus van de taxonomie van Bloom: analyseren, evalueren en creëren. Daarvoor is meer didactische kennis nodig, wat betekent dat een L&D-professional verantwoordelijk moet zijn voor dit soort content. Dat wil niet zeggen dat materiedeskundigen er niet bij betrokken zijn, maar de verantwoordelijkheid voor het ontwerp hoort minimaal bij een instructional designer te liggen.

Zo maak je de omslag naar een Employee-generated Learning-mindset

De aanpak van Employee-generated Learning ziet er misschien anders uit dan je organisatie gewend is. Dat begrijpen we. Deze nieuwe manier van leren van elkaar vraagt een omslag in het denken van je team en je organisatie. Wat kun je doen om mensen in je organisatie op die omslag voor te bereiden? De sleutel tot ander denken is je medewerkers, L&D en het bedrijf meenemen in de vele voordelen van EGL. Om je daarbij te helpen geven we je een aantal tips om Employee-generated Learning in te voeren in je organisatie:

1. Begin klein

Elke organisatie heeft een enorme hoeveelheid onbenutte praktijkkennis die niet per se ergens is opgeschreven. Het idee is die gezamenlijke knowhow aan best practices vast te leggen en te delen.

Begin op de plekken waar de behoeften van medewerkers samenkomen met die van het bedrijf en met wat technisch kan.

2. Geef richting

Als leerexpert ben je bij uitstek degene die best practices en strategieën voor het maken van content kan delen. Geef medewerkers richting en leer materiedeskundigen zelf trainingsmateriaal te maken. Lees onze gids voor meer tips over hoe je je eerste e-learningcursus maakt.

3. Bouw een gebruiksvriendelijke toolkit

Bouw een centrale plek waar gebruikers kennis over het maken van trainingsmateriaal kunnen vinden en delen. Maak die zo aantrekkelijk en eenvoudig mogelijk. Dat kan een wiki zijn, een intranetpagina, een WordPress-site of zelfs een onderdeel van je LMS (als je er een hebt).

4. Bied een gebruiksvriendelijke e-learning auteurstool

Geef gebruikers toegang tot een intuïtief platform om content te ontwikkelen en te publiceren.E-learningsoftware voor materiedeskundigen moet eenvoudig en intuïtief zijn, met templates om content te maken en met stevige technische ondersteuning van de leverancier.

Het L&D-team kan een strategische rol spelen bij het vinden van een oplossing en daarna richting blijven geven tijdens het hele proces van contentontwikkeling.

5. Werk samen met HR, regioteams en de directie

Employee-generated Learning is een democratisch leermodel dat de kracht van de gemeenschap benut. Draagvlak en steun van leidinggevenden in de hele organisatie zijn daarom essentieel. Lees meer over hoe je stakeholders meekrijgt.

6. Geef materiedeskundigen ruimte en maak leermateriaal samen

Naast de stakeholders uit het bedrijf moet je ook de medewerkers betrekken die je echte kennismakers zijn. Stimuleer een model van samen ontwikkelen waarin medewerkers als expert worden erkend en waarin het gesprek tussen hen en het L&D-team op gang komt.

Employee-generated Learning invoeren met Easygenerator

Om Employee-generated Learning te omarmen heb je een e-learning auteurstool nodig waarmee iedereen in het bedrijf trainingsmateriaal kan maken. Easygenerator is die tool. Samen zetten Employee-generated Learning en Easygenerator medewerkers aan het stuur van hun eigen groei en laten ze L&D bedrijfsbreed van onderop naar training kijken.

• Geen leercurve: Easygenerator heeft geen leercurve en werkt met slepen en neerzetten, waardoor training maken eenvoudig is. De meeste zaken, zoals branding en configuratie, kun je standaardiseren. Auteurs kunnen zich dus volledig op de content richten.
• Eenvoudig samenwerken: als je samen effectieve training maakt, werk je het liefst in één tool. Met Easygenerator kan dat. Eén tool waarin je samen schrijft, berichten stuurt, versies bijhoudt en meer.
• Ondersteuning van Customer Success: onze Customer Success Managers helpen je via telefoon, chat of e-mail, 5 dagen per week en 19 uur per dag. Ze helpen je zelfs een goed onboardingtraject op te zetten. Samen bepaal je je behoeften, zet je je project op en ga je met onze tool aan de slag.

Employee-generated Learning is de effectiefste manier om het overgrote deel van je bedrijfstrainingen te maken: sneller, goedkoper, en het antwoord op verouderde content. Daarnaast past de aanpak in de groeiende beweging van top-down naar bottom-up. Overal in de samenleving nemen mensen hun eigen leren in de hand en wachten ze niet tot een L&D-afdeling het voor hen regelt. Wil je het maken van trainingscontent efficiënter en houdbaarder maken, en vooral toekomstbestendig? Dan is Employee-generated Learning de weg.