Gestion des connaissances : 7 avantages pour votre entreprise

Imaginez que vos collaborateurs les plus expérimentés décident soudainement de quitter leur emploi. Votre entreprise s’en remettrait-elle ? Pour la plupart des organisations, le choc serait rude. Mais beaucoup moins si elles ont mis en place un système permettant de conserver les connaissances des employés au sein de l’entreprise.

La gestion des connaissances permet de gagner en résilience, mais ce n’est pas son seul avantage, loin de là ! Découvrons comment votre entreprise peut faire des économies, améliorer son efficacité ou encore renforcer les compétences du personnel avec une stratégie de gestion des connaissances organisationnelles.

Qu’est-ce que la gestion des connaissances ?

1.    La gestion des connaissances : définition

Chaque employé développe et utilise au quotidien des connaissances précieuses liées à son travail. La gestion des connaissances, ou knowledge management (KM), c’est le fait de recenser, d’enregistrer et d’organiser ces connaissances au sein d’une organisation, afin que chacun puisse y accéder et en tirer parti.

Bien sûr, le partage de connaissances entre nouveaux venus et travailleurs expérimentés a toujours existé.

Mais la gestion des connaissances en entreprise va au-delà d’une simple transmission « informelle » : l’objectif est de créer un environnement de gestion structurée et efficace.

2.    La gestion des connaissances organisationnelles, gage de qualité

Les connaissances sont un véritable actif, à gérer comme n’importe quel autre actif de l’entreprise. En 2018, l’Organisation internationale de normalisation (ISO) a d’ailleurs élaboré une norme de management des connaissances organisationnelles.

Auparavant, la gestion des connaissances organisationnelles avait déjà été intégrée à la norme de gestion de qualité la plus utilisée au monde (ISO 9001) qui lui consacre un paragraphe depuis 2015.

Pour obtenir la certification ISO 9001, les entreprises doivent désormais mettre en place une stratégie pour :

• recenser les connaissances organisationnelles nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise
• les garder à jour
• les rendre accessibles
• les faire évoluer en parallèle avec les besoins de l’entreprise et son environnement

Dans l’idéal, un bon outil de gestion des connaissances en entreprise devrait donc permettre aux employés les plus expérimentés (vos « experts internes ») d’enregistrer des informations, de les actualiser en quelques clics et de les diffuser facilement auprès de leurs collègues.

Quels sont les avantages de la gestion des connaissances ?

De nombreuses études se sont penchées sur les effets de la gestion des connaissances. Par exemple, une étude de l’Université de Maynooth (Irlande) a démontré en 2012 qu’une gestion systématique des connaissances, appuyée par une politique RH motivante et des outils informatiques appropriés, avait un effet très positif sur les performances financières des entreprises. D’autres chercheurs ont étudié les avantages de la gestion des connaissances sur l’innovation, l’amélioration des produits, le renforcement des compétences du personnel ou encore la compétitivité des entreprises.

Pour faire simple, voici les principaux avantages de la gestion des connaissances :

• Réduction des coûts
• Apprentissage plus concret et efficace
• Meilleure prise de décision, travail plus fluide
• Résilience face à l’exode des cerveaux
• Création d’une culture de partage des connaissances
• Meilleure adaptabilité aux besoins de formation
• Meilleure flexibilité et réactivité

1. Réduction des coûts

Avec un outil adapté, les employés peuvent enregistrer et partager leurs connaissances, et ainsi permettre à leurs collègues de se former.

C’est ce que nous appelons l’apprentissage généré par les employés.

Les entreprises qui utilisent cette approche réduisent leur dépendance vis-à-vis des prestataires externes de formation. Les chiffres parlent d’eux-mêmes : notre client T-Mobile a multiplié par 5 son offre de cours avec une équipe de formation réduite de 75 %.

2. Apprentissage plus concret et efficace

La gestion des connaissances, en particulier sous forme de  partage des connaissances, produit de meilleurs résultats d’apprentissage car les informations proviennent directement de l’expérience de terrain des employés.

Ces informations fournies à la demande, dans un format facile d’accès, sont mises en pratique directement par les apprenants, qui les intériorisent donc beaucoup plus rapidement.

3. Meilleure prise de décision, travail plus fluide

Avec un système de gestion des connaissances bien structuré et facile à utiliser, vos employés ont un accès direct au contenu dont ils ont besoin. Ils n’ont plus besoin d’interrompre leur travail pour chercher des informations ou demander de l’aide à un supérieur ou à un collègue.

Ils peuvent ainsi travailler plus efficacement, et disposent d’une base solide pour prendre de meilleures décisions, sans devoir réinventer la roue en permanence.

Les technologies d’aujourd’hui permettent de rendre ces informations accessibles partout, même sur les appareils mobiles : vos employés ont toujours les informations nécessaires sous la main, où qu’ils se trouvent.

4. Résilience face à l’exode des cerveaux

En capturant les connaissances dans un système de gestion des connaissances, vous vous assurez que tous vos futurs employés auront accès aux mêmes renseignements, même si un collaborateur quitte l’entreprise ou le département.

Cette approche est particulièrement efficace dans les domaines à fort chiffre d’affaires, tels que la vente et le service clients.

5. Création d’une culture de partage des connaissances

Deux têtes valent mieux qu’une.

Lorsque les entreprises fournissent une plateforme efficace de partage des connaissances, elles peuvent exploiter les synergies qui existent entre tous leurs employés, ce qui conduit à un environnement de travail plus créatif, collaboratif et ouvert, axé sur le travail d’équipe et le soutien mutuel.

6. Meilleure adaptabilité aux besoins de formation

Contrairement aux méthodes traditionnelles de formation (cours en présentiel, encadrement par un employé plus expérimenté, etc.), le partage de connaissances permet aux entreprises de diffuser les savoirs auprès d’un grand nombre d’employés à la fois.

En offrant un accès en ligne aux connaissances pertinentes dont les employés ont besoin, vous pouvez répondre aux besoins de l’ensemble de l’entreprise, même si les employés sont répartis sur plusieurs emplacements.

Par exemple, depuis l’adoption d’Easygenerator, notre client Danone arrive à répondre aux besoins de formation de plus de 100 000 employés dans 55 pays.

7. Meilleure flexibilité et réactivité

Pour représenter un véritable avantage concurrentiel, la gestion des connaissances doit être moderne et miser sur la circulation des connaissances au sein de l’entreprise. Comme les connaissances proviennent des employés de l’entreprise, elles sont beaucoup plus en phase avec les conditions réelles du marché.

Cette approche permet d’actualiser les informations en continu, à mesure de l’évolution des conditions de travail. Elle est plus flexible et réactive que les anciennes approches de formation, où les mises à jour pouvaient prendre plusieurs mois.

Conclusion

Une gestion des connaissances orientée sur l’apprentissage généré par les employés et le partage de connaissances n’a que des atouts pour votre entreprise :

• Vous pouvez répondre à vos besoins de formation tout en faisant des économies.
• Vos collaborateurs se forment à la demande, avec des informations concrètes et toujours à jour.
• Vos responsables formation subissent moins de pression et peuvent pivoter vers un rôle plus stratégique.