4. Je proces en strategie voor kennismanagement uiteenzetten
Jouw doelstellingen zijn niet de enige zaken die je helpen om de toepassing van kennisuitwisseling binnen je organisatie te verwezenlijken. Het is daarnaast ook belangrijk om je proces en strategie voor kennismanagement uiteen te zetten. Deze twee zaken helpen je de nodige verbeteringen te maken en brengen je op weg naar jouw einddoel.
Een solide proces en strategie voor kennismanagement zijn cruciale zaken om financiering te krijgen van aandeelhouders in uw bedrijf, en tevens om ervoor te zorgen dat alle betrokken aandeelhouders mee zijn en up-to-date worden gehouden. Het succes van kennisuitwisseling hangt ook van hun af. Relevante onderwerpen die een deel van je proces en strategie kunnen zijn, zijn identificatie, classificatie, vastleggen, creatie, bevestiging, delen, onderhoud en de opmeting van gedeelde kennis.
5. De juiste tool voor kennismanagement kiezen
Tools, systemen en platforms maken het proces van kennismanagement eenvoudiger. Het is cruciaal om de juiste te kiezen voor je bedrijf. Grof gezien zijn er gesloten en open tools voor kennismanagement. Gesloten tools zijn geweldig om bestanden te creëren en te delen, maar als je wil dat medewerkers hun kennis vastleggen en delen, zijn ze niet ideaal. Open tools voor kennisuitwisseling zijn een geweldige oplossing omdat medewerkers zelf kennis kunnen vastleggen en delen, en tevens overal en altijd toegang hebben tot resources.
Onze auteurstool maakt Employee-Generated Learning mogelijk, een gezamenlijke aanpak voor kennisuitwisseling. Het stelt medewerkers in staat om deel te nemen aan het delen van kennis. Afgezien hiervan is Employee-Generated Learning een krachtige aanpak gebleken omdat het snel uitbreidbaar is. Het haalt data uit de belangrijkste bron van gegevens: je medewerkers. De kwaliteit kan op een efficiënte manier worden gehandhaafd. Het benut échte kennis en expertise die binnen uw organisatie voorkomt, in plaats van het perspectief van externe leveranciers.
6. Relevante en zinvolle kennis vastleggen
Stel dat je Employee-generated Learning kiest als benadering voor je proces voor kennismanagement en voor een tool hebt gekozen die medewerkers gemakkelijk kunnen gebruiken. In dat geval kunnen ze meteen beginnen met het vastleggen en delen van hun kennis. De volgende stap is om te bepalen hoe je erin slaagt om de kennis die je nodig acht vast te leggen en te handhaven. Je systeem voor kennismanagement moet informatie op de meest bekwame manier groeperen en vastleggen, zodat je medewerkers ervan kunnen profiteren.
7. Kennisverspreiding bepalen
Terwijl het essentieel is om de nodige kennis te bepalen en over een systematische methode beschikken om dit te bereiken, kan een slecht gepland systeem voor de kennisverspreiding dit proces volledig zinloos maken. Denk na over wie het meeste baat heeft bij de kennis. Van daaruit kan je de beste en snelste manier bepalen om die groep individuen toegang te bieden.
8. Meet de prestaties van kennisuitwisseling
Er is maar één manier om te weten of je inspanningen opleveren: kwalitatieve en kwantitatieve resultaten van kennisuitwisseling. Deze bieden je gebalanceerde inzichten in wat werkt en wat niet. Voorbeelden van kwalitatieve en kwantitatieve gegevens zijn het aantal cursussen dat werd geproduceerd, het aantal cursussen dat werd voltooid, het aantal nieuwe gebruikers, hoe vaak cursussen worden gedeeld, NPS en de resultaten van enquêtes. Op basis van je verzamelde data, kan je de nodige stappen ondernemen om de naleving, prestaties, kwaliteit en waardeverschillen te verbeteren en zo het kennismanagement doeltreffender maken.
9. Kennis delen als doorlopend proces
Kennismanagement is een proces; het moet blijven doorgaan. Constante beoordeling, herziening en evaluatie is nodig om het optimale niveau te behouden. De kennis die je vastlegt kan ook de beleidslijnen en procedures die je voor je organisatie opstelt, informeren.
Bovendien zal het een cultuur aanmoedigen waarin medewerkers zich aangespoord voelen om het verschil te maken. Een goed kennismanagement voorbeeld zou hier zijn om tijd vrij te maken, of beter nog, vast te zetten als bedrijfsbeleid, om dit regelmatig in een werkweek te plannen.