L’Employee-generated Learning comporta costi di formazione ridotti, corsi sempre aggiornati e la possibilità di creare contenuti formativi 5 volte più velocemente. Leggi la nostra guida gratuita per scoprire come.
Tradizionalmente, i materiali per l’apprendimento sono sviluppati dagli instructional designer che lavorano nel dipartimento L&D di un’organizzazione o collaborano con società esterne. Questo processo di creazione dei contenuti e-learning è lento, costoso e richiede un’enorme mole di manutenzione. Da Easygenerator, abbiamo ideato un nuovo modo di creare corsi di e-learning sfruttando le competenze dei tuoi dipendenti per l’apprendimento peer-to-peer. È più veloce, economico e risolverà il problema della manutenzione dei tuoi corsi, oltre ad altre problematiche. È ciò che definiamo apprendimento generato dai dipendenti. In questa guida, spiegheremo i dettagli di questo approccio e come implementarlo nella tua organizzazione.
In sintesi, l’Employee-generated Learning (o EGL) è un modello di formazione e sviluppo che promuove l’apprendimento peer-to-peer spostando la responsabilità della creazione dei contenuti dal dipartimento L&D ai tuoi dipendenti o agli esperti in materia (SMEs). Sono loro a possedere tutte le competenze e le conoscenze che desideri condividere. L’idea per questo approccio è nata da una semplice riflessione sullo stato attuale della formazione aziendale:
“Abbiamo speso molto tempo e denaro per insegnare alle persone cose obsolete.”
La ricerca mostra che la creazione di un’ora di e-learning richiede da 90 a 240 ore di lavoro. Inoltre, tale processo può costare tra i 10.000 e i 30.000 dollari. Questi numeri mostrano che creare contenuti di e-learning è lento e costoso. Ma c’è un terzo problema ancora più importante: la manutenzione. Risulta che la maggior parte dei corsi di e-learning ospitati in un Learning Management System (LMS) sono obsoleti.
Il motivo risiede nel modo in cui creiamo l’e-learning. In un tradizionale processo di creazione di contenuti di e-learning, è l’instructional designer il responsabile dello sviluppo dei contenuti. Poiché gli instructional designer non possiedono le conoscenze aziendali per creare un corso, intervisteranno gli SME dell’azienda per ottenere le informazioni corrette da loro. Questo è il motivo principale per cui creare contenuti di e-learning è lento e costoso. Questo processo di interviste, verifiche e doppi controlli richiede molto tempo.
Ma il problema più grande sorge una volta che un corso è stato pubblicato. L’instructional designer è responsabile del corso, ma non è collegato all’azienda. Quando emergono nuove intuizioni nell’azienda, le procedure vengono modificate e vengono implementati nuovi modi di lavorare. L’instructional designer, tuttavia, spesso non è a conoscenza di questi cambiamenti e il corso di e-learning rimane lo stesso. Ciò significa che diventano obsoleti nel giro di settimane – o, nei casi peggiori, persino giorni.
La nostra soluzione a questi problemi è semplice. Lascia semplicemente la conoscenza dove si trova: nell’azienda.
Questo cambio di mentalità significa che l’instructional designer non è più responsabile della creazione e del mantenimento dei corsi di e-learning. Piuttosto, lo è l’azienda attraverso i suoi esperti in materia (SME). In questo approccio, gli instructional designer possono formare i dipendenti, assisterli e collaborare con loro nella creazione dei contenuti, ma non possono assumersi la responsabilità della loro creazione e manutenzione. Questa responsabilità dovrebbe spettare agli esperti in materia (SME) all’interno dell’azienda.
L’approccio EGL si basa su alcune teorie dell’apprendimento. Tre sono le più importanti:
I Cinque momenti di bisogno di apprendimento sono un’importante teoria sviluppata da Bob Mosher e Conrad Gottfredson. Identifica cinque diversi fattori scatenanti per l’apprendimento: nuovo, altro, applicare, risolvere e cambiare.
Due di queste esigenze di apprendimento possono essere affrontate al meglio con un apprendimento formale, come una formazione in presenza o un corso di e-learning. Questi momenti si verificano quando qualcosa è completamente nuovo per chi apprende (“Nuovo”) o quando ci sono molte informazioni aggiuntive su un argomento (“Altro”). I tuoi esperti in materia possono creare autonomamente corsi di e-learning per rispondere a queste due esigenze di apprendimento, a condizione che tu scelga uno strumento di authoring a curva di apprendimento zero (come Easygenerator) per supportarli nel processo.
Gli altri tre momenti di bisogno di apprendimento si presentano mentre si lavora:
Ma in questi casi, non vuoi smettere di lavorare per andare in aula o accedere a un LMS per seguire una formazione. Vuoi semplicemente trovare la risposta che cerchi, applicarla e continuare a lavorare. Nell’apprendimento tra pari (o EGL), gli esperti in materia possono creare soluzioni di microlearning, come checklist e guide pratiche, per assistere i colleghi in questi momenti di bisogno di apprendimento.
Il fulcro dell’approccio di action mapping di Cathy Moore è che gli obiettivi di apprendimento dovrebbero essere allineati con gli obiettivi aziendali e che tutto l’apprendimento in un ambiente aziendale deve portare a un cambiamento nel comportamento. È necessario imparare a fare qualcosa di nuovo o a fare qualcosa in modo diverso affinché una formazione sia significativa. Il trasferimento di conoscenze di per sé non aggiunge valore al business: è necessario essere in grado di applicare queste nuove conoscenze.
Per impostazione predefinita, i contenuti di apprendimento generati dai dipendenti sono meglio allineati con gli obiettivi e le esigenze aziendali poiché sono sviluppati dalle persone che lavorano effettivamente nell’azienda: i tuoi esperti in materia (SME).
La tassonomia di Bloom divide l’apprendimento in sei livelli, che vanno dal semplice apprendimento (“ricordare”) al livello più alto di apprendimento (“creare”).
Nell’apprendimento tra pari, gli esperti in materia (SME) possono creare materiali formativi per affrontare i primi tre livelli di apprendimento:
In linea con l’approccio dell’action mapping, ogni corso o materiale formativo creato dagli SME dovrebbe avere almeno un obiettivo di Livello 3: Apply: Senza applicazione non ci sarà alcun cambiamento di comportamento né alcun impatto sul business.
Ma la tassonomia di Bloom presenta anche tre livelli di apprendimento aggiuntivi:
Dalle nostre ricerche ed esperienze, abbiamo riscontrato che questi livelli di apprendimento non sono adatti all’Employee-generated Learning per due ragioni. In primo luogo, perché sono troppo complessi per coinvolgere gli SME. Questo perché, mentre i primi tre livelli della tassonomia di Bloom sono applicabili alla condivisione delle conoscenze (che è l’essenza dell’Employee-generated Learning), questi tre livelli superiori si concentrano su un apprendimento più profondo, che richiede maggiori competenze didattiche.
In secondo luogo, perché non è rilevante che gli SME siano coinvolti a questo livello. Il maggiore valore aggiunto dell’apprendimento peer-to-peer è che il contenuto formativo sviluppato dagli SME è allineato con il business; la conoscenza è pratica e facilmente applicabile nel contesto. Per questo motivo, EGL porterà quasi sempre al livello di Applicazione e determinerà un cambiamento di comportamento. Tuttavia, questo è anche il suo limite, poiché EGL non sarà rilevante per livelli di apprendimento più elevati.
L’Employee-generated Learning è un metodo più rapido ed economico per sviluppare contenuti di e-learning. Ad esempio, implementando l’EGL a livello aziendale, T-Mobile è stata in grado di creare 5 volte più materiali di formazione con solo il 25% del budget originale. Ma ci sono ulteriori vantaggi per le aziende che adottano questo approccio.
Se qualcuno nella tua organizzazione ha una domanda, è molto probabile che un collega abbia la risposta. Il problema è che quelle risposte sono nascoste nella loro mente. Con un approccio di Employee-generated Learning, puoi acquisire quella conoscenza e assicurarti che tutti abbiano tutte le risposte a portata di mano, aumentando la produttività complessiva del tuo team.
La conoscenza è potere e, in un mondo con una forza lavoro in rapida evoluzione, questo non potrebbe essere più vero. È un dato di fatto che le persone trascorrano meno tempo a lavorare per la stessa azienda e siano più propense che mai a cambiare lavoro. Questa è una sfida dal punto di vista della conservazione della conoscenza: se i dipendenti qualificati se ne vanno, porteranno con sé la loro conoscenza nella prossima azienda. Oltre a questo, stiamo affrontando l’imminente pensionamento della generazione X, la generazione più numerosa nella nostra attuale forza lavoro. E come risultato della pandemia di Covid, molte persone hanno iniziato a ripensare alla propria vita e al proprio lavoro, portando a ciò che è ora noto come la Grande Dimissione. Il punto fondamentale qui è semplice: devi acquisire la conoscenza dei tuoi dipendenti per mantenerla in azienda quando se ne vanno. EGL è uno dei modi più efficaci ed economici per fare proprio questo.
Il tuo dipartimento L&D riesce a creare solo una frazione del contenuto di apprendimento necessario? Forse il team è sotto organico o ci sono semplicemente troppe richieste di formazione da gestire. L’Employee-generated Learning consente alla vostra organizzazione di espandere la vostra capacità di formazione. Con il contributo degli esperti in materia (SME), potete liberare il vostro team di L&D affinché si concentri su obiettivi più ampi e sulla pianificazione strategica. Tutto questo potendo soddisfare molte più esigenze di e-learning, rapidamente.
Metodologie come il modello 70:20:10 e i Cinque Momenti del Bisogno di Apprendimento ci insegnano che la formazione aziendale non si limita alla formazione formale in presenza o ai corsi di e-learning. C’è una richiesta crescente di apprendimento sul lavoro. Ogni volta che lavorate e scoprite che qualcosa è cambiato o incontrate un nuovo problema, dovete trovare una soluzione. Come abbiamo accennato, tali soluzioni risiedono nelle menti dei vostri colleghi e l’Employee-generated Learning è il modo migliore per acquisire e mantenere queste informazioni.
L’implementazione di un approccio di Employee-generated Learning non è priva di sfide e preoccupazioni. Sebbene i vantaggi siano evidenti, le organizzazioni potrebbero avere legittime preoccupazioni riguardo all’affidare il processo di produzione dei contenuti formativi agli esperti in materia. Inoltre, ci sono casi evidenti in cui un approccio EGL semplicemente non è la soluzione ideale (si pensi alla formazione sulla conformità, per esempio). Di seguito, esamineremo alcune delle principali sfide che le organizzazioni devono affrontare nel passare a una mentalità EGL, nonché i limiti di questa metodologia.
La preoccupazione principale riguardo all’apprendimento tra pari è sempre la qualità dell’apprendimento e con l’EGL non è diverso. La preoccupazione per la qualità dei contenuti ha due dimensioni:
Se guardiamo alla prima sfida, si tratta di una preoccupazione legittima, ma non è diversa dalle preoccupazioni sulla qualità che avreste se fosse un progettista didattico a sviluppare il corso. In entrambi i casi dovreste effettivamente avere questa preoccupazione. Inoltre, quando i progettisti didattici sviluppano materiali formativi, non sono in grado di verificare personalmente l’accuratezza dei contenuti. In entrambi i casi è necessario un processo di revisione per consentire ad altri esperti in materia di controllare il contenuto della formazione e fornire un feedback.
Quando si tratta di preoccupazioni sulla qualità didattica di una formazione sviluppata da esperti in materia, ci sono alcune cose da considerare. Un buon progettista didattico creerà naturalmente un corso più in linea con le migliori pratiche didattiche rispetto a un esperto in materia: non c’è dubbio al riguardo. Ma ai fini dell’apprendimento tra pari, un corso sviluppato da un esperto in materia sarà abbastanza buono. La formazione non deve essere elaborata e complessa per essere efficace.
La ricerca mostra che gli esperti in materia si fidano maggiormente dei contenuti creati dai loro pari e che questi corsi hanno tassi di approvazione e completamento più elevati rispetto a quelli sviluppati dai progettisti didattici. L’apprendimento generato dai dipendenti non significa nemmeno che un progettista didattico non possa essere coinvolto nel processo di creazione. Possono supportare l’autore, guidarlo, istruirlo, consigliarlo, a patto che non si assumano la responsabilità dello sviluppo e della manutenzione del contenuto.
Inoltre, ci sono molte cose che potete fare come organizzazione per affrontare le preoccupazioni sulla qualità dei contenuti di formazione sviluppati dagli esperti in materia. Offrire coaching agli autori e promuovere la revisione tra pari sono ottimi primi passi. Ma assicuratevi anche che sia chiaro a tutti chi è l’autore del corso. Ciò consente agli autori di provare un senso di responsabilità e la volontà di dimostrare di essere esperti sull’argomento, dando una spinta alla qualità complessiva. (Tutti ci penseranno due volte prima di pubblicare un corso approssimativo se il loro nome è strettamente legato ad esso!)
Fare una distinzione tra l’apprendimento generato dai dipendenti e la formazione L&D ufficialmente approvata è anche una strategia efficace. Potete farlo fornendo questi corsi in ambienti diversi o semplicemente etichettandoli. Questo è un modo chiaro per gestire le aspettative sulla formazione.
“Ma i nostri esperti in materia non hanno tempo per questo” – questa è una preoccupazione che sentiamo spesso. E, naturalmente, a prima vista sembra un po’ strano far dedicare del tempo alle persone migliori per sviluppare materiali di formazione e mantenerli aggiornati. Il punto è che, molto spesso, l’EGL farà effettivamente risparmiare loro tempo.
Questi esperti in materia sono già i punti di riferimento per il dipartimento L&D da intervistare quando sviluppano una nuova formazione. E, come abbiamo discusso, questo tradizionale processo di creazione di contenuti può richiedere molto tempo. Queste persone sono anche quelle a cui i colleghi si rivolgeranno con domande. Saranno probabilmente coinvolti nell’onboarding dei nuovi dipendenti. Tutte queste cose richiedono tempo e sono ricorrenti. Lo sforzo una tantum per creare contenuti formativi su questo è molto più rapido ed efficace, facendo risparmiare ai tuoi esperti in materia molto tempo a lungo termine.
Puoi utilizzare un approccio di apprendimento generato dai dipendenti per tutto? La risposta breve è no.
In generale, si può dire che maggiore è il numero di discenti a cui si rivolge un corso, più è probabile che debba essere sviluppato dal dipartimento L&D. Allo stesso modo, minore è il numero di discenti target, più adatto è un approccio di apprendimento generato dai dipendenti.
La verità è che le organizzazioni richiedono solitamente molte più formazioni rivolte a un pubblico più ristretto. Ciò significa che l’apprendimento generato dai dipendenti aiuta in definitiva a liberare i team L&D e a ottimizzare le risorse.
Per analizzare questo aspetto più in dettaglio, dai un’occhiata alla tabella sottostante dove troverai le principali differenze tra la formazione generata da L&D e l’apprendimento generato dai dipendenti.
Il punto ideale per i contenuti generati dai dipendenti risiede in corsi più piccoli su argomenti che hanno un alto tasso di cambiamento. Se devi creare un corso per una gran parte della tua azienda, con un impatto globale, e che sia allineato con le tue principali priorità per L&D, allora un approccio top-down generato da L&D è probabilmente il migliore. Gli argomenti che rientrano in questa categoria sono la formazione sulla conformità, la sicurezza e quella relativa alla salute e sicurezza. La velocità di cambiamento di questi argomenti è bassa e, come dipartimento L&D, devi essere in grado di dimostrare che tutti hanno superato questi corsi con un audit.
Il punto è che questo contenuto costituisce probabilmente meno del 5% di tutte le esigenze di formazione nella tua azienda. Ciò significa che per il restante 95% delle richieste di formazione, un approccio di apprendimento generato dai dipendenti è la soluzione migliore.
Infine, non dimentichiamo che l’EGL non è il modo migliore per creare contenuti formativi per i tre livelli più alti di apprendimento della tassonomia di Bloom: analizzare, valutare, creare. Hai bisogno di maggiori conoscenze didattiche, il che significa che un professionista L&D dovrebbe essere responsabile di questo tipo di contenuti. Ciò non significa che gli esperti in materia (SME) non saranno coinvolti nella creazione di questo tipo di contenuti, ma almeno la responsabilità della progettazione dovrebbe spettare a un instructional designer.
L’approccio dell’apprendimento generato dai dipendenti potrebbe apparire diverso da quello a cui è abituata la tua organizzazione. Lo capiamo. Questo nuovo approccio di apprendimento peer-to-peer richiederà un cambiamento nella mentalità del tuo team e della tua organizzazione. Quindi, cosa puoi fare per aiutare a preparare le persone della tua organizzazione a questo cambiamento? La chiave per cambiare la mentalità è educare i tuoi dipendenti, il reparto L&D e l’azienda sui numerosi vantaggi dell’EGL. Per aiutarti a compiere questo cambiamento, ti forniamo alcuni suggerimenti per implementare l’apprendimento generato dai dipendenti nella tua organizzazione:
Ogni organizzazione possiede un enorme volume di conoscenze tattiche inutilizzate che non sono necessariamente registrate per iscritto. L’idea è quella di acquisire e condividere questo know-how collettivo sulle migliori pratiche.
Inizia dai punti di forza in cui le esigenze dei dipendenti si intersecano con le esigenze aziendali e la capacità tecnologica.
In qualità di esperto di apprendimento, ti trovi in una posizione unica per condividere le migliori pratiche e strategie per la creazione di contenuti. Fornisci una guida ai dipendenti, insegnando agli esperti in materia (SME) a creare autonomamente materiali di formazione. Leggi la nostra guida per ulteriori suggerimenti su come creare il tuo primo corso di e-learning.
Sviluppa un hub centrale in cui gli utenti possano trovare e condividere conoscenze su come creare materiali di formazione. Rendilo il più accattivante e facile da usare possibile. Potrebbe trattarsi di un wiki, di una pagina Intranet, di un sito WordPress o persino di una parte del tuo LMS (se ne hai uno).
Offri agli utenti l’accesso a una piattaforma intuitiva per sviluppare e distribuire contenuti. Il software di e-learning per le PMI deve essere facile e intuitivo da usare, con modelli per creare contenuti e un solido supporto tecnico da parte del fornitore dello strumento.
Il team L&D può svolgere un ruolo strategico nell’aiutare a trovare una soluzione e continuare a fornire guida durante tutto il processo di sviluppo dei contenuti.
L’Employee-generated Learning è un modello di apprendimento democratico che abbraccia il potere della comunità. Ciò significa che l’adozione e il consenso da parte dei leader aziendali in tutta l’organizzazione sono essenziali. Scopri di più su come ottenere il consenso degli stakeholder.
Oltre agli stakeholder aziendali, devi coinvolgere anche i dipendenti che sono i tuoi effettivi creatori di conoscenza. Promuovi un modello di co-sviluppo che riconosca i dipendenti come esperti e incoraggi il dialogo tra i dipendenti e il team L&D.
Per adottare l’Employee-generated Learning, hai bisogno di uno strumento di authoring e-learning che consenta a ogni persona in azienda di creare materiali di formazione. Easygenerator è quello strumento. Insieme, l’Employee-generated Learning e Easygenerator mettono i dipendenti alla guida della loro crescita e consentono al team L&D di approcciare la formazione aziendale in modo bottom-up in tutta l’azienda.
L’Employee-generated Learning è il modo più efficace per creare la stragrande maggioranza dei contenuti di formazione aziendale: è più veloce, più economico ed è la risposta al problema dei contenuti obsoleti. Inoltre, la metodologia Employee-generated Learning si inserisce nella tendenza crescente di passare da un approccio top-down a uno bottom-up. In tutta la nostra società, le persone comuni si stanno assumendo la responsabilità del proprio apprendimento e non fanno affidamento su un dipartimento L&D affinché lo organizzi per loro. Se desideri rendere la creazione dei tuoi contenuti formativi più efficiente e sostenibile – ma, soprattutto, se vuoi renderla a prova di futuro – l’Employee-generated Learning è la strada da percorrere.
Kasper Spiro è Chief Learning Strategist di Easygenerator, nonché un leader di pensiero riconosciuto nel mondo dell’e-learning. Con oltre 30 anni di esperienza, viene spesso invitato a eventi e conferenze in qualità di relatore principale ed è un blogger rinomato nel settore dell’e-learning.
