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Tradizionalmente i materiali formativi venivano sviluppati da instructional designer che lavoravano nel reparto L&D dell’organizzazione o persino presso un’azienda esterna. Questo processo di creazione di contenuti e-learning è lento, costoso e porta con sé un enorme problema di manutenzione. In Easygenerator abbiamo pensato a un nuovo modo di creare corsi e-learning, sfruttando la competenza dei tuoi dipendenti per l’apprendimento tra colleghi. È più rapido, più economico e risolve il tuo problema di manutenzione dei corsi, oltre a qualche altro problema lungo il percorso. Lo chiamiamo apprendimento generato dai dipendenti (Employee-generated Learning). In questa guida spieghiamo i dettagli di questo approccio e come implementarlo nella tua organizzazione.

Che cos’è l’apprendimento generato dai dipendenti?

In sintesi, l’apprendimento generato dai dipendenti (o EGL) è un modello L&D che promuove l’apprendimento tra colleghi spostando la responsabilità della creazione dei contenuti da L&D ai tuoi dipendenti o esperti in materia (SME). Sono loro a detenere tutta la competenza e la conoscenza che vuoi condividere. L’idea di questo approccio è nata da una riflessione semplice sullo stato attuale della L&D aziendale:

Il problema

«Abbiamo speso molto tempo e molto denaro per insegnare alle persone cose superate.»

Le ricerche mostrano che creare un’ora di e-learning richiede dalle 90 alle 240 ore di lavoro. Inoltre, quel processo può costare tra i 10.000 e i 30.000 dollari. Questi numeri mostrano che creare contenuti e-learning è lento e costoso. Ma c’è un terzo problema, ancora più importante: la manutenzione. Si scopre che la maggior parte dei corsi e-learning che vivono in un Learning Management System (LMS) è superata.

La causa

Il motivo sta nel modo in cui creiamo l’e-learning. In un processo tradizionale di creazione di contenuti e-learning è l’instructional designer a essere responsabile dello sviluppo dei contenuti. Poiché gli instructional designer non possiedono le conoscenze di business necessarie per creare un corso, intervistano gli esperti in materia dell’azienda per ottenere da loro le informazioni corrette. È questa la ragione principale per cui creare contenuti e-learning è lento e costoso. Questo processo di interviste, verifiche e controverifiche richiede molto tempo.

Ma il problema più grande nasce una volta pubblicato il corso. L’instructional designer è responsabile del corso, ma non è collegato al business. Quando in azienda emergono nuove informazioni, le procedure cambiano e vengono introdotti nuovi modi di lavorare. L’instructional designer, però, spesso non è al corrente di questi cambiamenti e il corso e-learning resta lo stesso. Questo significa che diventa superato in poche settimane o, nei casi peggiori, anche in pochi giorni.

La soluzione

La nostra soluzione a questi problemi è semplice. Lascia la conoscenza dov’è: nel business.

Questo cambio di mentalità significa che l’instructional designer non è più responsabile della creazione e della manutenzione dei corsi e-learning. Lo è il business, attraverso i suoi esperti in materia. In questo approccio gli instructional designer possono accompagnare i dipendenti, assisterli, scrivere contenuti insieme a loro, ma non possono assumersi la responsabilità della creazione e della manutenzione dei contenuti. Quella responsabilità deve restare in capo agli esperti in materia all’interno del business.

Le basi teoriche del nostro approccio

L’approccio EGL si fonda su alcune teorie dell’apprendimento. Tre sono le più importanti:

1. Five Moments of Learning Need (i cinque momenti del bisogno di apprendere)
2. Action Mapping
3. La tassonomia di Bloom

Five Moments of Learning Need

I Five Moments of Learning Need sono una teoria importante sviluppata da Bob Mosher e Conrad Gottfredson. Individua cinque diversi fattori che innescano l’apprendimento: imparare qualcosa di nuovo, approfondire, applicare, risolvere e affrontare un cambiamento.

Due di questi bisogni di apprendimento si affrontano meglio con l’apprendimento formale, come una formazione in presenza o un corso e-learning. Sono i momenti in cui qualcosa è completamente nuovo per chi apprende («nuovo») oppure quando su un argomento ci sono molte informazioni aggiuntive («approfondire»). I tuoi esperti in materia possono creare loro stessi corsi e-learning per coprire questi due bisogni, purché scegliano uno strumento di authoring senza curva di apprendimento (come Easygenerator) che li supporti nel processo.

Gli altri tre momenti del bisogno di apprendere si presentano mentre stai lavorando:

• Quando qualcosa è cambiato;
• Quando devi risolvere un problema; oppure
• Quando devi applicare

Ma in questi casi non vuoi interrompere il lavoro e andare in aula o accedere a un LMS per seguire una formazione. Vuoi solo trovare la risposta che stai cercando, applicarla e continuare a lavorare. Nell’apprendimento tra colleghi (o EGL) gli esperti in materia possono creare soluzioni di microlearning, come checklist e istruzioni operative, per aiutare i colleghi in questi momenti di bisogno.

Action Mapping

Il cuore dell’approccio di action mapping di Cathy More è che gli obiettivi di apprendimento devono essere allineati agli obiettivi di business e che ogni apprendimento in un contesto aziendale deve portare a un cambiamento di comportamento. Devi imparare a fare qualcosa di nuovo o a fare qualcosa in modo diverso perché una formazione abbia senso. Trasferire conoscenza, da sola, non aggiunge valore al business: devi essere in grado di applicare questa nuova conoscenza.

Per sua natura, il contenuto dell’apprendimento generato dai dipendenti è più allineato agli obiettivi e ai bisogni del business, perché è sviluppato dalle persone che nel business lavorano davvero: i tuoi esperti in materia.

La tassonomia di Bloom

La tassonomia di Bloom divide l’apprendimento in sei livelli, dall’apprendimento più semplice («ricordare») al livello più alto («creare»).

Nell’apprendimento tra colleghi, gli esperti in materia possono creare materiali formativi per i primi tre livelli di apprendimento:

• Ricordare
• Comprendere
• Applicare

In linea con l’approccio di action mapping, ogni corso o materiale formativo creato dagli esperti in materia dovrebbe avere almeno un obiettivo di livello 3: applicare. Senza applicazione non ci sarà alcun cambiamento di comportamento né alcun impatto sul business.

Ma la tassonomia di Bloom ha anche altri tre livelli di apprendimento:

• Analizzare
• Valutare
• Creare

Dalla nostra ricerca e dalla nostra esperienza abbiamo scoperto che questi livelli di apprendimento non sono adatti all’apprendimento generato dai dipendenti, per due motivi. Primo, perché sono troppo complessi per coinvolgere gli esperti in materia. Infatti, mentre i primi tre livelli della tassonomia di Bloom sono applicabili alla condivisione della conoscenza (che è l’essenza dell’apprendimento generato dai dipendenti), questi tre livelli superiori sono orientati a un apprendimento più profondo, che richiede maggiore consapevolezza didattica.

Secondo, perché non è rilevante coinvolgere gli esperti in materia a questo livello. Il maggior valore aggiunto dell’apprendimento tra colleghi è che i contenuti formativi sviluppati dagli esperti in materia sono allineati al business: la conoscenza è pratica e si applica facilmente nel contesto. Per questo l’EGL porterà quasi sempre al livello «applicare» e a un cambiamento di comportamento. Ma questo è anche il suo limite, perché l’EGL non sarà rilevante per i livelli di apprendimento superiori.

I vantaggi dell’apprendimento generato dai dipendenti

L’apprendimento generato dai dipendenti è un metodo più rapido ed economico per sviluppare contenuti e-learning. Per esempio, implementando l’EGL a livello aziendale, T-Mobile è riuscita a creare 5 volte più materiali formativi con solo il 25% del budget iniziale. Ma le aziende che adottano questo approccio ottengono altri vantaggi ancora.

Aumentare la produttività

Se qualcuno nella tua organizzazione ha una domanda, è molto probabile che un collega abbia la risposta. Il problema è che quelle risposte sono nascoste nella sua testa. Con un approccio di apprendimento generato dai dipendenti puoi catturare quella conoscenza e garantire che tutti abbiano ogni risposta a portata di mano, aumentando la produttività complessiva del tuo team.

Trattenere la conoscenza

La conoscenza è potere e, in un mondo con una forza lavoro che cambia rapidamente, questo non è mai stato così vero. È un fatto che le persone passano meno tempo a lavorare per la stessa azienda e cambiano lavoro più rapidamente che mai. È una sfida dal punto di vista della conservazione della conoscenza: se i dipendenti qualificati vanno via, portano con sé la loro conoscenza nell’azienda successiva. A questo si aggiunge l’imminente pensionamento della generazione X, la generazione più numerosa nella nostra forza lavoro attuale. E come conseguenza della pandemia di Covid molte persone hanno iniziato a ripensare la propria vita e il proprio lavoro, dando origine a quello che oggi è noto come The Great Resignation. La conclusione qui è semplice: devi catturare la conoscenza dei tuoi dipendenti per mantenerla in azienda quando loro se ne vanno. L’EGL è uno dei modi più efficaci ed economici per farlo.

Ampliare la capacità del tuo reparto L&D

Il tuo reparto L&D riesce a creare solo una parte dei contenuti formativi necessari? Forse il team è a corto di personale, o semplicemente le richieste di formazione sono troppe per stare al passo. L’apprendimento generato dai dipendenti permette alla tua organizzazione di ampliare la capacità formativa. Con gli esperti in materia in campo, puoi liberare il tuo team L&D perché si concentri sugli obiettivi di più ampio respiro e sulla pianificazione strategica. Tutto questo riuscendo a coprire molte più esigenze di e-learning, e in fretta.

Andare oltre l’e-learning

Metodologie come il modello 70:20:10 e i Five Moments of Learning Need ci insegnano che l’apprendimento aziendale è molto più delle formazioni formali in presenza o dei corsi e-learning. La richiesta di apprendimento sul lavoro è in crescita. Ogni volta che stai lavorando e scopri che qualcosa è cambiato o incontri un problema nuovo, devi trovare una soluzione. Come abbiamo detto, quelle soluzioni vivono nella testa dei tuoi colleghi e l’apprendimento generato dai dipendenti è il modo migliore per catturare e mantenere aggiornate queste informazioni.

Sfide e limiti dell’apprendimento generato dai dipendenti

Implementare un approccio di apprendimento generato dai dipendenti non è privo di sfide e di dubbi. Se i vantaggi sono chiari, le organizzazioni possono avere perplessità legittime nel consegnare agli esperti in materia il processo di produzione dei contenuti formativi. Inoltre ci sono casi evidenti in cui un approccio EGL semplicemente non è il più adatto (pensa per esempio alla formazione sulla compliance). Qui sotto vediamo alcune delle principali sfide che le organizzazioni affrontano nel passaggio a una mentalità EGL, oltre ai limiti di questa metodologia.

La qualità dei contenuti

La preoccupazione principale sull’apprendimento tra colleghi riguarda sempre la qualità dell’apprendimento, e con l’EGL non è diverso. Questa preoccupazione sulla qualità dei contenuti ha due dimensioni:

1. È corretto?
2. Qual è la qualità didattica del materiale formativo?

Guardando alla prima sfida, la preoccupazione è legittima, ma non è diversa da quella che avresti se fosse un instructional designer a sviluppare il corso. In entrambi i casi, in realtà, dovresti avere questa preoccupazione. Inoltre, quando gli instructional designer sviluppano materiali formativi, non sono in grado di verificare da soli l’accuratezza dei contenuti. In entrambi i casi ti serve un processo di revisione che permetta ad altri esperti in materia di controllare i contenuti e dare un riscontro.

Sui dubbi riguardo alla qualità didattica di una formazione sviluppata da esperti in materia ci sono alcune cose da considerare. Un buon instructional designer realizzerà certamente un corso più allineato alle migliori pratiche didattiche rispetto a un esperto in materia, su questo non c’è dubbio. Ma ai fini dell’apprendimento tra colleghi, un corso sviluppato da un esperto in materia sarà abbastanza buono. Le formazioni non devono essere elaborate e complesse per essere efficaci.

Le ricerche mostrano che gli esperti in materia si fidano più dei contenuti creati dai loro colleghi e che questi corsi hanno tassi di approvazione e di completamento più alti di quelli sviluppati dagli instructional designer. L’apprendimento generato dai dipendenti non significa nemmeno che un instructional designer non possa essere coinvolto nel processo di creazione. Può sostenere l’autore, guidarlo, accompagnarlo, consigliarlo, purché non si assuma la responsabilità dello sviluppo e della manutenzione dei contenuti.

Inoltre, come organizzazione puoi fare molte cose per rispondere ai dubbi sulla qualità dei contenuti formativi sviluppati dagli esperti in materia. Accompagnare gli autori e promuovere la revisione tra pari sono ottimi primi passi. Ma assicurati anche che sia chiaro a tutti chi è l’autore del corso. Questo permette agli autori di sentirlo proprio e di voler dimostrare la propria competenza sull’argomento, con un effetto positivo sulla qualità complessiva. (Tutti ci pensano due volte prima di pubblicare un corso approssimativo se il loro nome è legato strettamente a esso!)

Anche distinguere tra apprendimento generato dai dipendenti e formazioni L&D approvate ufficialmente è una strategia efficace. Puoi farlo offrendo questi corsi in ambienti diversi oppure semplicemente etichettandoli. È un modo chiaro di gestire le aspettative sulla formazione.

La mancanza di tempo degli esperti in materia

«Ma i nostri esperti in materia non hanno tempo per questo»: è un’obiezione che sentiamo spesso. E certo, a prima vista sembra un po’ strano far dedicare tempo alle persone migliori per sviluppare materiali formativi e tenerli aggiornati. Il punto è che molto spesso l’EGL farà loro risparmiare tempo.

Questi esperti in materia sono già le persone che L&D va a intervistare quando sviluppa una nuova formazione. E, come abbiamo visto, questo processo tradizionale di creazione dei contenuti può richiedere moltissimo tempo. Sono anche le persone a cui i colleghi si rivolgono con le loro domande. Probabilmente saranno coinvolte nell’inserimento dei nuovi assunti. Tutte queste cose richiedono tempo e si ripetono. Lo sforzo una volta per tutte di creare contenuti formativi su questi temi è molto più rapido ed efficace, e sul lungo periodo fa risparmiare molto tempo ai tuoi esperti in materia.

I limiti dell’EGL

Puoi usare un approccio di apprendimento generato dai dipendenti per tutto? La risposta breve è no.

In generale si può dire che più alto è il numero di persone a cui un corso si rivolge, più è probabile che debba essere sviluppato dal tuo reparto L&D. Allo stesso modo, più basso è il numero di destinatari, più è adatto un approccio di apprendimento generato dai dipendenti.

La verità è che le organizzazioni hanno in genere bisogno di molte più formazioni rivolte a un pubblico ridotto. Questo significa che l’apprendimento generato dai dipendenti alla fine aiuta a liberare i team L&D e a ottimizzare le risorse.

Per analizzarlo più in dettaglio, guarda la tabella qui sotto, dove trovi le principali differenze tra la formazione generata da L&D e l’apprendimento generato dai dipendenti.

Il terreno ideale per i contenuti generati dai dipendenti sono i corsi più brevi su argomenti che cambiano rapidamente. Se devi creare un corso per una parte ampia della tua azienda, con impatto globale e allineato alle tue principali priorità L&D, allora un approccio top-down generato da L&D è probabilmente il migliore. Gli argomenti che rientrano in questo caso sono la formazione sulla compliance, la sicurezza informatica e le formazioni su salute e sicurezza. La velocità di cambiamento di questi temi è bassa e, come reparto L&D, devi essere in grado di dimostrare in un audit che tutti hanno superato questi corsi.

Il punto è che questi contenuti rappresentano probabilmente meno del 5% di tutte le esigenze formative della tua azienda. Questo significa che per il restante 95% delle richieste di formazione un approccio di apprendimento generato dai dipendenti è la scelta migliore.

Infine, non dimentichiamo che l’EGL non è il modo migliore per creare contenuti formativi per i tre livelli di apprendimento più alti della tassonomia di Bloom: analizzare, valutare, creare. Serve una maggiore conoscenza didattica, il che significa che di questo tipo di contenuti dovrebbe essere responsabile un professionista L&D. Questo non vuol dire che gli esperti in materia non saranno coinvolti nella creazione di questi contenuti, ma almeno la responsabilità della progettazione dovrebbe essere di un instructional designer.

Come passare a una mentalità di apprendimento generato dai dipendenti

L’approccio dell’apprendimento generato dai dipendenti può sembrare diverso da ciò a cui la tua organizzazione è abituata. Lo capiamo. Questo nuovo approccio di apprendimento tra colleghi richiederà un cambio di mentalità nel tuo team e nella tua organizzazione. Che cosa puoi fare quindi per preparare le persone della tua organizzazione a questo cambiamento? La chiave per cambiare mentalità è informare i tuoi dipendenti, L&D e il business sui molti vantaggi dell’EGL. Per aiutarti in questo passaggio ti diamo alcuni consigli per implementare l’apprendimento generato dai dipendenti nella tua organizzazione:

1. Parti in piccolo

Ogni organizzazione possiede un enorme volume di conoscenza pratica inutilizzata, che non è necessariamente messa per iscritto. L’idea è catturare e condividere questo know-how collettivo di buone pratiche.

Parti dai punti in cui i bisogni dei dipendenti si incrociano con quelli del business e con le capacità tecnologiche.

2. Offri una guida

Come esperto di apprendimento sei nella posizione ideale per condividere buone pratiche e strategie di creazione dei contenuti. Offri una guida ai dipendenti, insegnando agli esperti in materia a creare materiali formativi da soli. Leggi la nostra guida per altri consigli su come creare il tuo primo corso e-learning.

3. Costruisci un kit di strumenti facile da usare

Realizza uno spazio centrale dove gli utenti possano trovare e condividere conoscenze su come creare materiali formativi. Rendilo il più accattivante e semplice da usare possibile. Può essere una wiki, una pagina intranet, un sito WordPress o anche una parte del tuo LMS (se ne hai uno).

4. Metti a disposizione uno strumento di authoring e-learning facile da usare

Dai agli utenti accesso a una piattaforma intuitiva per sviluppare e distribuire contenuti.Il software e-learning per gli esperti in materia deve essere semplice e intuitivo da usare, con modelli per creare contenuti e un solido supporto tecnico da parte del fornitore.

Il team L&D può svolgere un ruolo strategico aiutando a individuare una soluzione e continuando poi a offrire una guida durante tutto il processo di sviluppo dei contenuti.

5. Collabora con HR, team regionali e vertici aziendali

L’apprendimento generato dai dipendenti è un modello di apprendimento democratico che fa leva sulla forza della comunità. Questo significa che l’adozione e il sostegno dei responsabili di business in tutta l’organizzazione sono essenziali. Scopri di più su come ottenere il sostegno degli stakeholder.

6. Dai potere agli esperti in materia e crea insieme le risorse formative

Oltre agli stakeholder del business devi coinvolgere anche i dipendenti che sono i tuoi veri creatori di conoscenza. Promuovi un modello di sviluppo condiviso che riconosca i dipendenti come esperti e incoraggi il dialogo tra loro e il team L&D.

Implementa l’apprendimento generato dai dipendenti con Easygenerator

Per abbracciare l’apprendimento generato dai dipendenti ti serve uno strumento di authoring e-learning che permetta a ogni persona in azienda di creare materiali formativi. Easygenerator è quello strumento. Insieme, l’apprendimento generato dai dipendenti e Easygenerator mettono i dipendenti al volante della propria crescita e permettono a L&D di affrontare la formazione aziendale dal basso verso l’alto, in tutta l’azienda.

• Nessuna curva di apprendimento: Easygenerator non ha curva di apprendimento e offre una funzione di trascinamento che rende semplice creare formazione. La maggior parte delle cose, come branding e configurazione, si può standardizzare. Questo significa che gli autori possono concentrarsi soltanto sulla creazione dei contenuti.
• Collaborazione semplice: quando si collabora per creare formazione efficace, l’ideale sarebbe lavorare con un solo strumento. Con Easygenerator è possibile. È un unico strumento in cui potete scrivere insieme, inviare messaggi, tenere traccia delle versioni e molto altro.
• Supporto del Customer Success: i nostri Customer Success Manager offrono assistenza per telefono, chat o e-mail 5 giorni a settimana, 19 ore al giorno. Ti aiutano anche a impostare un percorso di onboarding efficace. Insieme definirete i tuoi bisogni, imposterete il progetto e inizierete a usare il nostro strumento.

L’apprendimento generato dai dipendenti è il modo più efficace per creare la grande maggioranza dei contenuti formativi aziendali: è più rapido, più economico ed è la risposta al problema dei contenuti superati. Inoltre la metodologia dell’apprendimento generato dai dipendenti si inserisce nella tendenza crescente a passare da un approccio top-down a uno bottom-up. In tutta la nostra società le persone si prendono la responsabilità del proprio apprendimento e non contano su un reparto L&D che lo organizzi per loro. Se vuoi rendere la creazione dei tuoi contenuti formativi più efficiente e sostenibile, ma soprattutto se vuoi renderla a prova di futuro, l’apprendimento generato dai dipendenti è la strada da seguire.