O que é a Aprendizagem Gerada por Funcionários? Leia nosso guia gratuito

Tradicionalmente, os materiais de treinamento eram desenvolvidos por designers instrucionais que atuavam no departamento de L&D da organização ou até em uma empresa externa. Esse processo de criação de e-learning é lento, caro e carrega um enorme problema de manutenção. Na Easygenerator, criamos uma nova forma de produzir cursos de e-learning aproveitando a expertise dos seus colaboradores para a aprendizagem entre pares. É mais rápido, mais barato e resolve o seu problema de manutenção de cursos, além de outros problemas pelo caminho. Chamamos isso de aprendizagem gerada pelos colaboradores (Employee-generated Learning). Neste guia, explicamos os detalhes dessa abordagem e como implementá-la na sua organização.

O que é aprendizagem gerada pelos colaboradores?

Em resumo, a aprendizagem gerada pelos colaboradores (ou EGL) é um modelo de L&D que promove a aprendizagem entre pares ao transferir a responsabilidade pela criação de conteúdo do L&D para os seus colaboradores ou especialistas no assunto (SMEs). São eles que detêm toda a expertise e o conhecimento que você quer compartilhar. A ideia dessa abordagem surgiu de uma reflexão simples sobre o estado atual do L&D corporativo:

O problema

“Gastamos muito tempo e dinheiro para ensinar às pessoas coisas desatualizadas.”

Pesquisas mostram que criar uma hora de e-learning exige de 90 a 240 horas de trabalho. Além disso, esse processo pode custar entre 10.000 e 30.000 dólares. Esses números mostram que criar conteúdo de e-learning é lento e caro. Mas existe um terceiro problema, ainda mais importante: a manutenção. Acontece que a maioria dos cursos de e-learning que vivem em um sistema de gestão de aprendizagem (LMS) está desatualizada.

A causa

A razão está na forma como criamos o e-learning. Em um processo tradicional de criação de conteúdo de e-learning, é o designer instrucional o responsável por desenvolver o conteúdo. Como os designers instrucionais não têm o conhecimento do negócio para criar um curso, eles entrevistam os especialistas no assunto da empresa para obter deles a informação correta. Essa é a principal razão pela qual criar conteúdo de e-learning é lento e caro. Esse processo de entrevistar, checar e rechecar consome muito tempo.

Mas o maior problema aparece depois que o curso é publicado. O designer instrucional é responsável pelo curso, mas não está conectado ao negócio. Quando surgem novas percepções na empresa, os procedimentos mudam e novas formas de trabalhar são implementadas. O designer instrucional, no entanto, muitas vezes não fica sabendo dessas mudanças e o curso de e-learning continua igual. Isso significa que ele fica desatualizado em questão de semanas ou, nos piores casos, até de dias.

A solução

Nossa solução para esses problemas é simples. Basta deixar o conhecimento onde ele está: no negócio.

Essa mudança de mentalidade significa que o designer instrucional não é mais responsável por criar e manter os cursos de e-learning. Quem passa a ser é o próprio negócio, por meio dos seus especialistas no assunto. Nessa abordagem, os designers instrucionais podem orientar os colaboradores, apoiá-los e escrever junto com eles, mas não podem assumir a responsabilidade pela criação e pela manutenção do conteúdo. Essa responsabilidade deve ficar com os especialistas no assunto dentro do negócio.

A base teórica da nossa abordagem

A abordagem EGL se apoia em algumas teorias de aprendizagem. Três são as mais importantes:

1. Five Moments of Learning Need (os cinco momentos de necessidade de aprendizagem)
2. Action Mapping
3. A taxonomia de Bloom

Five Moments of Learning Need

Os Five Moments of Learning Need são uma teoria importante desenvolvida por Bob Mosher e Conrad Gottfredson. Ela identifica cinco gatilhos diferentes para a aprendizagem: aprender algo novo, aprofundar, aplicar, resolver e lidar com mudanças.

Duas dessas necessidades são melhor atendidas com aprendizagem formal, como um treinamento presencial ou um curso de e-learning. São os momentos em que algo é completamente novo para quem aprende (“novo”) ou quando há muita informação adicional sobre um tema (“aprofundar”). Seus especialistas no assunto podem criar eles mesmos cursos de e-learning para atender a essas duas necessidades, desde que você escolha uma ferramenta de autoria sem curva de aprendizado (como a Easygenerator) para apoiá-los no processo.

Os outros três momentos de necessidade de aprendizagem aparecem enquanto você trabalha:

• Quando algo mudou;
• Quando você precisa resolver um problema; ou
• Quando você precisa aplicar

Mas nesses casos você não quer parar de trabalhar e ir para uma sala de aula ou entrar em um LMS para fazer um treinamento. Você só quer encontrar a resposta que procura, aplicá-la e seguir trabalhando. Na aprendizagem entre pares (ou EGL), os especialistas no assunto podem criar soluções de microlearning, como checklists e passo a passos, para ajudar os colegas nesses momentos de necessidade.

Action Mapping

O centro da abordagem de action mapping de Cathy More é que os objetivos de aprendizagem devem estar alinhados aos objetivos de negócio e que toda aprendizagem em um ambiente corporativo precisa levar a uma mudança de comportamento. Você precisa aprender a fazer algo novo ou a fazer algo de outra forma para que um treinamento tenha sentido. Transferir conhecimento, por si só, não gera valor para o negócio: você precisa conseguir aplicar esse novo conhecimento.

Por natureza, o conteúdo da aprendizagem gerada pelos colaboradores está mais alinhado aos objetivos e às necessidades do negócio, porque é desenvolvido pelas pessoas que realmente trabalham nele: seus especialistas no assunto.

A taxonomia de Bloom

A taxonomia de Bloom divide a aprendizagem em seis níveis, do mais simples (“lembrar”) ao mais alto (“criar”).

Na aprendizagem entre pares, os especialistas no assunto podem criar materiais de treinamento para os três primeiros níveis de aprendizagem:

• Lembrar
• Compreender
• Aplicar

Em linha com a abordagem de action mapping, todo curso ou material de treinamento criado por especialistas no assunto deve ter no mínimo um objetivo de nível 3: aplicar. Sem aplicação, não haverá mudança de comportamento nem impacto no negócio.

Mas a taxonomia de Bloom tem também outros três níveis de aprendizagem:

• Analisar
• Avaliar
• Criar

Pela nossa própria pesquisa e experiência, descobrimos que esses níveis de aprendizagem não são adequados para a aprendizagem gerada pelos colaboradores por duas razões. Primeiro, porque são complexos demais para engajar os especialistas no assunto. Isso porque, enquanto os três primeiros níveis da taxonomia de Bloom se aplicam ao compartilhamento de conhecimento (que é a essência da aprendizagem gerada pelos colaboradores), esses três níveis mais altos são voltados a uma aprendizagem mais profunda, que exige mais repertório didático.

Segundo, porque não é relevante envolver os especialistas no assunto nesse nível. O maior valor agregado da aprendizagem entre pares é que o conteúdo de treinamento desenvolvido pelos especialistas no assunto está alinhado ao negócio: o conhecimento é prático e fácil de aplicar no contexto. Por isso o EGL quase sempre levará ao nível aplicar e a uma mudança de comportamento. Mas essa é também a sua limitação, já que o EGL não será relevante para níveis mais altos de aprendizagem.

Benefícios da aprendizagem gerada pelos colaboradores

A aprendizagem gerada pelos colaboradores é um método mais rápido e mais barato de desenvolver conteúdo de e-learning. Por exemplo, ao implementar o EGL em toda a empresa, a T-Mobile conseguiu criar 5 vezes mais materiais de treinamento com apenas 25% do orçamento original. Mas as empresas que adotam essa abordagem ganham ainda mais.

Aumente a produtividade

Se alguém na sua organização tem uma dúvida, é bem provável que um colega tenha a resposta. O problema é que essas respostas estão escondidas na cabeça dele. Com uma abordagem de aprendizagem gerada pelos colaboradores, você captura esse conhecimento e garante que todos tenham todas as respostas ao alcance da mão, elevando a produtividade geral do time.

Retenha conhecimento

Conhecimento é poder e, em um mundo com uma força de trabalho que muda rápido, isso nunca foi tão verdadeiro. É um fato que as pessoas passam menos tempo trabalhando na mesma empresa e trocam de emprego mais rápido do que nunca. Isso é um desafio do ponto de vista da retenção de conhecimento: se colaboradores qualificados saem, levam o conhecimento com eles para a próxima empresa. Some-se a isso a aposentadoria que se aproxima da geração X, a maior geração da nossa força de trabalho atual. E, como resultado da pandemia de Covid, muitas pessoas passaram a repensar a vida e o trabalho, dando origem ao que hoje é conhecido como The Great Resignation. A conclusão é simples: você precisa capturar o conhecimento dos seus colaboradores para mantê-lo na empresa quando eles saírem. O EGL é uma das formas mais eficazes e acessíveis de fazer exatamente isso.

Amplie a capacidade do seu departamento de L&D

Seu departamento de L&D consegue produzir apenas uma fração do conteúdo de aprendizagem necessário? Talvez o time esteja desfalcado, ou simplesmente haja pedidos de treinamento demais para dar conta. A aprendizagem gerada pelos colaboradores permite que sua organização amplie a capacidade de treinamento. Com os especialistas no assunto ajudando, você libera o time de L&D para focar nos objetivos mais amplos e no planejamento estratégico. E tudo isso atendendo a muito mais necessidades de e-learning, rápido.

Vá além do e-learning

Metodologias como o modelo 70:20:10 e os Five Moments of Learning Need mostram que a aprendizagem corporativa é mais do que treinamentos presenciais formais ou cursos de e-learning. A demanda por aprender no próprio trabalho não para de crescer. Sempre que você está trabalhando e percebe que algo mudou ou encontra um problema novo, precisa achar uma solução. Como dissemos, essas soluções vivem na cabeça dos seus colegas, e a aprendizagem gerada pelos colaboradores é a melhor forma de capturar e manter essa informação atualizada.

Desafios e limitações da aprendizagem gerada pelos colaboradores

Implementar uma abordagem de aprendizagem gerada pelos colaboradores não vem sem desafios e preocupações. Os benefícios são claros, mas as organizações podem ter dúvidas legítimas sobre entregar o processo de produção de conteúdo de treinamento aos especialistas no assunto. Além disso, há casos claros em que a abordagem EGL simplesmente não é a mais adequada (pense no treinamento de compliance, por exemplo). Abaixo, vamos ver alguns dos principais desafios que as organizações enfrentam na mudança para uma mentalidade EGL, além das limitações dessa metodologia.

A qualidade do conteúdo

A principal preocupação em torno da aprendizagem entre pares é sempre a qualidade da aprendizagem, e com o EGL não é diferente. Essa preocupação com a qualidade do conteúdo tem duas dimensões:

1. Está correto?
2. Qual é a qualidade didática do material de aprendizagem?

Olhando para o primeiro desafio, a preocupação é legítima, mas não é diferente da que você teria se um designer instrucional estivesse desenvolvendo o curso. Nos dois casos, na verdade, você deveria ter essa preocupação. Além disso, quando designers instrucionais desenvolvem materiais de treinamento, eles não conseguem verificar sozinhos a exatidão do conteúdo. Nos dois casos você precisa de um processo de revisão que permita a outros especialistas no assunto checar o conteúdo e dar retorno.

Sobre as dúvidas em relação à qualidade didática de um treinamento desenvolvido por especialistas no assunto, há algumas coisas a considerar. Um bom designer instrucional vai, claro, fazer um curso mais alinhado às melhores práticas didáticas do que um especialista no assunto, isso não está em discussão. Mas, para os fins da aprendizagem entre pares, um curso desenvolvido por um especialista no assunto será bom o suficiente. Treinamentos não precisam ser elaborados e complexos para serem eficazes.

Pesquisas mostram que os especialistas no assunto confiam mais no conteúdo criado por seus pares e que esses cursos têm taxas de aprovação e de conclusão mais altas do que os desenvolvidos por designers instrucionais. A aprendizagem gerada pelos colaboradores também não significa que um designer instrucional não possa participar do processo de criação. Ele pode apoiar o autor, orientá-lo, acompanhá-lo e aconselhá-lo, desde que não assuma a responsabilidade pelo desenvolvimento e pela manutenção do conteúdo.

Além disso, há muita coisa que você pode fazer como organização para endereçar as dúvidas sobre a qualidade do conteúdo de treinamento desenvolvido pelos especialistas no assunto. Orientar os autores e incentivar a revisão por pares são ótimos primeiros passos. Mas garanta também que fique claro para todos quem é o autor do curso. Isso faz com que os autores sintam que o trabalho é deles e queiram se provar como especialistas no tema, o que eleva a qualidade geral. (Todo mundo pensa duas vezes antes de publicar um curso malfeito quando o próprio nome está colado nele!)

Fazer uma distinção entre a aprendizagem gerada pelos colaboradores e os treinamentos de L&D oficialmente aprovados também é uma estratégia eficaz. Você pode fazer isso disponibilizando esses cursos em ambientes diferentes ou simplesmente sinalizando-os. É uma forma clara de gerenciar as expectativas sobre o treinamento.

Falta de tempo dos especialistas no assunto

“Mas nossos especialistas no assunto não têm tempo para isso”: essa é uma objeção que ouvimos com frequência. E, claro, à primeira vista parece um pouco estranho colocar suas melhores pessoas a desenvolver materiais de treinamento e mantê-los atualizados. O ponto é que, muitas vezes, o EGL vai justamente economizar o tempo delas.

Esses especialistas no assunto já são as pessoas que o L&D procura para entrevistar quando desenvolve um treinamento novo. E, como já vimos, esse processo tradicional de criação de conteúdo pode consumir muito tempo. Também são as pessoas que os colegas procuram com dúvidas. Provavelmente estarão envolvidas na integração de novos colaboradores. Tudo isso consome tempo e se repete. O esforço único de criar conteúdo de treinamento sobre o tema é muito mais rápido e eficaz, e economiza muito tempo dos seus especialistas no assunto no longo prazo.

As limitações do EGL

Você pode usar a aprendizagem gerada pelos colaboradores para tudo? A resposta curta é não.

De modo geral, quanto maior o número de pessoas que um curso pretende alcançar, maior a probabilidade de que ele deva ser desenvolvido pelo seu departamento de L&D. Da mesma forma, quanto menor o público-alvo, melhor se encaixa uma abordagem de aprendizagem gerada pelos colaboradores.

A verdade é que as organizações costumam precisar de muito mais treinamentos voltados a um público pequeno. Isso significa que a aprendizagem gerada pelos colaboradores acaba ajudando a liberar os times de L&D e a otimizar recursos.

Para analisar isso em mais detalhe, veja a tabela abaixo, com as principais diferenças entre o treinamento gerado pelo L&D e a aprendizagem gerada pelos colaboradores.

O ponto ideal para o conteúdo gerado pelos colaboradores são cursos menores sobre temas que mudam com frequência. Se você precisa criar um curso para uma parte grande da empresa, com impacto global e alinhado às suas principais prioridades de L&D, então uma abordagem de cima para baixo, gerada pelo L&D, é provavelmente a melhor. Temas que se encaixam nisso são treinamento de compliance, segurança da informação e treinamentos de saúde e segurança. A velocidade de mudança nesses temas é baixa e, como departamento de L&D, você precisa conseguir comprovar em uma auditoria que todos foram aprovados nesses cursos.

O ponto é que esse conteúdo provavelmente representa menos de 5% de todas as necessidades de treinamento da sua empresa. Isso significa que, para os 95% restantes dos pedidos, a aprendizagem gerada pelos colaboradores é a melhor escolha.

Por fim, não vamos esquecer que o EGL não é a melhor forma de criar conteúdo de aprendizagem para os três níveis mais altos da taxonomia de Bloom: analisar, avaliar e criar. É preciso mais conhecimento didático, o que significa que um profissional de L&D deve ser responsável por esse tipo de conteúdo. Isso não quer dizer que os especialistas no assunto não vão participar da criação, mas ao menos a responsabilidade pelo design deve ficar com um designer instrucional.

Como mudar para uma mentalidade de aprendizagem gerada pelos colaboradores

A abordagem da aprendizagem gerada pelos colaboradores pode parecer diferente do que a sua organização está acostumada. Entendemos. Essa nova forma de aprendizagem entre pares vai exigir uma mudança de mentalidade no seu time e na sua organização. Então, o que você pode fazer para preparar as pessoas da sua organização para essa mudança? A chave para mudar mentalidades é informar seus colaboradores, o L&D e o negócio sobre os muitos benefícios do EGL. Para ajudar nessa transição, damos algumas dicas para implementar a aprendizagem gerada pelos colaboradores na sua organização:

1. Comece pequeno

Toda organização tem um enorme volume de conhecimento prático não aproveitado, que não está necessariamente registrado por escrito. A ideia é capturar e compartilhar esse know-how coletivo de boas práticas.

Comece pelos pontos em que as necessidades dos colaboradores se cruzam com as do negócio e com a capacidade tecnológica.

2. Ofereça orientação

Como especialista em aprendizagem, você está em uma posição única para compartilhar boas práticas e estratégias de criação de conteúdo. Oriente os colaboradores e ensine os especialistas no assunto a criar materiais de treinamento por conta própria. Leia nosso guia para mais dicas sobre como criar seu primeiro curso de e-learning.

3. Monte um kit de ferramentas fácil de usar

Monte um espaço central onde os usuários possam encontrar e compartilhar conhecimento sobre como criar materiais de treinamento. Deixe-o o mais atraente e simples de usar possível. Pode ser um wiki, uma página de intranet, um site em WordPress ou até parte do seu LMS (se você tiver um).

4. Disponibilize uma ferramenta de autoria de e-learning fácil de usar

Dê aos usuários acesso a uma plataforma intuitiva para desenvolver e publicar conteúdo.Um software de e-learning para especialistas no assunto precisa ser fácil e intuitivo de usar, com templates para criar conteúdo e um suporte técnico forte por parte do fornecedor.

O time de L&D pode ter um papel estratégico ao ajudar a encontrar uma solução e depois seguir orientando ao longo de todo o processo de desenvolvimento de conteúdo.

5. Faça parceria com RH, times regionais e liderança

A aprendizagem gerada pelos colaboradores é um modelo democrático que aproveita a força da comunidade. Isso significa que a adesão e o apoio dos líderes de negócio em toda a organização são essenciais. Saiba mais sobre como conquistar o apoio das partes interessadas.

6. Dê autonomia aos especialistas no assunto e crie os recursos junto com eles

Além das partes interessadas do negócio, você também precisa envolver os colaboradores que são os seus verdadeiros criadores de conhecimento. Estimule um modelo de desenvolvimento conjunto que reconheça os colaboradores como especialistas e incentive o diálogo entre eles e o time de L&D.

Implemente a aprendizagem gerada pelos colaboradores com a Easygenerator

Para abraçar a aprendizagem gerada pelos colaboradores, você precisa de uma ferramenta de autoria de e-learning que permita a qualquer pessoa do negócio criar materiais de treinamento. A Easygenerator é essa ferramenta. Juntas, a aprendizagem gerada pelos colaboradores e a Easygenerator colocam os colaboradores no comando do próprio desenvolvimento e permitem que o L&D trate o treinamento corporativo de baixo para cima, em toda a empresa.

• Zero curva de aprendizado: a Easygenerator não tem curva de aprendizado e conta com um recurso de arrastar e soltar que facilita criar treinamentos. A maior parte das coisas, como identidade visual e configuração, pode ser padronizada. Isso significa que os autores podem focar exclusivamente em criar conteúdo.
• Colaboração fácil: quando várias pessoas trabalham juntas para criar um treinamento eficaz, o ideal é usar apenas uma ferramenta. Com a Easygenerator isso é possível. É uma única ferramenta na qual vocês escrevem em conjunto, trocam mensagens, acompanham versões e muito mais.
• Suporte do Customer Success: nossos Customer Success Managers atendem por telefone, chat ou e-mail 5 dias por semana, 19 horas por dia. Eles ajudam até a montar uma trilha de onboarding bem-sucedida. Juntos, vocês vão definir suas necessidades, estruturar seu projeto e começar a usar nossa ferramenta.

A aprendizagem gerada pelos colaboradores é a forma mais eficaz de criar a grande maioria do conteúdo de treinamento corporativo: é mais rápida, mais barata e é a resposta para o problema do conteúdo desatualizado. Além disso, essa metodologia acompanha a tendência crescente de sair de uma lógica de cima para baixo e adotar uma de baixo para cima. Em toda a sociedade, as pessoas estão assumindo a responsabilidade pelo próprio aprendizado e não esperam que um departamento de L&D organize isso para elas. Se você quer tornar a criação do seu conteúdo de treinamento mais eficiente e sustentável, mas acima de tudo se quer prepará-la para o futuro, a aprendizagem gerada pelos colaboradores é o caminho.