Tradicionalmente, los materiales de formación los desarrollaban diseñadores instruccionales que trabajaban en el departamento de L&D de la organización o incluso en una empresa externa. Ese proceso de creación de contenido e-learning es lento, caro y arrastra un enorme problema de mantenimiento. En Easygenerator ideamos una nueva forma de crear cursos de e-learning aprovechando la experiencia de tus empleados para el aprendizaje entre iguales. Es más rápido, más barato y resuelve tu problema de mantenimiento de cursos, además de unos cuantos más por el camino. Lo llamamos aprendizaje generado por los empleados (Employee-generated Learning). En esta guía explicamos los detalles de este enfoque y cómo implantarlo en tu organización.
¿Qué es el aprendizaje generado por los empleados?
En resumen, el aprendizaje generado por los empleados (o EGL) es un modelo de L&D que impulsa el aprendizaje entre iguales trasladando la responsabilidad de la creación de contenido desde L&D hacia tus empleados o expertos en la materia (SME). Son ellos quienes poseen toda la experiencia y el conocimiento que quieres compartir. La idea de este enfoque surgió de una reflexión sencilla sobre el estado actual de la L&D corporativa:
El problema
«Dedicamos mucho tiempo y dinero a enseñar a la gente cosas desfasadas».
La investigación muestra que crear una hora de e-learning requiere entre 90 y 240 horas de trabajo. Y ese proceso puede costar entre 10 000 y 30 000 dólares. Estas cifras muestran que crear contenido e-learning es lento y caro. Pero hay un tercer problema aún más importante: el mantenimiento. Resulta que la mayoría de los cursos de e-learning que viven en un sistema de gestión del aprendizaje (LMS) están desactualizados.
La causa
La razón está en cómo creamos el e-learning. En un proceso tradicional de creación de contenido e-learning, es el diseñador instruccional quien se responsabiliza de desarrollar el contenido. Como los diseñadores instruccionales no tienen el conocimiento del negocio para crear un curso, entrevistan a los expertos en la materia de la empresa para obtener de ellos la información correcta. Esta es la razón principal por la que crear contenido e-learning es lento y caro. Ese proceso de entrevistar, comprobar y volver a comprobar consume muchísimo tiempo.
Pero el mayor problema surge una vez publicado el curso. El diseñador instruccional es responsable del curso, pero no está conectado al negocio. Cuando aparecen nuevas ideas en la empresa, los procedimientos cambian y se implantan nuevas formas de trabajar. El diseñador instruccional, sin embargo, a menudo no se entera de esos cambios y el curso de e-learning sigue igual. Eso significa que queda desfasado en cuestión de semanas o, en el peor de los casos, incluso de días.
La solución
Nuestra solución a estos problemas es sencilla. Deja el conocimiento donde está: en el negocio.
Este cambio de mentalidad significa que el diseñador instruccional ya no es responsable de crear y mantener los cursos de e-learning. Lo es el negocio, a través de sus expertos en la materia. En este enfoque, los diseñadores instruccionales pueden acompañar a los empleados, ayudarlos y crear contenido junto a ellos, pero no pueden asumir la responsabilidad de la creación y el mantenimiento del contenido. Esa responsabilidad debe quedarse con los expertos en la materia dentro del negocio.
La base teórica de nuestro enfoque
El enfoque EGL se sustenta en varias teorías del aprendizaje. Tres son las más importantes:
- Five Moments of Learning Need (los cinco momentos de necesidad de aprendizaje)
- Action Mapping
- La taxonomía de Bloom
Five Moments of Learning Need
Los Five Moments of Learning Need son una teoría importante desarrollada por Bob Mosher y Conrad Gottfredson. Identifica cinco desencadenantes distintos del aprendizaje: aprender algo nuevo, profundizar, aplicar, resolver y adaptarse al cambio.
Dos de esas necesidades de aprendizaje se cubren mejor con aprendizaje formal, como una formación presencial o un curso de e-learning. Son los momentos en los que algo es completamente nuevo para el alumno («nuevo») o cuando hay mucha información adicional sobre un tema («profundizar»). Tus expertos en la materia pueden crear ellos mismos cursos de e-learning para cubrir estas dos necesidades, siempre que elijas una herramienta de autoría sin curva de aprendizaje (como Easygenerator) que les dé apoyo en el proceso.
Los otros tres momentos de necesidad de aprendizaje aparecen mientras trabajas:
- Cuando algo ha cambiado;
- Cuando necesitas resolver un problema; o
- Cuando necesitas aplicar
Pero en esos casos no quieres dejar de trabajar e ir a un aula o iniciar sesión en un LMS para hacer una formación. Solo quieres encontrar la respuesta que buscas, aplicarla y seguir trabajando. En el aprendizaje entre iguales (o EGL), los expertos en la materia pueden crear soluciones de microlearning, como listas de comprobación e instrucciones paso a paso, para ayudar a sus compañeros en esos momentos de necesidad.
Action Mapping
El núcleo del enfoque de action mapping de Cathy More es que los objetivos de aprendizaje deben alinearse con los objetivos de negocio y que todo aprendizaje en un entorno corporativo tiene que llevar a un cambio de comportamiento. Necesitas aprender a hacer algo nuevo o a hacer algo de otra manera para que una formación tenga sentido. Transferir conocimiento por sí solo no añade valor de negocio: tienes que poder aplicar ese nuevo conocimiento.
Por defecto, el contenido del aprendizaje generado por los empleados está mejor alineado con los objetivos y las necesidades del negocio, porque lo desarrollan las personas que realmente trabajan en él: tus expertos en la materia.
La taxonomía de Bloom
La taxonomía de Bloom divide el aprendizaje en seis niveles, desde el aprendizaje simple («recordar») hasta el nivel más alto («crear»).
En el aprendizaje entre iguales, los expertos en la materia pueden crear materiales formativos para los tres primeros niveles de aprendizaje:
- Recordar
- Comprender
- Aplicar
En línea con el enfoque de action mapping, todo curso o material formativo creado por un experto en la materia debería tener al menos un objetivo de nivel 3: aplicar. Sin aplicación no habrá cambio de comportamiento ni impacto en el negocio.
Pero la taxonomía de Bloom tiene además otros tres niveles de aprendizaje:
- Analizar
- Evaluar
- Crear
Por nuestra propia investigación y experiencia, hemos comprobado que estos niveles de aprendizaje no encajan con el aprendizaje generado por los empleados por dos razones. Primero, porque son demasiado complejos para implicar a los expertos en la materia. Y es que, mientras los tres primeros niveles de la taxonomía de Bloom son aplicables al intercambio de conocimiento (que es la esencia del aprendizaje generado por los empleados), estos tres niveles superiores se centran en un aprendizaje más profundo, que exige más criterio didáctico.
Segundo, porque no es relevante implicar a los expertos en la materia en ese nivel. El mayor valor añadido del aprendizaje entre iguales es que el contenido formativo que desarrollan los expertos en la materia está alineado con el negocio: el conocimiento es práctico y se aplica con facilidad en contexto. Por eso el EGL llevará casi siempre al nivel de aplicar y a un cambio de comportamiento. Pero esa es también su limitación, ya que el EGL no será relevante para los niveles de aprendizaje superiores.
Ventajas del aprendizaje generado por los empleados
El aprendizaje generado por los empleados es un método más rápido y barato de desarrollar contenido e-learning. Por ejemplo, al implantar el EGL a escala de toda la empresa, T-Mobile pudo crear 5 veces más materiales formativos con solo el 25 % de su presupuesto original. Pero las empresas que adoptan este enfoque obtienen más ventajas.
Aumentar la productividad
Si alguien en tu organización tiene una duda, es muy probable que un compañero tenga la respuesta. El problema es que esas respuestas están escondidas en su cabeza. Con un enfoque de aprendizaje generado por los empleados puedes capturar ese conocimiento y asegurarte de que todo el mundo tenga todas las respuestas al alcance de la mano, lo que impulsa la productividad general de tu equipo.
Retener el conocimiento
El conocimiento es poder, y en un mundo con una plantilla que cambia rápido eso no podría ser más cierto. Es un hecho que la gente pasa menos tiempo trabajando en la misma empresa y cambia de trabajo más rápido que nunca. Es un reto desde el punto de vista de la retención del conocimiento: si los empleados cualificados se van, se llevan su conocimiento a la siguiente empresa. A esto se suma la inminente jubilación de la generación X, la generación más numerosa de nuestra plantilla actual. Y como consecuencia de la pandemia de Covid, muchas personas se han replanteado su vida y su trabajo, dando lugar a lo que hoy se conoce como The Great Resignation. La conclusión es sencilla: tienes que capturar el conocimiento de tus empleados para que se quede en la empresa cuando ellos se vayan. El EGL es una de las formas más eficaces y asequibles de conseguirlo.
Ampliar la capacidad de tu departamento de L&D
¿Tu departamento de L&D solo consigue crear una fracción del contenido formativo necesario? Puede que el equipo esté falto de personal o que simplemente haya demasiadas peticiones de formación para poder seguir el ritmo. El aprendizaje generado por los empleados permite a tu organización ampliar su capacidad formativa. Con los expertos en la materia echando una mano, puedes liberar a tu equipo de L&D para que se centre en los objetivos de fondo y en la planificación estratégica. Y todo ello cubriendo muchas más necesidades de e-learning, y rápido.
Ir más allá del e-learning
Metodologías como el modelo 70:20:10 y los Five Moments of Learning Need nos enseñan que el aprendizaje corporativo es más que formaciones presenciales formales o cursos de e-learning. Cada vez se pide más aprender en el puesto de trabajo. Siempre que estás trabajando y descubres que algo ha cambiado o te encuentras con un problema nuevo, necesitas encontrar una solución. Como hemos comentado, esas soluciones viven en la cabeza de tus compañeros, y el aprendizaje generado por los empleados es la mejor forma de capturar y mantener esa información.
Retos y limitaciones del aprendizaje generado por los empleados
Implantar un enfoque de aprendizaje generado por los empleados no está exento de retos y reservas. Aunque las ventajas están claras, las organizaciones pueden tener dudas legítimas sobre ceder el proceso de producción de contenido formativo a los expertos en la materia. Además, hay casos claros en los que un enfoque EGL simplemente no es el más adecuado (piensa, por ejemplo, en la formación de cumplimiento). A continuación vemos algunos de los principales retos a los que se enfrentan las organizaciones al pasar a una mentalidad EGL, así como las limitaciones de esta metodología.
La calidad del contenido
La principal preocupación en torno al aprendizaje entre iguales es siempre la calidad del aprendizaje, y con el EGL no es distinto. Esa preocupación por la calidad del contenido tiene dos dimensiones:
- ¿Es correcto?
- ¿Cuál es la calidad didáctica del material formativo?
Si miramos el primer reto, la preocupación es legítima, pero no es distinta de la que tendrías si fuera un diseñador instruccional quien desarrollara el curso. En ambos casos, de hecho, deberías tenerla. Además, cuando los diseñadores instruccionales desarrollan materiales formativos, no pueden comprobar por sí mismos la exactitud del contenido. En ambos casos necesitas un proceso de revisión que permita a otros expertos en la materia revisar el contenido y dar su opinión.
En cuanto a las dudas sobre la calidad didáctica de una formación desarrollada por expertos en la materia, hay varias cosas que considerar. Un buen diseñador instruccional hará, por supuesto, un curso más alineado con las buenas prácticas didácticas que un experto en la materia, de eso no hay duda. Pero para el propósito del aprendizaje entre iguales, un curso desarrollado por un experto en la materia será lo bastante bueno. Las formaciones no tienen que ser elaboradas y complejas para ser eficaces.
La investigación muestra que los expertos en la materia confían más en el contenido creado por sus compañeros y que esos cursos tienen tasas de aprobación y de finalización más altas que los desarrollados por diseñadores instruccionales. El aprendizaje generado por los empleados tampoco significa que un diseñador instruccional no pueda participar en el proceso de creación. Puede apoyar al autor, guiarlo, acompañarlo y asesorarlo, siempre que no asuma la responsabilidad del desarrollo y el mantenimiento del contenido.
Además, hay muchas cosas que puedes hacer como organización para abordar las dudas sobre la calidad del contenido formativo desarrollado por expertos en la materia. Acompañar a los autores y fomentar la revisión entre iguales son unos primeros pasos excelentes. Pero asegúrate también de que quede claro para todo el mundo quién es el autor del curso. Eso permite que los autores sientan que el trabajo es suyo y que quieran demostrar su valía como expertos en el tema, lo que eleva la calidad general. (¡Todo el mundo se lo piensa dos veces antes de publicar un curso descuidado si su nombre queda pegado a él!)
Distinguir entre el aprendizaje generado por los empleados y las formaciones de L&D aprobadas oficialmente también es una estrategia eficaz. Puedes hacerlo ofreciendo esos cursos en entornos distintos o simplemente etiquetándolos. Es una forma clara de gestionar las expectativas sobre la formación.
La falta de tiempo de los expertos en la materia
«Pero nuestros expertos en la materia no tienen tiempo para esto»: es una objeción que oímos a menudo. Y, por supuesto, a primera vista parece un poco raro que tu mejor gente dedique tiempo a desarrollar materiales formativos y a mantenerlos al día. La cuestión es que, muy a menudo, el EGL les ahorrará tiempo.
Esos expertos en la materia ya son las personas a las que L&D acude a entrevistar cuando desarrolla una formación nueva. Y, como hemos visto, ese proceso tradicional de creación de contenido puede consumir muchísimo tiempo. También son las personas a las que los compañeros recurren con sus dudas. Es probable que participen en la incorporación de nuevos empleados. Todo eso consume tiempo y se repite. El esfuerzo puntual de crear contenido formativo sobre ello es mucho más rápido y eficaz, y ahorra mucho tiempo a tus expertos en la materia a la larga.
Las limitaciones del EGL
¿Puedes usar un enfoque de aprendizaje generado por los empleados para todo? La respuesta corta es no.
En general, puede decirse que cuanto mayor es el número de alumnos a los que se dirige un curso, más probable es que deba desarrollarlo tu departamento de L&D. Del mismo modo, cuanto menor es el número de alumnos objetivo, mejor encaja un enfoque de aprendizaje generado por los empleados.
La realidad es que las organizaciones suelen necesitar muchas más formaciones dirigidas a un público reducido. Eso significa que el aprendizaje generado por los empleados acaba ayudando a liberar a los equipos de L&D y a optimizar los recursos.
Para analizarlo con más detalle, echa un vistazo a la tabla de abajo, donde encontrarás las principales diferencias entre la formación generada por L&D y el aprendizaje generado por los empleados.
El terreno ideal del contenido generado por los empleados son los cursos más pequeños sobre temas con una alta tasa de cambio. Si tienes que crear un curso para una gran parte de tu empresa, con impacto global y alineado con tus principales prioridades de L&D, entonces probablemente sea mejor un enfoque descendente generado por L&D. Los temas que encajan aquí son la formación de cumplimiento, la seguridad y las formaciones de salud y seguridad laboral. La velocidad de cambio en estos temas es baja y, como departamento de L&D, necesitas poder demostrar en una auditoría que todo el mundo ha aprobado esos cursos.
La cuestión es que ese contenido probablemente represente menos del 5 % de todas las necesidades formativas de tu empresa. Eso significa que, para el 95 % restante de peticiones de formación, un enfoque de aprendizaje generado por los empleados es el que mejor encaja.
Por último, no olvidemos que el EGL no es la mejor forma de crear contenido formativo para los tres niveles de aprendizaje más altos de la taxonomía de Bloom: analizar, evaluar y crear. Hace falta más conocimiento didáctico, lo que significa que un profesional de L&D debería responsabilizarse de este tipo de contenido. Eso no quiere decir que los expertos en la materia no vayan a participar en su creación, pero al menos la responsabilidad del diseño debería estar en manos de un diseñador instruccional.
Cómo cambiar a una mentalidad de aprendizaje generado por los empleados
El enfoque del aprendizaje generado por los empleados puede parecer distinto de aquello a lo que tu organización está acostumbrada. Lo entendemos. Este nuevo enfoque de aprendizaje entre iguales exigirá un cambio de mentalidad en tu equipo y en tu organización. ¿Qué puedes hacer entonces para preparar a las personas de tu organización para ese cambio? La clave para cambiar mentalidades es formar a tus empleados, a L&D y al negocio sobre las muchas ventajas del EGL. Para ayudarte con ese cambio, te damos algunos consejos para implantar el aprendizaje generado por los empleados en tu organización:
1. Empieza poco a poco
Toda organización tiene un enorme volumen de conocimiento práctico sin explotar que no está necesariamente recogido por escrito. La idea es capturar y compartir ese saber colectivo de buenas prácticas.
Empieza por los puntos donde las necesidades de los empleados se cruzan con las necesidades del negocio y la capacidad tecnológica.
2. Ofrece orientación
Como experto en aprendizaje, estás en una posición única para compartir buenas prácticas y estrategias de creación de contenido. Ofrece orientación a los empleados y enseña a los expertos en la materia a crear materiales formativos por su cuenta. Lee nuestra guía para más consejos sobre cómo crear tu primer curso de e-learning.
3. Desarrolla un kit de herramientas fácil de usar
Crea un espacio central donde los usuarios puedan encontrar y compartir conocimiento sobre cómo crear materiales formativos. Hazlo lo más atractivo y fácil de usar posible. Puede ser un wiki, una página de intranet, un sitio de WordPress o incluso una parte de tu LMS (si tienes uno).
4. Facilita una herramienta de autoría de e-learning fácil de usar
Da a los usuarios acceso a una plataforma intuitiva para desarrollar y distribuir contenido.El software de e-learning para expertos en la materia tiene que ser fácil e intuitivo de usar, con plantillas para crear contenido y un soporte técnico sólido por parte del proveedor de la herramienta.
El equipo de L&D puede desempeñar un papel estratégico ayudando a encontrar una solución y siguiendo después con la orientación a lo largo de todo el proceso de creación de contenido.
5. Colabora con RR. HH., los equipos regionales y la dirección
El aprendizaje generado por los empleados es un modelo de aprendizaje democrático que aprovecha la fuerza de la comunidad. Eso significa que la adopción y el respaldo de los responsables del negocio en toda la organización son esenciales. Descubre más sobre cómo conseguir el respaldo de las partes interesadas.
6. Empodera a los expertos en la materia y crea los recursos formativos con ellos
Además de las partes interesadas del negocio, también necesitas implicar a los empleados que son tus verdaderos creadores de conocimiento. Fomenta un modelo de desarrollo conjunto que reconozca a los empleados como expertos y que anime al diálogo entre ellos y el equipo de L&D.
Implanta el aprendizaje generado por los empleados con Easygenerator
Para abrazar el aprendizaje generado por los empleados necesitas una herramienta de autoría de e-learning que permita a cualquier persona del negocio crear materiales formativos. Easygenerator es esa herramienta. Juntos, el aprendizaje generado por los empleados y Easygenerator ponen a los empleados al volante de su propio crecimiento y permiten a L&D abordar la formación corporativa de abajo arriba en toda la empresa.
- Cero curva de aprendizaje: Easygenerator no tiene curva de aprendizaje y cuenta con una función de arrastrar y soltar que facilita crear formación. La mayoría de las cosas, como la identidad de marca y la configuración, se pueden estandarizar. Eso significa que los autores pueden centrarse únicamente en crear contenido.
- Colaboración fácil: cuando colaboráis para crear formación eficaz, lo ideal sería trabajar con una sola herramienta. Con Easygenerator es posible. Es una única herramienta en la que podéis crear contenido a varias manos, enviar mensajes, controlar versiones y mucho más.
- Apoyo de Customer Success: nuestros Customer Success Managers ofrecen soporte por teléfono, chat o correo 5 días a la semana, 19 horas al día. Incluso te ayudan a montar un proceso de incorporación exitoso. Juntos determinaréis tus necesidades, montaréis tu proyecto y empezaréis a usar nuestra herramienta.
El aprendizaje generado por los empleados es la forma más eficaz de crear la inmensa mayoría del contenido formativo corporativo: es más rápido, más barato y es la respuesta al problema del contenido desfasado. Además, la metodología del aprendizaje generado por los empleados encaja en la tendencia creciente de pasar de un enfoque descendente a uno ascendente. En toda nuestra sociedad, la gente asume la responsabilidad de aprender por sí misma y no espera que un departamento de L&D se lo organice. Si quieres que la creación de tu contenido formativo sea más eficiente y sostenible, pero sobre todo si quieres que esté preparada para el futuro, el aprendizaje generado por los empleados es el camino.
