El aprendizaje generado por los empleados supone una reducción de los costes de formación, cursos siempre actualizados y la capacidad de crear contenido formativo 5 veces más rápido. Lee nuestra guía gratuita para descubrir cómo.
Tradicionalmente, los materiales de formación eran desarrollados por diseñadores de aprendizaje que trabajaban en el departamento de L&D de una organización o incluso con una empresa externa. Ese proceso de creación de contenido de e-learning es lento y caro, y dificulta bastante el mantenimiento. En Easygenerator, hemos ideado una nueva forma de crear cursos de e-learning aprovechando la experiencia de sus empleados para el aprendizaje entre pares. Es más rápido, más económico y solucionará el problema del mantenimiento de sus cursos, además de otros inconvenientes en el camino. En eso consiste el aprendizaje generado por los empleados. En esta guía, explicaremos los detalles de este enfoque y cómo implementarlo en su organización.
En pocas palabras, el aprendizaje generado por los empleados (o EGL, por sus siglas en inglés) es un modelo de L&D que promueve el aprendizaje entre pares al trasladar la responsabilidad de la creación de contenido del departamento de L&D a sus empleados o a sus expertos en la materia (SMEs). Ellos son quienes poseen todos los conocimientos y la experiencia que desea compartir. La idea de este enfoque surgió de una simple reflexión sobre el estado actual del L&D corporativo:
«Dedicamos mucho tiempo y dinero a enseñar a la gente cosas obsoletas».
Las investigaciones demuestran que crear una hora de e-learning requiere de 90 a 240 horas de trabajo. Además, ese proceso puede costar entre $10.000 y $30.000. Estas cifras demuestran que crear contenido de e-learning es lento y costoso. Pero existe un tercer problema aún más importante: el mantenimiento. Resulta que la mayoría de los cursos de e-learning que residen en un Sistema de Gestión de Aprendizaje (LMS) están desactualizados.
La razón radica en la forma en que creamos el e-learning. En un proceso tradicional de creación de contenido de e-learning, es el diseñador instruccional quien es responsable de desarrollar el contenido. Dado que los diseñadores instruccionales no tienen el conocimiento comercial para crear un curso, entrevistarán a los expertos en la materia (SMEs) del negocio para obtener la información correcta de ellos. Esta es la razón principal por la que crear contenido de e-learning es lento y costoso. Este proceso de entrevistar, verificar y volver a verificar lleva mucho tiempo.
Pero el mayor problema surge una vez que se ha publicado un curso. El diseñador instruccional es responsable del curso, pero no está conectado con el negocio. Cuando surgen nuevos conocimientos en el negocio, se cambian los procedimientos y se implementan nuevas formas de trabajo. El diseñador instruccional, sin embargo, a menudo no está al tanto de estos cambios y el curso de e-learning permanece igual. Esto significa que quedan obsoletos en cuestión de semanas o, en el peor de los casos, incluso días.
Nuestra solución a estos problemas es sencilla. Simplemente deje el conocimiento donde está: en el negocio.
Este cambio de mentalidad significa que el diseñador instruccional ya no es responsable de crear y mantener los cursos de e-learning. Más bien, es el negocio a través de sus expertos en la materia (SMEs). En este enfoque, los diseñadores instruccionales pueden entrenar a los empleados, asistirlos, coautorizar con ellos, pero no pueden asumir la responsabilidad de la creación y el mantenimiento del contenido. Esta responsabilidad debe recaer en los expertos en la materia (SMEs) dentro del negocio.
El enfoque EGL se basa en algunas teorías de aprendizaje. Tres son las más importantes:
Los cinco momentos de necesidades de aprendizaje es una teoría importante desarrollada por Bob Mosher y Conrad Gottfredson. Identifica cinco desencadenantes diferentes para el aprendizaje: nuevo, más, aplicar, resolver y cambiar.
Dos de las necesidades de aprendizaje pueden abordarse mejor con un aprendizaje formal, como una capacitación presencial o un curso de aprendizaje electrónico. Estos momentos son cuando algo es completamente nuevo para el alumno (“Nuevo”) o cuando hay mucha información adicional sobre un tema (“Más”). Sus expertos en la materia (SMEs) pueden crear cursos de aprendizaje electrónico ellos mismos para abordar estas dos necesidades de aprendizaje, siempre y cuando seleccione una herramienta de autoría de curva de aprendizaje cero (como Easygenerator) para apoyarlos en el proceso.
Los otros tres momentos de necesidades de aprendizaje aparecen mientras usted está trabajando:
Pero en estos casos, usted no quiere dejar de trabajar e ir a un aula o iniciar sesión en un LMS para asistir a una capacitación. Usted solo quiere encontrar la respuesta que busca, aplicarla y continuar trabajando. En el aprendizaje entre pares (o EGL), los expertos en la materia pueden crear soluciones de microaprendizaje, como listas de verificación y guías prácticas, para ayudar a sus colegas en estos momentos de necesidades de aprendizaje.
El núcleo del enfoque de mapeo de acciones de Cathy Moore es que los objetivos de aprendizaje deben estar alineados con los objetivos comerciales y que todo aprendizaje en un entorno corporativo debe conducir a un cambio de comportamiento. Usted necesita aprender a hacer algo nuevo o a hacer algo de una manera diferente para que una capacitación sea significativa. La transferencia de conocimiento por sí sola no añade valor empresarial; usted necesita ser capaz de aplicar este nuevo conocimiento.
Por defecto, el contenido de aprendizaje generado por los empleados está mejor alineado con los objetivos y necesidades del negocio, ya que es desarrollado por las personas que realmente trabajan en la empresa: sus expertos en la materia (SMEs).
La Taxonomía de Bloom divide el aprendizaje en seis niveles, que van desde el aprendizaje simple (“recordar”) hasta el nivel más alto de aprendizaje (“crear”).
En el aprendizaje entre pares, los expertos en la materia (SMEs) pueden crear materiales de formación para abordar los tres primeros niveles de aprendizaje:
En línea con el enfoque de mapeo de acciones, cada curso o material de formación creado por los expertos en la materia (SMEs) debe tener al menos un objetivo de Nivel 3: Aplicación Sin aplicación no habrá cambio de comportamiento ni impacto empresarial.
Pero la Taxonomía de Bloom también tiene tres niveles adicionales de aprendizaje:
A partir de nuestra propia investigación y experiencia, hemos descubierto que estos niveles de aprendizaje no son adecuados para el aprendizaje generado por los empleados por dos razones. En primer lugar, porque son demasiado complejos para involucrar a los SMEs. Esto se debe a que, si bien los tres primeros niveles de la Taxonomía de Bloom son aplicables al intercambio de conocimientos (que es la esencia del aprendizaje generado por los empleados), estos tres niveles superiores se centran en un aprendizaje más profundo, lo que requiere más conocimientos didácticos.
En segundo lugar, porque no es relevante que los SMEs participen en este nivel. El mayor valor añadido del aprendizaje entre pares es que el contenido de formación desarrollado por los SMEs está alineado con el negocio; el conocimiento es práctico y se aplica fácilmente en el contexto. Por esa razón, EGL casi siempre conducirá al nivel de Aplicación y dará lugar a un cambio de comportamiento. Sin embargo, esta es también su limitación, ya que EGL no será relevante para niveles superiores de aprendizaje.
EGL es un método más rápido y económico para desarrollar contenido de e-learning. Por ejemplo, al implementar EGL a nivel de toda la empresa, T-Mobile pudo crear 5 veces más materiales de formación con solo el 25% de su presupuesto original. Pero existen más beneficios para las empresas que adoptan este enfoque.
Si alguien en su organización tiene una pregunta, es muy probable que un compañero de trabajo tenga la respuesta. El problema es que esas respuestas están ocultas en sus cabezas. Con un enfoque de aprendizaje generado por los empleados, puede capturar ese conocimiento y asegurarse de que todos tengan todas las respuestas al alcance de la mano, lo que aumenta la productividad general de su equipo.
El conocimiento es poder y, en un mundo con una fuerza laboral que cambia rápidamente, eso no podría ser más cierto. Es un hecho que las personas pasan menos tiempo trabajando para la misma empresa y cambian de trabajo más rápido que nunca. Este es un desafío desde el punto de vista de la retención del conocimiento: si los empleados calificados se van, se llevarán su conocimiento a la siguiente empresa. Además de esto, nos enfrentamos a la próxima jubilación de la generación X, la generación más grande en nuestra fuerza laboral actual. Y como resultado de la pandemia de Covid, muchas personas han comenzado a repensar su vida y su trabajo, lo que resultó en lo que ahora se conoce como La Gran Renuncia. La conclusión aquí es simple: debe capturar el conocimiento de sus empleados para mantenerlo en la empresa cuando se vayan. EGL es una de las formas más efectivas y asequibles de hacer precisamente esto.
¿Su L&D solo puede crear una fracción del contenido de aprendizaje necesario? Quizás el equipo no cuenta con suficiente personal o simplemente hay demasiadas solicitudes de capacitación para seguir el ritmo. El aprendizaje generado por los empleados permite que su organización amplíe su capacidad de capacitación. Con la ayuda de los SMEs, puede liberar a su L&D para que se concentre en objetivos más amplios y en la planificación estratégica. Todo esto mientras puede satisfacer muchas más necesidades de e-learning, rápidamente.
Metodologías como el modelo 70:20:10 y los Cinco Momentos de Necesidad de Aprendizaje nos enseñan que el aprendizaje corporativo es más que capacitaciones formales presenciales o cursos de e-learning. Existe una demanda creciente de aprendizaje en el trabajo. Siempre que esté trabajando y descubra que algo ha cambiado o se encuentre con un problema nuevo, necesita encontrar una solución. Como mencionamos, esas soluciones viven en las cabezas de sus compañeros de trabajo y el aprendizaje generado por los empleados es la mejor manera de capturar y mantener esta información.
La implementación de un enfoque de aprendizaje generado por los empleados no está exenta de desafíos e inquietudes. Si bien los beneficios son claros, las organizaciones pueden tener preocupaciones válidas sobre delegar el proceso de producción de contenido de capacitación a los expertos en la materia. Además, hay casos claros en los que un enfoque de EGL simplemente no es la mejor opción (piense en capacitación sobre cumplimiento, por ejemplo). A continuación, analizaremos algunos de los principales desafíos que enfrentan las organizaciones al hacer la transición a una mentalidad de EGL, así como las limitaciones de esta metodología.
La principal preocupación en torno al aprendizaje entre pares es siempre la calidad del aprendizaje y con EGL eso no es diferente. La preocupación por la calidad del contenido tiene dos dimensiones:
Si observamos el primer desafío, es una preocupación válida, pero no es diferente a las preocupaciones de calidad que tendría si un diseñador instruccional fuera quien desarrollara el curso. En ambos casos, en realidad debería tener esta preocupación. Además, cuando los diseñadores instruccionales desarrollan materiales de capacitación, no pueden verificar la precisión del contenido por sí mismos. En ambos casos, necesita un proceso de revisión para permitir que otros expertos en la materia verifiquen el contenido de la capacitación y proporcionen comentarios.
Cuando se trata de preocupaciones sobre la calidad didáctica de una capacitación desarrollada por expertos en la materia, hay algunas cosas a considerar. Un buen diseñador instruccional, por supuesto, creará un curso que esté más alineado con las mejores prácticas didácticas que un experto en la materia; no hay duda de eso. Pero para los propósitos del aprendizaje entre pares, un curso desarrollado por un experto en la materia será lo suficientemente bueno. Las capacitaciones no tienen que ser elaboradas y complejas para ser efectivas.
La investigación muestra que los expertos en la materia confían más en el contenido creado por sus pares y que estos cursos tienen tasas de aprobación y finalización más altas que los desarrollados por diseñadores instruccionales. El aprendizaje generado por los empleados tampoco significa que un diseñador instruccional no pueda participar en el proceso de creación. Pueden apoyar al autor, guiarlo, entrenarlo, aconsejarlo, siempre y cuando no asuman la responsabilidad del desarrollo y mantenimiento del contenido.
Además, hay muchas cosas que puede hacer como organización para abordar las preocupaciones sobre la calidad del contenido de capacitación desarrollado por los expertos en la materia. Entrenar a los autores y promover la revisión por pares son excelentes primeros pasos. Pero también asegúrese de que quede claro para todos quién es el autor del curso. Esto permite que los autores sientan un sentido de propiedad y una disposición a demostrar que son expertos en el tema, lo que impulsa la calidad general. (¡Todos lo pensarán dos veces antes de publicar un curso descuidado si su nombre está estrechamente vinculado a él!)
Hacer una distinción entre el aprendizaje generado por los empleados y las capacitaciones de L&D aprobadas oficialmente también es una estrategia eficaz. Puede hacerlo proporcionando estos cursos en diferentes entornos o simplemente etiquetándolos. Esta es una forma clara de gestionar las expectativas sobre la capacitación.
«Pero nuestros expertos en la materia no tienen tiempo para esto»: esta es una preocupación que escuchamos a menudo. Y, por supuesto, a primera vista parece un poco extraño que sus mejores personas dediquen tiempo a desarrollar materiales de capacitación y a mantenerlos actualizados. La cuestión es que, muy a menudo, el EGL realmente les ahorrará tiempo.
Estos expertos en la materia ya son las personas a las que L&D recurre para entrevistar cuando están desarrollando una nueva capacitación. Y, como hemos comentado, este proceso tradicional de creación de contenido puede llevar mucho tiempo. Estas personas también son a quienes los colegas acudirán con preguntas. Probablemente participarán en la incorporación de nuevos empleados. Todas estas cosas requieren tiempo y son recurrentes. El esfuerzo único para crear contenido de capacitación sobre esto es mucho más rápido y efectivo, lo que ahorra a sus expertos en la materia mucho tiempo a largo plazo.
¿Puede utilizar un enfoque de aprendizaje generado por los empleados para todo? La respuesta corta es no.
En general, se puede decir que cuanto mayor sea el número de alumnos a los que se dirige un curso, más probable es que deba ser desarrollado por su departamento de L&D. Del mismo modo, cuanto menor sea el número de alumnos objetivo, más adecuado será un enfoque de aprendizaje generado por los empleados.
La verdad es que las organizaciones suelen requerir muchas más capacitaciones dirigidas a una audiencia más pequeña. Esto significa que el aprendizaje generado por los empleados ayuda en última instancia a liberar a los equipos de L&D y a optimizar los recursos.
Para analizar esto con más detalle, eche un vistazo a la tabla a continuación donde encontrará las principales diferencias entre la capacitación generada por L&D y el aprendizaje generado por los empleados.
El punto ideal para el contenido generado por los empleados se encuentra en cursos más pequeños sobre temas que tienen una alta tasa de cambio. Si tiene que crear un curso para una gran parte de su empresa, con un impacto global, y que esté alineado con sus prioridades principales para L&D, entonces un enfoque descendente generado por L&D es probablemente lo mejor. Los temas que califican para esto son la capacitación en cumplimiento, seguridad y salud y seguridad. La velocidad de cambio en estos temas es baja y, como departamento de L&D, usted necesita poder demostrar que todos aprobaron estos cursos con una auditoría.
La cuestión es que este contenido probablemente constituye menos del 5% de todas las necesidades de capacitación en su empresa. Esto significa que para el 95% restante de las solicitudes de capacitación, un enfoque de aprendizaje generado por los empleados es la mejor opción.
Por último, no olvidemos que el EGL no es la mejor manera de crear contenido de aprendizaje para los tres niveles más altos de aprendizaje de la Taxonomía de Bloom: analizar, evaluar, crear. Usted necesita más conocimientos didácticos, lo que significa que un profesional de L&D debería ser responsable de este tipo de contenido. Esto no significa que los expertos en la materia (SMEs) no participarán en la creación de este tipo de contenido, pero al menos la responsabilidad del diseño debería recaer en un diseñador instruccional.
El enfoque de aprendizaje generado por los empleados podría parecer diferente a lo que su organización está acostumbrada. Lo entendemos. Este nuevo enfoque de aprendizaje entre pares requerirá un cambio en la mentalidad de su equipo y de su organización. Entonces, ¿qué puede hacer para ayudar a preparar a las personas de su organización para este cambio? Para cambiar la postura de las partes implicadas, debes transmitir los numerosos beneficios del EGL a los empleados, los responsables de L&D y la empresa en su conjunto. Para ayudarle a realizar ese cambio, le ofrecemos algunos consejos para implementar el aprendizaje generado por los empleados en su organización:
Toda organización tiene un enorme volumen de conocimientos tácticos sin explotar que no necesariamente está registrado por escrito. La idea es capturar y compartir este conocimiento colectivo de las mejores prácticas.
Empieza por los puntos clave donde las necesidades de los empleados se cruzan con las necesidades empresariales y la capacidad tecnológica.
Como experto en aprendizaje, se encuentra en una posición única para compartir las mejores prácticas y estrategias para crear contenido. Proporcione orientación a los empleados, enseñando a los expertos en la materia a crear materiales de formación por su cuenta. Lea nuestra guía para obtener más consejos sobre cómo crear su primer curso de e-learning.
Desarrolle un centro neurálgico donde los usuarios puedan encontrar y compartir conocimientos sobre cómo crear materiales de formación. Hágalo lo más atractivo y fácil de usar posible. Esto podría ser una wiki, una página de intranet, un sitio de WordPress o incluso parte de tu LMS (si tienes uno).
Dé a los usuarios acceso a una plataforma intuitiva para desarrollar y desplegar contenido. El software de e-learning para expertos en la materia debe ser fácil e intuitivo de usar, con plantillas para crear contenido y un sólido soporte técnico por parte del proveedor de la herramienta.
El equipo de L&D puede desempeñar un papel estratégico ayudando a encontrar una solución y, a continuación, seguir proporcionando orientación durante todo el proceso de desarrollo de contenido.
El aprendizaje generado por los empleados es un modelo de aprendizaje democrático que aprovecha el poder de la comunidad. Eso significa que la adopción y el respaldo de los líderes empresariales de toda la organización son fundamentales. Obtenga más información sobre cómo conseguir el apoyo de las partes interesadas.
Además de las partes interesadas del negocio, también debe involucrar a los empleados, que son sus verdaderos creadores de conocimiento. Fomente un modelo de codesarrollo que reconozca a los empleados como expertos y fomente el diálogo entre los empleados y el equipo de L&D.
Para adoptar el aprendizaje generado por los empleados, necesita una herramienta de creación de e-learning que permita a todas las personas de la empresa crear materiales de formación. Easygenerator es esa herramienta. Juntos, el aprendizaje generado por los empleados y Easygenerator permiten a los empleados tomar el control de su crecimiento y que el departamento de L&D aborde la formación corporativa con un enfoque ascendente en toda la empresa.
El aprendizaje generado por los empleados es la forma más eficaz de crear la inmensa mayoría del contenido de formación corporativa: es más rápido, más barato y es la respuesta al problema del contenido desactualizado. Además, la metodología de aprendizaje generado por los empleados encaja en la creciente tendencia de pasar de un enfoque descendente a uno ascendente. En toda nuestra sociedad, las personas asumen la responsabilidad de su propio aprendizaje y no dependen de un departamento de L&D para que lo organice por ellas. Si desea que la creación de su contenido de formación sea más eficiente y sostenible, pero, sobre todo, si desea que sea a prueba de futuro, el aprendizaje generado por los empleados es el camino a seguir.
Kasper Spiro es el director de estrategia de aprendizaje de Easygenerator y reconocido referente en el mundo del e-learning. Con más de 30 años de experiencia, es un ponente bastante solicitado y un conocido bloguero en la comunidad del e-learning.
