Wie man Just-in-Time-Schulungen tatsächlich zu den Menschen bringt, wenn sie diese benötigen

Just-in-Time-Schulungen (JIT-Schulungen) funktionieren, wenn sie in den Tools leben, die die Leute bereits verwenden, und nicht in einer Lernplattform, die sie erst öffnen müssen. Lernen im Arbeitsfluss (LIFOW) ist die Praxis, Schulungen genau in dem Moment bereitzustellen, in dem jemand sie benötigt, integriert in die Systeme und Arbeitsabläufe, in denen er bereits seine Zeit verbringt. Schulungen am Arbeitsplatz sind nur dann effektiv, wenn sie die Menschen im richtigen Moment erreichen, ohne sie aufzufordern, innezuhalten und woanders hinzugehen, um zu lernen.

Dieser Artikel behandelt, warum die meisten Schulungen ihren Moment verpassen, wie LIFOW in der Praxis aussieht, wie man Inhalte auf Bedarfszeitpunkte abbildet, wie man blended learning messbar macht und wann LIFOW nicht die richtige Lösung ist.

Warum die meisten Schulungen am Arbeitsplatz zu spät kommen

Schulungen am Arbeitsplatz scheitern, wenn sie von den Mitarbeitern verlangen, ihren Arbeitsablauf zu verlassen. In dem Moment, in dem Schulung zu einer geplanten Unterbrechung wird, hört sie auf, eine Schulung am Arbeitsplatz zu sein, und wird zu etwas anderem: einem Kalendereintrag, einer Compliance-Aufgabe, einem Kurs, der unvollendet in einem LMS liegt.

Frédéric Hébert, Chief Learning Officer bei RiseUp, sprach diesen Punkt in einem kürzlich stattgefundenen Webinar über LIFOW direkt an. Wenn eine Fähigkeit eine Lebensdauer von zwei Jahren hat und die Schulung sechzehn Monate in Anspruch nimmt, kommt die Schulung erst an, nachdem der Bedarf bereits vergangen ist. Die Fähigkeit, die der Mitarbeiter entwickeln sollte, hat sich bis zum Abschluss des Kurses bereits verändert. Fred drückte es einfach aus:

Das Ausmaß dieses Problems ist größer, als die meisten L&D-Teams erkennen. Bei Danone, wo Fred das L&D für eine Belegschaft von 100.000 Mitarbeitern leitete, stellte er fest, dass das zentrale L&D-Team nur etwa 20 % dessen ausmachte, was die Mitarbeiter intern tatsächlich weiterbildete. Die anderen 80 % geschahen unsichtbar: in Meetings, geteilten PowerPoints, Flurgesprächen und fünftägigen Workshops, die niemand festhielt oder nachverfolgte. Er nannte es Schattenlernen. Wenn Experten das Unternehmen verließen, ging dieses Wissen mit ihnen. Diese 80 %-Zahl ist keine Schätzung; sie stammt aus Freds direkter Beobachtung, während er das L&D bei Danone leitete, einem der weltweit größten Lebensmittelunternehmen.

Dies ist kein spezifisches Problem von Danone. Es ist ein strukturelles Problem, wie die meisten Organisationen über Schulungen nachdenken. Sie investieren in formelle Lerninfrastrukturen und messen Abschlussquoten, während der Großteil des tatsächlichen Kompetenzaufbaus auf eine Weise geschieht, die sie nicht sehen oder zählen können. Laut dem Future of Jobs Report 2023 des Weltwirtschaftsforums wird erwartet, dass sich 44 % der Kernkompetenzen der Arbeitnehmer innerhalb von fünf Jahren ändern werden. Organisationen, die sich auf geplantes, zentralisiertes Training verlassen, um diese Lücken zu schließen, werden immer gegen die Zeit arbeiten.

Tiffany S., eine Praktikerin, die zur Webinar-Diskussion (im Chat) beitrug, beschrieb die generationenübergreifende Dimension dieses Problems aus ihrer eigenen Erfahrung. Jüngere Mitarbeiter, die heute in das Berufsleben eintreten, haben völlig andere Erwartungen daran, wie sie auf Informationen zugreifen. Sie erwarten sofortige Antworten. Die Vorstellung, zwei Stunden Lernzeit im Voraus zu buchen, ist ihnen fremd. Die Überbrückung dieser Lücke zwischen der Art und Weise, wie ältere und neuere Mitarbeiter lernen, ist zu einer der echten Design-Herausforderungen in der betrieblichen Weiterbildung geworden.

Wie Lernen im Arbeitsfluss in der Praxis tatsächlich aussieht

Echtes LIFOW bedeutet, dass das Training in dem System erscheint, das die Person bereits verwendet, und zwar in der Phase ihrer Arbeit, in der sie es benötigt, ohne separates Login oder zusätzliche Schritte. Wenn jemand seinen Arbeitsablauf verlassen muss, um das Lernmaterial zu finden, ist es nicht im Arbeitsfluss.

Anjali Saraswathyamma, Global Digital Enablement Lead bei Claroty, stellte während desselben Webinars eine der konkretesten Umsetzungen dieses Prinzips vor. Bei Claroty, das zwischen 50.000 und 80.000 Lernende in einem schnelllebigen Cybersicherheits-Produktumfeld betreut, ordnete ihr Team alle E-Learning-Inhalte Rollen, Verkaufsphasen und den Tools zu, die ihre Mitarbeiter täglich nutzen.

Das Ergebnis: Wenn ein Vertriebsmitarbeiter während der Entdeckungsphase eines Geschäfts ins Stocken gerät, erscheint ein relevantes Trainingsmodul direkt in Salesforce, genau in dieser Phase. Sie müssen ihr LMS nicht öffnen. Sie müssen nicht nach dem richtigen Kurs suchen. Der Inhalt findet sie dort, wo sie sind, in dem Format, das sie tatsächlich konsumieren können. Anji beschrieb das Designprinzip: „Wir haben alle unsere Inhalte Rollen, den Fähigkeiten dieser Rollen und den Verkaufsphasen zugeordnet.“ Wenn also jemand in der Erkundungsphase feststeckt, weiß er sofort, dass es Schulungen gibt, die ihm genau in dieser Phase, in der er Schwierigkeiten hat, helfen werden – und zwar in einem Format, das für ihn leicht zu konsumieren ist. Nicht zwei Stunden. Vielleicht fünf Minuten.“

Derselbe Inhalt ist auch in HiBob, das HR-Tool von Claroty, integriert, sodass das Lernen dort verfügbar ist, wo die Mitarbeiter ihre Zeit verbringen, und nicht nur in einem System. Die Kurse sind nicht wie ein Zertifizierungsprogramm oder ein MBA-Studium aufeinander aufgebaut. Mitarbeiter können bei Modul eins oder Modul zwei einsteigen, je nachdem, wo sie stehen und was sie benötigen.

Inhalte aktuell zu halten ist genauso wichtig, wie sie zugänglich zu machen. In einer Cybersicherheitsumgebung kommen ständig Produktaktualisierungen und neue Informationen zu Bedrohungen hinzu. Anji beschrieb eine Situation, in der ihr Team einen Partner-Workshop in Brasilien für etwa 30 Personen durchführte. Die Vorbereitungsarbeiten waren bereits live und die Lernenden bearbeiteten sie, als das Produktteam zwei Dinge meldete, die vor dem Workshop hinzugefügt werden mussten.

Da die Inhalte in Easygenerator vorlagen, konnte das Team sie dank dynamic SCORM aktualisieren, ohne den Kurs zu unterbrechen. Die Lernenden erhielten eine Benachrichtigung über die beiden Ergänzungen und machten weiter, ohne neu starten zu müssen. „Jedes Unternehmen sollte darüber nachdenken, wie es Dinge dynamisch erledigen kann, ohne einen Kurs pausieren, herausnehmen und dann erneut starten zu müssen“, sagte Anji.

Diese Art von Infrastruktur unterscheidet Unternehmen, die über LIFOW sprechen, von denen, die es tatsächlich aufgebaut haben. Der Inhalt ist wichtig. Die Technologie ist wichtig. Aber die Integration zwischen beiden sorgt dafür, dass das Lernen die Menschen im richtigen Moment erreicht.

Wie man Schulungsinhalte gestaltet, die sich nicht wie eine Unterbrechung anfühlen

Die effektivste Ausbildung am Arbeitsplatz ist um ein spezifisches Problem herum konzipiert, das der Lernende bereits zu lösen versucht, nicht um ein Thema oder eine Abschlussanforderung. Wenn Lernende verstehen, was sie davon haben, bevor sie den Kurs öffnen, erleben sie ihn eher als Unterstützung denn als Verpflichtung.

Anji lässt jeden Kurs, den ihr Team erstellt, einen Zwei-Fragen-Filter durchlaufen. Welches Problem löst dieser Inhalt? Und wenn jemand diesen Kurs belegt, wie hilft er ihm, über die Lösung nachzudenken? Jeder einzelne Kurs deckt beides ab. „Das wird der Aufhänger dafür sein, wie sich die Lernenden einbringen werden“, erklärte sie. „Es nimmt den störenden Charakter, weil sie ganz natürlich sehen: Das ist das Problem, das ich für meine Kunden lösen möchte, und wenn ich diesen Inhalt nutze, hilft er mir, dem Kunden diese Lösung anzubieten.“

Dieser Ansatz erfordert, dass L&D Zeit mit den Geschäftsbereichen verbringt, bevor irgendetwas konzipiert wird. Anjis Team wartet nicht darauf, dass Inhaltsanfragen eingehen. Sie gehen zu jedem Geschäftsbereich, einschließlich Customer Success, Go-to-Market und Produkt, um zu fragen, womit die Leute zu kämpfen haben, welche Fragen ihnen auf dem Flur gestellt werden und was sie gerne lernen würden. Die Inhalte, die aus diesen Gesprächen hervorgehen, sind absichtlich relevant, nicht zufällig.

Die gleiche Logik gilt dafür, wer die Inhalte erstellt. Anjis Team hat das auf die harte Tour gelernt. Sechs Wochen Designarbeit mussten fast wiederholt werden, als ein Fachexperte (SME) in letzter Minute mit wesentlichen Änderungen kam. Ihre Lösung bestand darin, SMEs von Anfang an zu Co-Autoren in Easygenerator zu machen, anstatt sie am Ende als Prüfer einzusetzen. SMEs gehen hinein und nehmen direkt Änderungen vor. Instructional Designer führen die abschließende Qualitätsprüfung und Bearbeitung durch. Das Hin und Her, das früher Wochen dauerte, geschieht jetzt in Echtzeit.

Will, ein Praktiker, der während des Webinars aus Vermont beitrug (ein weiterer Kommentar im Chat), drückte die Rolle von L&D in diesem neuen Modell einfach aus: „Ein Begleiter an der Seite, kein Weiser auf der Bühne.“ Latoya aus Turks- und Caicosinseln fügte hinzu, dass alles andere als dieser Ansatz den Bereich nicht voranbringen wird. Es ist eine klare Zusammenfassung dessen, wie der Wandel vom Moderator zum Wegbereiter in der Praxis tatsächlich aussieht.

Naji, ein technischer Ausbilder mit dreißig Jahren Erfahrung, der sich im Chat aus Stratford-upon-Avon zu Wort meldete, verlieh demselben Wandel das Gewicht eines Praktikers: „Ich weiß, dass die Zeiten von fünftägigen, PowerPoint-lastigen Präsenzschulungen vorbei sind. Die Umstellung traditioneller Schulungsmaterialien und Bereitstellungsmethoden auf das, was wir heute und in Zukunft brauchen, ist meine Herausforderung.“ Wenn ein dreißigjähriger Veteran sagt, dass das alte Modell am Ende ist, dann ist es am Ende.

Wie Just-in-Time-Training und Microlearning zusammenarbeiten

Just-in-Time-Training und Microlearning lösen dasselbe Problem aus unterschiedlichen Blickwinkeln. Beim JIT-Training geht es um den Zeitpunkt der Bereitstellung: die richtigen Inhalte zur richtigen Zeit an die richtige Person zu bringen. Beim Microlearning geht es um das Format: Inhalte so kurz zu halten, dass ihr Konsum weniger Zeit in Anspruch nimmt als das Problem, das es löst. Keines von beiden funktioniert ohne das andere so gut.

Fred zog eine Unterscheidung, die es wert ist, beibehalten zu werden. Es gibt einen Unterschied zwischen jemandem dabei zu helfen, etwas sofort zu tun, und ihm beizubringen, wie er es selbst tun kann. Er verwies auf die Idee des Konfuzius, dass man jemanden einmal satt macht, wenn man ihm einen Fisch gibt, ihn aber ein Leben lang ernährt, wenn man ihm das Fischen beibringt. „Ich glaube, wir müssen den Menschen helfen, unabhängiger zu sein und sich nicht auf die Unterstützung anderer zu verlassen“, sagte er. „Lehren ist wichtiger als bloßes Helfen.“ Die Implikation für LIFOW ist, dass die besten Just-in-Time-Ressourcen nicht nur Antworten sind. Sie bauen die zugrunde liegende Fähigkeit auf, sodass die Person beim nächsten Mal weniger Unterstützung benötigt.

Anjis Ansatz zur Kompetenzzuordnung zeigt, wie JIT-Training und Microlearning in einem funktionierenden System kombiniert werden. Ihr Team ordnet alle Inhalte in ihrem LMS Rollen und Verkaufsphasen zu und integriert dieses LMS dann in Salesforce. Wenn ein Verkäufer einen Geschäftsabschluss in der Entdeckungsphase eröffnet, zeigt das System automatisch die relevante Schulung an. Der Lernende sucht nicht danach. Die Kategorisierung macht es einfach: Dies ist Ihr einstündiger Kurs, dies ist Ihr fünfminütiges Microlearning, dies ist Ihre kurze Auffrischung. „Verwenden Sie nicht das Wort verpflichtend, denn dann werden sie es nicht für das Wissen tun, sondern nur, um eine Pflicht abzuhaken“, sagte Anji. Das Ziel ist es, die richtigen Inhalte so einfach auffindbar und konsumierbar zu machen, dass die Leute sie nutzen, weil sie ihnen helfen, und nicht, weil sie müssen.

Freds Blended-Learning-Rahmenwerk bei RiseUp fügt dem eine weitere Dimension hinzu. Bei RiseUp ist jede Schulung als eine Abfolge von synchronem Lernen (Live-Online-Sitzungen oder Präsenzschulungen) und asynchronem Lernen (selbstgesteuerte Inhalte, Vorbereitung und Nachbereitung) konzipiert. Die beiden verstärken sich gegenseitig. Synchrone Sitzungen bieten den Teilnehmern eine gemeinsame Erfahrung und direkten Austausch. Asynchrone Inhalte bieten ihnen die Tiefe und das Referenzmaterial, um das Besprochene anzuwenden. Freds Ansicht ist, dass nicht alle Plattformen ein echtes Blended-Learning-Design unterstützen. Ohne das richtige System enden Organisationen mit einer Sammlung separater Lernobjekte, die sie manuell zusammenzufügen versuchen, was den Zweck zunichtemacht.

Laut ATD’s 2023 State of the Industry report berichten Organisationen, die integrierte Blended-Learning-Ansätze nutzen, von 24% höheren Werten beim Engagement der Lernenden im Vergleich zu solchen, die ausschließlich selbstgesteuertes oder ausschließlich von Kursleitern geführtes Training anbieten. Die Kombination aus Timing und Format ist es, die das Ergebnis hervorbringt; keines von beiden allein ist ausreichend.

Wie man misst, ob Ihr Just-in-Time-Training funktioniert

Blended Learning beweist seinen Wert nur dann, wenn jedes Element – Vorbereitung, Bewertung, Workshop-Teilnahme und Nachbereitung – in einem System existiert und einen Bericht erstellt. Wenn Teile des Trainings außerhalb des LMS liegen, werden sie für die Messung unsichtbar, und die Begründung für Investitionen in L&D wird viel schwieriger zu begründen.

Anji beschrieb den Ansatz ihres Teams direkt. Während des Partner-Workshops in Brasilien wurde die Vorbereitung in der Akademie abgeschlossen. Die Teilnehmer absolvierten während des Workshops selbst eine Live-Bewertung und loggten sich direkt vor Ort in das System ein. Die Nachbereitung des Workshops erfolgte im selben System. „Sie können buchstäblich jedes einzelne Element in einem Bericht zusammenführen“, sagte sie. „Und genau das will das Unternehmen.“ Dieser eine Bericht zeigte der Führungsebene, wer die Vorbereitung abgeschlossen hatte, wie die Teilnehmer bei der Workshop-Bewertung abschnitten und wie die Wissensspeicherung nach der Veranstaltung aussah. Die Daten lieferten den ROI-Nachweis, ohne dass jemand dafür argumentieren musste.

Fred beschrieb die Infrastrukturanforderung mit einer Analogie. Stellen Sie sich die Bereitstellungsmethode wie ein Rohr vor. Das Ziel ist ein Rohr ohne Engpässe: die richtige Bereitstellungsmethode, der richtige Inhalt und die richtige Modalität für verschiedene Lerntypen. Wenn der Inhalt, der durch das Rohr fließt, nicht relevant ist, werden die Leute ihn erhalten und ignorieren. Wenn das Rohr selbst langsam oder defekt ist, kommt guter Inhalt nie zum richtigen Zeitpunkt an. Beides muss funktionieren.

Die Messfrage berührt auch den Unterschied zwischen Training und Wissensmanagement, den Fred direkt ansprach, als ein Teilnehmer ihn aufwarf. Training ist die Maßnahme zur Entwicklung der Fähigkeiten von Mitarbeitern. Wissensmanagement ist die Praxis, das Wissen einer Organisation zu erfassen, zu organisieren und zu pflegen. Beides trägt zur Kompetenzentwicklung bei, aber es handelt sich nicht um dieselbe Aktivität. Organisationen, die dies richtig machen, behandeln beides als Teil derselben Infrastruktur und nicht als separate Funktionen, die um ein Budget konkurrieren.

Wenn beide in dasselbe System integriert sind, mit dem das Unternehmen bereits arbeitet, wird die Messung unkompliziert und das Argument für weitere Investitionen ergibt sich von selbst.

Wenn LIFOW nicht die richtige Lösung ist

LIFOW eignet sich am besten für prozedurales Wissen und Leistungsunterstützung: die Art von Lernen, bei der jemand eine Antwort, einen Prozess oder eine Auffrischung einer Fähigkeit genau in dem Moment benötigt, in dem er sie braucht. Es ist nicht für jede Art des Lernens gut geeignet, und sich über diese Unterscheidung im Klaren zu sein, hilft L&D-Teams, es dort einzusetzen, wo es tatsächlich einen Mehrwert bietet.

Tiefgreifendes konzeptionelles Lernen, Führungskräfteentwicklung und komplexe Verhaltensänderungen erfordern alle mehr Zeit und Raum, als LIFOW bietet. Ein fünfminütiges Modul in einem CRM wird niemandem helfen, strategisches Denken zu entwickeln oder eine schwierige Führungssituation zu meistern. Diese Arten des Lernens profitieren von Reflexion, Übung, Diskussionen mit Kollegen und Coaching über einen längeren Zeitraum. Der Versuch, diese in einem Flow-of-Work-Format zu vermitteln, führt eher zu oberflächlichem Engagement als zu echter Entwicklung.

Compliance-Schulungen, die eine dokumentierte Abzeichnung erfordern, sind ein weiterer Bereich, in dem LIFOW an seine Grenzen stößt. Viele regulatorische Rahmenbedingungen erfordern, dass Lernende bestimmte Inhalte vollständig absolvieren, eine Prüfung bestehen und dieser Abschluss auf prüfbare Weise aufgezeichnet wird. Während die Bereitstellung weniger störend gestaltet werden kann, bedeutet die Anforderung eines strukturierten Abschlusses, dass sie immer etwas außerhalb des echten Flow-of-Work-Lernens liegen wird.

Die praktische Konsequenz ist, dass eine gut konzipierte L&D-Strategie LIFOW für die richtigen Inhalte nutzt und für den Rest andere Ansätze verwendet. Formelle Schulungen, von Kursleitern geführte Sitzungen und selbstgesteuerte Zertifizierungspfade behalten alle ihren Platz. LIFOW ersetzt diese nicht. Es füllt die Lücke zwischen formellen Lernveranstaltungen: die alltäglichen Momente, in denen Menschen Unterstützung benötigen, um ihre Arbeit gut zu erledigen, und keine Zeit haben, einen Kurs zu suchen.