Wie GFT die Zeit für die Kurserstellung um das 8-fache verkürzte und das Lernen auf 20 Länder ausweitete

Mit Niederlassungen in 20 Ländern und fast 40 % der Belegschaft in Brasilien benötigte GFT eine Möglichkeit, unternehmensspezifische Schulungen in großem Umfang für Mitarbeiter anzubieten, die von zu Hause, in Kundeneinrichtungen sowie in sehr unterschiedlichen Sprachen und Kulturen arbeiten. 

Vor Easygenerator erstellte das L&D-Team etwa 10 Kurse pro Jahr unter Verwendung von PDFs, PowerPoint-Präsentationen und Live-Schulungen; die Übersetzung war manuell und inkonsistent; und die Kurserstellung war langsam. 

Heute umfasst die Bibliothek von GFT 348 Kurse. Die Kurserstellung dauerte statt 5 Tagen nur noch 5 Stunden. Jeder Kurs wird dank EasyTranslate in mindestens 6 Sprachen angeboten. Und das Team ist nicht mehr von externen Anbietern abhängig, die bis zu 5.000 € für einen einzigen 20-minütigen E-Learning-Kurs berechneten. 

Wanderley Ferreira Meirelles, Global L&D Manager, put it plainly: „Wir sind weniger auf externe Anbieter angewiesen, da wir unsere Kurse intern konzipieren. Das hilft uns, Zeit und Kosten zu sparen und gleichzeitig die Effizienz zu steigern.“

Wanderley kam vor etwa 4,5 Jahren mit einer klaren Mission zu GFT Brasilien: die L&D-Abteilung von Grund auf aufzubauen. Zu dieser Zeit wuchs das Büro in Brasilien bereits schnell. Heute macht es fast 40 % aller GFT-Mitarbeiter weltweit aus und ist damit der größte Standort des Unternehmens.

Nachdem er bewiesen hatte, was eine engagierte L&D-Funktion leisten kann, übernahm Wanderley eine globale Rolle. Als Global L&D Manager ist er nun für Lernen und Leistung in 20 Ländern verantwortlich, von Brasilien bis Kanada, Großbritannien und Deutschland. Seine Aufgabe ist es, als Berater für lokale HR-Teams zu fungieren und ihnen dabei zu helfen, die Fähigkeit aufzubauen, Schulungen in ihren eigenen Regionen zu erstellen und durchzuführen.

Es ist eine große Aufgabe, und was sie wirklich komplex macht, ist die Vielfalt. „Der herausforderndste Teil meines Bereichs ist es, mehr zuzuhören und einfach weniger zu reden, denn jedes einzelne Land hat unterschiedliche Arbeitsgesetze und unterschiedliche Kulturen“, teilte Wanderley mit.

Vor Easygenerator sah die Schulung bei GFT so aus, wie sie vielen L&D-Experten bekannt vorkommt, die in großen Unternehmen gearbeitet haben. Es gab Live-Schulungen, PDF-Dokumente und PowerPoint-Präsentationen.

Wanderley drückte sich direkt darüber aus, wie das in der Praxis aussah. „Es war ziemlich einfach. Im Grunde eine PDF-Datei, die man durchgehen und bestätigen musste.“

Ohne ein geeignetes Autorentool war das Team darauf angewiesen, sich auf statische Formate zu verlassen, die die Mitarbeiter passiv durchklicken konnten. „Unser LMS ist gut geeignet, um unsere Inhalte zu teilen, aber nicht, um Inhalte zu gestalten. Daher hatten wir früher Live-Kurse, PDF-Dokumente zum Lesen oder auch PowerPoint-Präsentationen zum Lesen. Ich glaube, das war die häufigste Beschwerde über unsere Schulungsprogramme bei GFT“, erinnerte sich Wanderley.

Das Ergebnis war vorhersehbar. Das Team erstellte etwa 10 Kurse pro Jahr, da die Erstellung von mehr Kursen einfach zu zeitaufwendig war. Übersetzungen in andere Sprachen erfolgten gelegentlich und ohne einen wirklichen Prozess. „Alles war manuell. Manchmal erstellten wir ein PDF auf Englisch und übersetzten andere Sprachen manuell“, sagte Wanderley.

Zusätzlich zur langsamen Produktion war der Inhalt nicht ansprechend genug, um Abschlüsse zu fördern. „Die 2 größten Herausforderungen bestanden darin, unsere Inhalte ansprechender zu gestalten, da wir Schwierigkeiten hatten, die Leute dazu zu bringen, Kurse abzuschließen, selbst die obligatorischen.“ Und wir befinden uns im KI-Zeitalter, auch hier bei GFT, und wir als Personalabteilung müssen ebenfalls KI nutzen“, erklärte er.

Darüber hinaus wird erwartet, dass Ergebnisse innerhalb von 1 oder 2 Tagen vorliegen. Geschwindigkeit war kein „Nice-to-have“ mehr, sondern wurde unerlässlich.

Die Suche nach einem Autorentool begann in Italien: Irene Golemme vom italienischen L&D-Team nahm zuerst Kontakt mit Easygenerator auf und machte Wanderley darauf aufmerksam. Wanderley und Irene leiteten dann die Evaluierung und verglichen Easygenerator mit anderen Tools.

Laut Wanderley machten 2 Funktionen einen echten Unterschied. Die erste war EasyTranslate. Für ihn ist Übersetzung nicht optional. Jeder Kurs, den er veröffentlicht, muss in mindestens 6 Sprachen erscheinen: Englisch, Spanisch, Portugiesisch, Französisch, Italienisch und Deutsch. Das deckt Lateinamerika (das etwa 60 % der weltweiten Belegschaft von GFT ausmacht), die wichtigsten europäischen Niederlassungen und das kanadische Büro in Quebec ab.

Die zweite war EasyAI. Mit einem kleinen Team musste Wanderley schnell handeln, ohne an Qualität einzubüßen. EasyAI gab ihm eine Möglichkeit, das zu tun. „Ich denke, die wichtigsten Faktoren waren der Preis, EasyAI und EasyTranslate. Für mich zumindest ist EasyTranslate so wichtig“, sagte er.

Die Veränderung beim Output war dramatisch. Vor Easygenerator erstellte GFT etwa 10 Kurse pro Jahr. Heute umfasst die Bibliothek 348 Kurse.