Hoe GFT de tijd voor het maken van cursussen met een factor 8 verkortte en het leren opschaalde naar 20 landen

Met activiteiten in 20 landen en bijna 40% van het personeelsbestand in Brazilië, had GFT een manier nodig om bedrijfsgerichte trainingen op grote schaal aan te bieden aan mensen die vanuit huis, op klantlocaties en in zeer verschillende talen en culturen werken. 

Vóór Easygenerator maakte het L&D-team ongeveer 10 cursussen per jaar, met behulp van pdf’s, PowerPoint-presentaties en live trainingssessies; vertaling was handmatig en inconsistent; en het maken van cursussen was traag. 

Vandaag de dag heeft GFT 348 cursussen in zijn bibliotheek. Het maken van een cursus ging van 5 dagen naar 5 uur. Elke cursus wordt in ten minste 6 talen uitgebracht, dankzij EasyTranslate. En het team is niet langer afhankelijk van externe leveranciers die tot €5.000 vroegen voor een enkele e-learningcursus van 20 minuten. 

Wanderley Ferreira Meirelles, Global L&D Manager, verwoordde het duidelijk: “Wij zijn minder afhankelijk van externe leveranciers door onze cursussen intern te ontwerpen, wat ons helpt tijd en kosten te besparen en tegelijkertijd de efficiëntie te verbeteren.”

Wanderley kwam ongeveer 4,5 jaar geleden bij GFT Brazilië met een duidelijke missie: de L&D-afdeling vanaf nul opbouwen. Destijds groeide het kantoor in Brazilië al snel. Vandaag vertegenwoordigt het bijna 40% van alle GFT-medewerkers wereldwijd, waardoor het de grootste operationele tak van het bedrijf is.

Nadat hij had bewezen wat een toegewijde L&D-functie kon betekenen, kreeg Wanderley een wereldwijde rol. Als Global L&D Manager is hij nu verantwoordelijk voor leren en presteren in 20 landen, van Brazilië tot Canada, het VK en Duitsland. Zijn taak is om op te treden als consultant voor lokale HR-teams, om hen te helpen het vermogen op te bouwen om trainingen te creëren en te geven in hun eigen regio’s.

Het is een grote klus, en wat het echt complex maakt, is de variëteit. “Het meest uitdagende deel van mijn vakgebied is om meer te luisteren en minder te praten, omdat elk land andere arbeidswetten en andere culturen heeft”, deelde Wanderley.

Vóór Easygenerator zag training bij GFT er bekend uit voor veel L&D-professionals die in grote organisaties hebben gewerkt. Er waren live trainingssessies, pdf-documenten en PowerPoint-presentaties.

Wanderley was direct over hoe dat er in de praktijk uitzag. “Het was vrij basaal. In essentie een pdf-bestand waar je doorheen moest gaan en dat je moest bevestigen.”

Zonder een goede authoringtool zat het team vast aan statische formaten waar medewerkers passief doorheen konden klikken. “Ons LMS is goed om onze content te delen, maar niet om content te ontwerpen.” Dus we hadden vroeger live cursussen, pdf-documenten om te lezen, of ook PowerPoint-presentaties om te lezen. Ik denk dat dit de meest gehoorde klacht was over onze trainingsprogramma’s bij GFT”, herinnerde Wanderley zich.

Het resultaat was voorspelbaar. Het team creëerde ongeveer 10 cursussen per jaar, omdat het produceren van meer simpelweg te tijdrovend was. Vertaling naar andere talen gebeurde incidenteel en zonder een echt proces. “Alles was handmatig.” Soms maakten we een pdf in het Engels en vertaalden we andere talen handmatig,” zei Wanderley.

Naast de trage productie was de inhoud niet boeiend genoeg om voltooiingen te stimuleren. “De 2 grootste uitdagingen waren om onze inhoud boeiender te maken, omdat we moeite hadden om mensen cursussen te laten voltooien, zelfs de verplichte.” En we zitten in het AI-tijdperk, ook hier bij GFT, en wij als HR moeten AI ook omarmen,” legde hij uit.

Daarbovenop is de verwachting om binnen 1 of 2 dagen resultaten te laten zien. Snelheid was niet langer een extraatje, maar werd essentieel.

De zoektocht naar een authoring tool begon in Italië: Irene Golemme van het Italiaanse L&D-team nam als eerste contact op met Easygenerator en bracht het onder de aandacht van Wanderley. Wanderley en Irene leidden vervolgens de evaluatie en vergeleken Easygenerator met andere tools.

Volgens Wanderley maakten 2 functies een echt verschil. De eerste was EasyTranslate. Voor hem is vertaling niet optioneel. Elke cursus die hij publiceert moet in ten minste 6 talen verschijnen: Engels, Spaans, Portugees, Frans, Italiaans en Duits. Dat dekt Latijns-Amerika (dat ongeveer 60% van het wereldwijde personeelsbestand van GFT vertegenwoordigt), de belangrijkste Europese kantoren en het Canadese kantoor in Quebec.

De tweede was EasyAI. Met een klein team moest Wanderley snel schakelen zonder aan kwaliteit in te boeten. EasyAI gaf hem een manier om dat te doen. “Ik denk dat de belangrijkste factoren prijs, EasyAI en EasyTranslate waren.” Voor mij is EasyTranslate tenminste zo belangrijk,” zei hij.

De verschuiving in output is dramatisch geweest. Vóór Easygenerator creëerde GFT ongeveer 10 cursussen per jaar. Vandaag de dag bevat de bibliotheek 348 cursussen.