Come GFT ha ridotto di 8 volte i tempi di creazione dei corsi e ha esteso la formazione a 20 paesi

Con attività in 20 paesi e quasi il 40% della forza lavoro con sede in Brasile, GFT aveva bisogno di un modo per fornire formazione su misura per l’azienda su larga scala a persone che lavorano da casa, presso le sedi dei clienti e in lingue e culture molto diverse. 

Prima di Easygenerator, il team L&D creava circa 10 corsi all’anno, utilizzando PDF, presentazioni PowerPoint e sessioni di formazione dal vivo; la traduzione era manuale e incoerente; e la creazione dei corsi era lenta. 

Oggi, GFT ha 348 corsi nella sua libreria. La creazione dei corsi è passata da 5 giorni a 5 ore. Ogni corso viene rilasciato in almeno 6 lingue, grazie a EasyTranslate. E il team non dipende più da fornitori esterni che arrivavano a chiedere fino a 5.000 € per un singolo corso di e-learning di 20 minuti. 

Wanderley Ferreira Meirelles, Global L&D Manager, lo ha spiegato chiaramente: “Dipendiamo meno dai fornitori esterni progettando i nostri corsi internamente, il che ci aiuta a risparmiare tempo e costi migliorando al contempo l’efficienza.”

Wanderley è entrato in GFT Brasile circa 4,5 anni fa con una missione chiara: costruire il dipartimento L&D da zero. All’epoca, l’ufficio brasiliano stava già crescendo rapidamente. Oggi, rappresenta quasi il 40% di tutti i dipendenti GFT nel mondo, rendendolo la più grande operazione dell’azienda.

Dopo aver dimostrato cosa potesse fare una funzione L&D dedicata, Wanderley è passato a un ruolo globale. In qualità di Global L&D Manager, ora è responsabile dell’apprendimento e delle performance in 20 paesi, dal Brasile al Canada, al Regno Unito e alla Germania. Il suo lavoro consiste nell’agire come consulente per i team HR locali, per aiutarli a costruire la capacità di creare ed erogare formazione nelle proprie regioni.

È un grande lavoro, e ciò che lo rende genuinamente complesso è la varietà. “La parte più impegnativa della mia area è ascoltare di più e parlare semplicemente meno, perché ogni singolo paese ha leggi sul lavoro e culture diverse”, ha condiviso Wanderley.

Prima di Easygenerator, la formazione in GFT appariva familiare a molti professionisti L&D che hanno lavorato in grandi organizzazioni. C’erano sessioni di formazione dal vivo, documenti PDF e presentazioni PowerPoint.

Wanderley è stato diretto su come apparisse nella pratica. “Era piuttosto basilare. Essenzialmente, un file PDF che dovevi scorrere e confermare.”

Senza un adeguato strumento di authoring, il team era costretto a fare affidamento su formati statici che i dipendenti potevano solo cliccare passivamente. “Il nostro LMS è buono per condividere i nostri contenuti, ma non per progettarli. Quindi, eravamo soliti avere corsi dal vivo, documenti PDF da leggere o anche presentazioni PowerPoint da leggere. Penso che questa fosse la lamentela più comune riguardo ai nostri programmi di formazione in GFT”, ha ricordato Wanderley.

Il risultato era prevedibile. Il team creava circa 10 corsi all’anno, perché produrne di più richiedeva semplicemente troppo tempo. La traduzione in altre lingue avveniva occasionalmente e senza un vero processo. “Tutto era manuale. A volte creavamo un PDF in inglese e traducevamo le altre lingue manualmente”, ha detto Wanderley.

Oltre alla produzione lenta, il contenuto non era abbastanza coinvolgente da favorire il completamento. “Le 2 sfide principali erano rendere il nostro contenuto più coinvolgente, perché facevamo fatica a far completare i corsi alle persone, anche quelli obbligatori. E siamo nell’era dell’IA, anche qui in GFT, e noi come HR dobbiamo adottare l’IA a nostra volta”, ha spiegato.

Oltre a ciò, l’aspettativa è di mostrare risultati entro 1 o 2 giorni. La velocità ha smesso di essere un optional ed è diventata essenziale.

La ricerca di uno strumento di authoring è iniziata in Italia: Irene Golemme del team L&D italiano ha contattato per prima Easygenerator e l’ha portata all’attenzione di Wanderley. Wanderley e Irene hanno poi guidato la valutazione, confrontando Easygenerator con altri strumenti.

Secondo Wanderley, 2 funzionalità hanno fatto davvero la differenza. La prima era EasyTranslate. Per lui, la traduzione non è facoltativa. Ogni corso che pubblica deve essere disponibile in almeno 6 lingue: Inglese, spagnolo, portoghese, francese, italiano e tedesco. Ciò copre l’America Latina (che rappresenta circa il 60% della forza lavoro globale di GFT), i principali uffici europei e l’ufficio canadese in Quebec.

La seconda era EasyAI. Con un piccolo team, Wanderley doveva muoversi velocemente senza perdere in qualità. EasyAI gli ha dato un modo per farlo. “Penso che i fattori più importanti siano stati il prezzo, EasyAI e EasyTranslate. Per me, almeno, EasyTranslate è così importante”, ha detto.

Il cambiamento nella produzione è stato drastico. Prima di Easygenerator, GFT creava circa 10 corsi all’anno. Oggi, la libreria conta 348 corsi.