Comment Equans Suisse a réduit de 50 % le temps de production de ses vidéos grâce à EasyVideo

Cet entretien a été réalisé en allemand. Toutes les citations ont été traduites en français.

Chez Equans Suisse, Paul-Pierre Egli est responsable de la formation et du développement, et accompagne la création de modules e-learning pour des publics très variés au sein de l’entreprise. Pédagogue de formation, titulaire d’un diplôme postgrade en coaching d’apprentissage, il travaille depuis une trentaine d’années dans l’éducation, dont les 10 dernières dans la formation des adultes et le développement des collaborateurs.

Cette expérience lui a donné une vision claire des limites de l’e-learning classique. Il fonctionne bien lorsque les connaissances doivent atteindre des personnes situées à des endroits différents, à des moments différents, et lorsque les contenus doivent rester standardisés. Il montre en revanche ses faiblesses en matière de mémorisation, de transfert dans la pratique quotidienne et de dépendance à l’écrit. La vidéo répond à une grande partie de ces enjeux, et c’est pourquoi Equans Suisse a commencé à produire des vidéos de formation pendant la pandémie de COVID. Le problème, c’était le coût de production de chaque vidéo. Des employés étaient filmés face caméra, les images étaient montées à la main et les traductions arrivaient sous forme de sous-titres. « Extrêmement chronophage », résume Paul-Pierre.

Aujourd’hui, il part d’une présentation PowerPoint plutôt que d’une caméra. Il importe la présentation dans EasyVideo, les notes du présentateur deviennent la narration d’un avatar IA, et il consacre environ une demi-journée à l’animation avant que la vidéo soit prête à être intégrée à un cours. Auparavant, produire une seule vidéo lui prenait plus d’une journée de travail complète. « Sur mes derniers projets, tout s’est fait automatiquement, et encore plus vite », explique-t-il. « Et l’IA modifie aussi le texte des notes du présentateur. Elle l’adapte, et la qualité est excellente. »

Equans Suisse filmait ses propres employés et montait les images à la main.

Le recours à la vidéo est né pour une raison bien connue. « Tout ce sujet de la vidéo est apparu avec le COVID », se souvient Paul-Pierre. « Nous avons commencé à produire des vidéos pour former les employés, et nous avons concrètement placé des collaborateurs internes devant la caméra pour qu’ils présentent quelque chose, puis nous avons monté le tout dans un logiciel de montage vidéo. »

C’était une solution viable à l’époque. Mais elle demandait aussi beaucoup d’efforts pour une seule vidéo. La production d’une vidéo prenait généralement plus d’une journée de travail complète. La validation venait s’y ajouter : plusieurs parties prenantes relisaient chaque vidéo, et les allers-retours entre elles pouvaient rallonger le calendrier de plusieurs semaines.

La traduction ajoutait une couche supplémentaire. Equans Suisse a souvent besoin de contenus de formation en allemand, en français et en italien, et les sous-titres étaient la seule solution disponible. Le résultat ne convainquait pas Paul-Pierre. « Surtout les traductions après coup, avec des sous-titres, ce n’était pas vraiment optimal non plus », explique-t-il. « Parce que lorsqu’il faut lire des sous-titres tout en suivant ce qui se passe sur une diapositive, c’est exigeant. »

La contrainte la plus importante restait toutefois la maintenance. Les contenus de formation évoluent dès qu’un processus change, et l’ancienne chaîne de production rendait cela coûteux. Une seule phrase corrigée imposait un nouvel enregistrement, si bien que les contenus vieillissaient plus vite qu’on ne pouvait les actualiser. Comme le dit Paul-Pierre, « chaque petite modification était une véritable épreuve ».

Il demande le contenu source sous forme de présentation PowerPoint, l’importe dans EasyVideo et laisse les notes du présentateur alimenter la narration.

La plupart des connaissances qu’il transforme en formations existent déjà quelque part dans l’entreprise, généralement sous forme de diapositives. Il a donc fait du format de fichier une condition. « Quand je reçois des contenus des équipes métier, je demande, voire j’exige, de recevoir un fichier PowerPoint », explique-t-il. « Je reçois ce fichier, et je l’importe. »

À partir de là, les notes du présentateur font le travail. Elles deviennent le script de l’avatar IA, ce qui signifie que l’expert métier qui a rédigé la présentation écrit aussi la narration. Cette étape était auparavant manuelle. « Depuis peu, une grande partie se fait automatiquement, car l’outil reconnaît aussi les notes du présentateur », précise Paul-Pierre. « Au début, je transmettais manuellement les notes du présentateur aux avatars. »

Il est très satisfait de ce que l’IA fait de ces notes, y compris pour les présentations qui arrivent sans aucune note. « Elle l’adapte, et la qualité est excellente. Il n’y a aucun inconvénient », affirme-t-il. « S’il n’y a pas de notes du présentateur, elle génère elle-même un texte, et c’est vraiment très utile. »

Un projet vidéo complet prend désormais environ une demi-journée, soit 50 % de moins qu’avant, et une mise à jour, quelques minutes.

Cette demi-journée correspond à la partie que Paul-Pierre réalise encore à la main : l’animation. « Il y a un peu de travail, essentiellement du montage », explique-t-il. « Mais pour un projet, j’y passe une demi-journée et c’est terminé. » L’équipe n’a plus besoin de caméras ni de logiciels de montage complexes.

La maintenance a encore plus changé que la production. Auparavant, une petite modification de contenu obligeait à réenregistrer toute une séquence vidéo. Grâce à la synthèse vocale intégrée à EasyVideo, Paul-Pierre modifie désormais simplement le script et republie en quelques minutes. Les contenus de formation peuvent ainsi être actualisés au rythme de l’évolution des processus.

Il a déjà créé plus de 40 vidéos, qu’il garde volontairement courtes plutôt que de construire une longue séquence unique. Les retours des apprenants sont unanimes. Lorsqu’on lui demande si certains retours ont été critiques, sa réponse est claire : « Non, non, les retours ont été positifs sur toute la ligne, sans exception. »

Faites le maximum dans PowerPoint en amont, et la création ira vite ensuite. Interrogé sur les conseils qu’il donnerait à quelqu’un qui débute avec EasyVideo, Paul-Pierre en avait plusieurs, très concrets.

1. Gardez un fichier source simple. Ce qu’il peut préparer dans PowerPoint, il le prépare dans PowerPoint. « Restez simple. Faites le maximum dans PowerPoint avant d’importer », conseille-t-il.

2. Découpez le texte des diapositives en blocs distincts. C’est ce qui permet aux lignes d’apparaître une à une, au rythme de la narration. « Le texte des diapositives doit être réparti en blocs individuels », explique Paul-Pierre. « Si tout est importé d’un coup, avec tout le texte d’une diapositive dans un seul bloc, faire apparaître les lignes une par une prend ensuite du temps. »

3. Enregistrez les graphiques complexes sous forme d’images. Des visuels aplatis lui garantissent un résultat prévisible sur chaque diapositive. « Il est aussi important d’enregistrer les graphiques complexes sous forme d’images », souligne-t-il, « surtout lorsqu’on utilise des formes aux coins arrondis ou toute autre fantaisie que permet PowerPoint. »

4. Décidez à l’avance de ce qui doit être animé. Ce choix conditionne tout le reste. « Ce qui est décisif, c’est d’anticiper un peu ce que l’on veut animer ou non », dit-il.

Cette préparation est voulue : c’est elle qui lui permet de faire apparaître le texte de la diapositive ligne par ligne, au fur et à mesure que l’avatar parle. « Je m’impose d’animer un peu les choses, pour que la diapositive se construise en même temps que le discours », explique-t-il. « Quand l’avatar évoque quelque chose, le texte correspondant apparaît sur la diapositive : c’est vraiment une visualisation de ce qui est dit. »

Suffisamment pour avoir été la plus grande surprise de Paul-Pierre, qui les juge bien supérieurs aux outils plus anciens qu’il connaît.

« Surtout par rapport à d’autres outils, ou à des outils un peu plus anciens », explique-t-il. « C’est frappant de voir à quel point la voix paraît naturelle et à quel point ces avatars semblent authentiques. On voit encore que ce sont des avatars, mais la qualité est vraiment très bonne. » Il était récemment tombé sur un autre outil dont la voix sonnait très mécanique, ce qui a rendu la comparaison encore plus nette.

Ce à quoi il ne s’attendait pas, c’est le contrôle dont il dispose sur la diction. « Avec cet outil, on peut aussi jouer avec la ponctuation, avec les virgules, les points, les points d’exclamation, les points d’interrogation, et orienter un peu l’intonation. C’est génial », dit-il. Une virgule crée une pause, un point d’interrogation fait monter la fin de la phrase, et la narration se rapproche de la façon dont une personne le dirait réellement.

Un détail qu’il n’avait jamais testé délibérément fonctionne lui aussi. La langue des affaires allemande regorge d’abréviations et de termes anglais, et les deux sont prononcés correctement. « Ça fonctionne aussi avec les abréviations. Les anglicismes en allemand », précise-t-il. « C’est vraiment remarquable. » Pour une entreprise qui forme ses collaborateurs en allemand, en français et en italien, des voix naturelles dans chaque langue comptent autant que les avatars eux-mêmes.

Pour l’intégration des nouveaux collaborateurs, pour les formations qualité et ISO, en amont des séminaires en présentiel, et chaque fois qu’un nouveau processus doit atteindre rapidement un grand nombre de personnes.

L’intégration est le seul sujet qui finit par concerner tout le monde, puisque de nouveaux collaborateurs arrivent en continu et ont tous besoin des mêmes bases. La plupart des autres contenus s’adressent à des groupes plus restreints. « L’effectif est d’environ 6 000 personnes », explique Paul-Pierre. « Certains sujets ne concernent qu’un groupe précis. Pour les chefs de projet, par exemple, on parle d’environ 600 personnes. »

Pour les formations qualité et ISO, une documentation traçable compte autant que le contenu. Ces cours passent par le LMS de l’entreprise, ce qui permet d’enregistrer de manière fiable la participation et l’achèvement.

Le cas d’usage que Paul-Pierre développe le plus est la préparation aux formations en présentiel. Les apprenants découvrent les fondamentaux en vidéo au préalable et arrivent ainsi au séminaire en maîtrisant déjà les notions clés. Le temps en salle est alors consacré à la discussion, aux échanges, à la mise en pratique et à la réflexion, là où l’apprentissage s’ancre vraiment.

La vidéo permet aussi de diffuser rapidement de nouveaux processus et standards auprès de grands groupes. Un bon exemple chez Equans Suisse : une formation aux fondamentaux de la vente destinée à des profils techniques qui ne sont pas commerciaux de métier.

Elle permet aux apprenants d’entendre et de voir le contenu en même temps, au lieu de seulement le lire.

C’est l’argument central de Paul-Pierre en faveur de ce format. L’information est racontée, montrée et expliquée, un peu comme lors d’une bonne présentation ou d’un échange avec un enseignant, et l’expérience d’apprentissage devient plus variée et plus accessible. Pour un pédagogue qui a passé 30 ans à observer les gens apprendre, elle comble l’écart entre un cours e-learning classique et une vidéo de formation interactive.

Elle demande aussi de la discipline. Paul-Pierre garde ses vidéos courtes et répartit les contenus sur plusieurs d’entre elles plutôt que de construire une longue séquence, car il ne pense pas que les apprenants resteront jusqu’au bout d’une version longue. « J’ai le sentiment qu’il est important de ne pas créer de séquences trop longues », explique-t-il. « La capacité d’attention s’est effondrée, notamment à cause des réseaux sociaux et d’Instagram, où l’on fait défiler, où l’on regarde les premières fractions de seconde des vidéos avant de continuer à faire défiler. C’est un vrai défi. »

Le format évolue donc en permanence chez Equans Suisse. Les vidéos raccourcissent, les cours en comptent davantage et, grâce à EasyVideo, le coût de production reste suffisamment bas pour que Paul-Pierre puisse continuer à ajuster jusqu’à ce que l’apprentissage fonctionne.

Paul-Pierre a été interviewé en allemand. Ses citations ont été traduites en français et légèrement retouchées pour en faciliter la lecture.