Como a Equans Suíça reduziu em 50% o tempo de produção de vídeos com o EasyVideo

Esta entrevista foi realizada em alemão. Todas as citações foram traduzidas para o português.

Na Equans Suíça, Paul-Pierre Egli é responsável pelo aprendizado e desenvolvimento e apoia a criação de e-learning para públicos muito diversos dentro da empresa. Ele é pedagogo, tem pós-graduação em coaching de aprendizagem e atua há cerca de 30 anos na área da educação, sendo os últimos 10 dedicados à educação de adultos e ao desenvolvimento de pessoas.

Essa experiência lhe deu uma visão clara de onde o e-learning tradicional deixa a desejar. Ele funciona bem quando o conhecimento precisa chegar a pessoas em lugares e horários diferentes, e quando o conteúdo precisa ser padronizado. As dificuldades estão na retenção, na transferência para a prática do dia a dia e na grande dependência de texto escrito. O vídeo resolve boa parte disso, e foi por isso que a Equans Suíça começou a produzir vídeos de treinamento durante a pandemia. O problema era o custo de produção de cada vídeo. Os funcionários eram filmados, as imagens eram editadas manualmente e as traduções chegavam como legendas. “Extremamente demorado”, diz Paul-Pierre.

Hoje, ele começa com uma apresentação de PowerPoint em vez de uma câmera. Ele importa a apresentação no EasyVideo, as anotações do orador viram a narração de um avatar de IA, e ele dedica cerca de meio dia à animação até o vídeo ficar pronto para um curso. Antes, produzir um único vídeo levava mais de um dia inteiro de trabalho. “Nos últimos projetos que fiz, tudo funcionou automaticamente e ainda mais rápido”, conta. “E a IA também altera o texto das anotações do orador. Ela adapta o texto, e a qualidade é excelente.”

A Equans Suíça filmava os próprios funcionários e editava as imagens manualmente.

O trabalho com vídeo começou por um motivo conhecido. “Toda essa história de vídeo surgiu com a COVID”, lembra Paul-Pierre. “Começamos a produzir vídeos para treinar os funcionários e, na prática, colocávamos pessoas da empresa na frente da câmera para apresentar algo, e depois editávamos tudo em um programa de edição de vídeo.”

Na época, era uma solução viável. Mas também dava muito trabalho para um único vídeo. Produzir um vídeo costumava levar mais de um dia inteiro de trabalho. A aprovação acrescentava ainda mais tempo, já que várias partes interessadas revisavam cada vídeo, e as idas e vindas entre elas podiam atrasar o cronograma em semanas.

A tradução acrescentava mais uma camada. A Equans Suíça precisa com frequência de conteúdo de treinamento em alemão, francês e italiano, e as legendas eram o caminho disponível. Paul-Pierre não estava convencido do resultado. “Principalmente as traduções feitas depois, com legendas, que também não eram o ideal”, diz. “Porque quando você precisa ler legendas e acompanhar algo em um slide ao mesmo tempo, é cansativo.”

O maior obstáculo, porém, era a manutenção. O conteúdo de treinamento muda quando um processo muda, e a antiga cadeia de produção tornava isso caro. Uma única frase corrigida significava uma nova gravação, então o conteúdo ficava desatualizado mais rápido do que era possível atualizá-lo. Nas palavras de Paul-Pierre, “cada pequena mudança era um enorme sacrifício”.

Ele pede o material de origem como apresentação de PowerPoint, importa no EasyVideo e deixa que as anotações do orador conduzam a narração.

A maior parte do conhecimento que ele transforma em treinamento já existe em algum lugar da empresa, e normalmente em forma de slides. Por isso, ele tornou o formato do arquivo parte do acordo. “Quando recebo materiais das áreas de negócio, peço, ou coloco como condição, que me enviem um arquivo de PowerPoint”, conta. “Recebo esse arquivo e importo.”

A partir daí, as anotações do orador fazem o trabalho. Elas se tornam o roteiro do avatar de IA, o que significa que o especialista no assunto que criou a apresentação também escreve a narração. Antes, essa etapa era manual. “Ultimamente, muita coisa acontece automaticamente, já que a ferramenta também reconhece as anotações do orador”, diz Paul-Pierre. “No começo, eu inseria as anotações do orador nos avatares manualmente.”

Ele está muito satisfeito com o que a IA faz com essas anotações, inclusive nas apresentações que chegam sem nenhuma. “Ela adapta o texto, e a qualidade é excelente. Não tem nenhuma desvantagem”, diz. “Se não houver anotações do orador, ela mesma cria algo, e isso é realmente muito útil.”

Um projeto de vídeo completo agora leva cerca de meio dia, 50% menos do que antes, e uma atualização leva minutos.

Esse meio dia corresponde à parte que Paul-Pierre ainda faz manualmente: a animação. “Tem um pouco de trabalho, basicamente a edição”, diz. “Mas, em um projeto, dedico meio dia e pronto.” A equipe não precisa mais de câmeras nem de softwares de edição complexos.

A manutenção mudou ainda mais do que a produção. Antes, pequenas alterações de conteúdo significavam regravar uma sequência de vídeo inteira. Com o recurso de leitor de texto integrado ao EasyVideo, Paul-Pierre agora faz a alteração no roteiro e republica em poucos minutos. Assim, o conteúdo de aprendizagem pode ser atualizado no mesmo ritmo em que os processos mudam.

Ele já criou mais de 40 vídeos até agora, e prefere mantê-los curtos em vez de montar uma única sequência longa. A resposta dos alunos tem sido unânime. Quando perguntado se houve algum feedback crítico, ele foi claro: “Não, não, o feedback foi positivo em todos os aspectos, sem exceção.”

Faça o máximo possível no PowerPoint primeiro, e a criação fica rápida a partir daí. Quando perguntamos o que ele diria a alguém que está começando com o EasyVideo, Paul-Pierre tinha dicas bem claras.

1. Mantenha o arquivo de origem simples. O que ele consegue preparar no PowerPoint, prepara lá. “Mantenha tudo simples. Faça o máximo possível no PowerPoint antes de importar”, diz.

2. Divida o texto dos slides em blocos separados. É isso que permite que as linhas apareçam uma de cada vez, no ritmo da narração. “O texto dos slides precisa vir em blocos individuais”, explica Paul-Pierre. “Se tudo for importado de uma vez, todo o texto de um slide em um único bloco, vai levar tempo para fazer as linhas aparecerem uma a uma.”

3. Salve gráficos complexos como imagens. Elementos visuais achatados garantem a ele um resultado previsível em todos os slides. “Também é importante salvar gráficos complexos como imagens”, diz, “principalmente quando são usadas formas com cantos arredondados ou qualquer outra coisa que o PowerPoint permita.”

4. Decida antes o que deve ser animado. Essa decisão define todo o resto. “O decisivo é antecipar um pouco o que você quer animar e o que não”, afirma.

A preparação é proposital, porque é ela que permite revelar o texto do slide linha por linha, enquanto o avatar fala. “Eu me cobro para animar um pouco as coisas, para que o slide seja construído junto com quem está falando”, conta. “Quando o avatar menciona algo, o texto correspondente aparece no slide, de modo que é realmente uma visualização do que está sendo dito.”

Naturais o suficiente para terem sido a maior surpresa para Paul-Pierre, que os considera muito superiores às ferramentas mais antigas que conhece.

“Principalmente em comparação com outras ferramentas, ou com ferramentas um pouco mais antigas”, diz. “Impressiona como a fala soa natural e como esses avatares parecem autênticos. Ainda dá para perceber que são avatares, mas a qualidade é muito boa.” Pouco antes, ele tinha conhecido outra ferramenta em que a fala soava muito mecânica, o que deixou a comparação ainda mais evidente.

O que ele não esperava era ter tanto controle sobre a locução. “Com essa ferramenta, você também pode brincar com a pontuação, com vírgulas, pontos, pontos de exclamação e de interrogação, e direcionar um pouco a entonação. Isso é ótimo”, diz. Uma vírgula cria uma pausa, um ponto de interrogação eleva o final da frase, e a narração fica mais próxima de como uma pessoa realmente falaria.

Um detalhe que ele nunca tinha testado de propósito também funcionou. A linguagem corporativa alemã é cheia de abreviações e termos em inglês, e ambos saem corretos. “Também funciona com abreviações. Anglicismos dentro do alemão”, diz. “É muito bom mesmo.” Para uma empresa que oferece treinamentos em alemão, francês e italiano, vozes naturais em cada idioma importam tanto quanto os próprios avatares.

No onboarding, nos treinamentos de qualidade e ISO, antes dos seminários presenciais e sempre que um novo processo precisa chegar rapidamente a muitas pessoas.

O onboarding é o único tema que, em algum momento, chega a todos, já que novos funcionários entram o tempo todo e todos precisam da mesma base. A maior parte dos outros conteúdos vai para grupos menores. “São cerca de 6.000 pessoas”, diz Paul-Pierre. “Há temas que só dizem respeito a um determinado grupo. No caso dos líderes de projeto, por exemplo, são cerca de 600.”

Nos treinamentos de qualidade e ISO, a documentação rastreável é tão importante quanto o conteúdo. Esses cursos são disponibilizados pelo LMS da empresa, de modo que a participação e a conclusão são registradas de forma confiável.

O uso que Paul-Pierre vem ampliando é a preparação para treinamentos presenciais. Os alunos estudam os fundamentos em um vídeo antes, e assim chegam ao seminário já familiarizados com os conceitos principais. Isso libera o tempo em sala para discussão, troca de experiências, prática e reflexão, que é onde o aprendizado realmente se consolida.

O vídeo também leva novos processos e padrões a grandes grupos com rapidez. Um bom exemplo na Equans Suíça é um treinamento sobre fundamentos de vendas para a equipe técnica, formada por profissionais que não são vendedores de ofício.

Ele permite que os alunos ouçam e vejam o conteúdo ao mesmo tempo, em vez de apenas lê-lo.

Esse é o principal argumento de Paul-Pierre a favor do formato. A informação é contada, mostrada e explicada, como em uma boa apresentação ou em uma conversa com um professor, e a experiência de aprendizagem fica mais variada e acessível. Para um pedagogo que passou 30 anos observando as pessoas aprenderem, isso fecha a lacuna entre um curso de e-learning tradicional e um vídeo de treinamento interativo.

Mas também exige disciplina. Paul-Pierre mantém seus vídeos curtos e divide o conteúdo em vários deles em vez de montar uma única sequência longa, porque não acredita que os alunos fiquem até o fim de uma versão longa. “Tenho a sensação de que é importante não criar sequências longas demais”, diz. “A capacidade de atenção despencou, também por causa das redes sociais e do Instagram, em que você só vai rolando, assiste aos primeiros instantes dos vídeos e continua rolando. Isso é um desafio.”

Por isso, o formato está sempre mudando na Equans Suíça. Os vídeos ficam mais curtos, os cursos passam a ter mais deles e, com a ajuda do EasyVideo, o custo de produção continua baixo o suficiente para que Paul-Pierre possa seguir ajustando até que o aprendizado funcione.

Paul-Pierre foi entrevistado em alemão. Suas citações foram traduzidas para o português, com leves ajustes para facilitar a leitura.