Wat is een LMS? Typen LMS'en, functies en alternatieven

Toen je in de organisatie met e-learning begon, was waarschijnlijk de eerste tool waaraan je dacht een learning management system (of LMS). Dat is ook volstrekt logisch. LMS-systemen waren de afgelopen dertig jaar een vaste waarde in de L&D-branche (learning and development; training en ontwikkeling). Maar is dat nog steeds zo?

Het is in de moderne werkomgeving aannemelijker dat werknemers hun vraag googelen of naar een tool voor prestatiebegeleiding grijpen op het moment dat ze een leerbehoefte hebben. Dus welke rol is er nog voor het LMS-systeem weggelegd?

In dit artikel bespreek ik niet alleen wat een LMS-systeem is, maar beschrijf ik ook de verschillende soorten LMS’en en wat de verschillen tussen een LMS en een LXP-systeem (Learning eXperience Platform) zijn. We bekijken ook waar het LMS-systeem staat in het moderne ‘leerecosysteem’ met tools, software en platforms. Als je jouw trainingstools heroverweegt, helpt dit artikel om de plaats en rol van het LMS-systeem beter te begrijpen.

Als e-learning geheel nieuw voor je is en je niet precies weet wat een LMS zoal kan en niet kan, raden we je aan om eerst het artikel Het verschil tussen auteurstools, LMS en LMS-Lite te lezen.

Vraag je je af wat LMS eigenlijk betekent? Ik leg het met plezier uit. LMS staat voor Learning Management System. Zoals de naam al een beetje zegt, is een LMS een online systeem waarop jouw organisatie de eigen e-learningcontent intern kan opslaan, beheren en verspreiden. Een LMS-systeem biedt ook functies voor het bijhouden van resultaten om de voortgang van je cursisten te volgen. Voorbeelden van bekende LMS’en zijn Moodle en Blackboard. Veel organisaties gebruiken een LMS om alles rondom online training te regelen, denk aan het verspreiden van cursussyllabi, het organiseren van discussiegroepen of het aanbieden van toetsen.

Voordelen van een LMS

Door de aard van een LMS gebruiken ondernemingen het voornamelijk voor formele top-downtraining die zijzelf organiseren. Sterker nog, veel organisaties gebruiken nog steeds een LMS-systeem voor bedrijfstrainingen. Enkele gangbare voorbeelden zijn formele bedrijfstrainingsprogramma’s zoals veiligheidstraining, training over veiligheid op de werkvloer en training tegen grensoverschrijdend gedrag. LMS’en zijn hiervoor een uitkomst, omdat ze functies voor certificering en resultaten bijhouden bieden, zodat de onderneming de naleving van haar wettelijke verplichtingen kan aantonen.

Andere belangrijke voordelen zijn onder andere:

• Prestatiebegeleiding
• Een leerecosysteem creëren
• Kennisdeling en kennisbeheer

Maar het moet gezegd dat een LMS-systeem niet de enige tool is die deze voordelen biedt. Er zijn meer opties dankzij de opkomst van vergelijkbare tools zoals het Learning Experience Platform (LXP).

Maar als je op zoek bent naar een LMS, raden we je aan om onze top 12 van LMS-functies te raadplegen.

Er zijn veel uiteenlopende soorten LMS-software verkrijgbaar. Hieronder vind je de meest voorkomende voorbeelden:

Open source (gratis) of commercieel

Een LMS als opensourcesoftware is gemaakt door een groep mensen of een community die een gedeelde broncode gebruiken, waardoor ze op het systeem kunnen samenwerken. De grootste LMS (naar gebruikersaantallen) is Moodle, een opensource-LMS uit Australië. Maar de meeste LMS-systemen zijn ‘closed source’ en eigendom van commerciële ondernemingen.

Bij een opensource-LMS hoef je geen licentiekosten aan een leverancier te betalen, maar daarmee is het systeem nog niet gratis. Je maakt nog steeds kosten voor hosting, verbruik en onderhoud.

Doelgroep

Sommige LMS-systemen zijn toegespitst op grote ondernemingen met meer dan 1.000 werknemers (grootzakelijk LMS), terwijl andere systemen meer focussen op kleinere bedrijven. Soms zijn ze gericht op een specifieke markt zoals trainingsbedrijven of op een specifieke afzetmarkt. De grootste verschillen zitten vooral in de beheer- en rapportagefuncties; de interface en functies voor cursisten zijn doorgaans vergelijkbaar.

In de cloud of op locatie (achter je firewall)

Aanvankelijk waren LMS’en software waarvoor je een licentie moest kopen en die je op een server moest installeren, meestal achter de firewall van het bedrijf. De huidige trend neigt naar software in de cloud, dus software dat door de ontwikkelaar wordt gehost op de servers van de leverancier: dit wordt ook wel SaaS genoemd (Software as a Service). Dit is nu het gebruikelijkste model voor software en hoewel LMS-leveranciers een beetje achterlopen, wordt SaaS alsmaar populairder voor LMS-systemen.

Op basis van een licentie of een abonnement

Het licentiemodel is gekoppeld aan LMS-software op locatie (bij software op locatie wordt vaak het ouderwetse licentiemodel gehanteerd). Bij dit model koop je een softwarelicentie en betaal je jaarlijks onderhoudskosten.

Cloud- en SaaS-oplossingen werken altijd volgens het abonnementsmodel op basis van een specifiek tijdsbestek en gebruik. De licentie dekt enkel de kosten van de software, terwijl in het SaaS-abonnement ook de kosten voor hosting en ondersteuning zijn inbegrepen.

Geïntegreerd of standalone

Sommige ontwikkelaars van uitgebreide HR- en ERP-systemen hebben besloten een LMS als module in hun software te bouwen. Andere ontwikkelaars hebben een bestaande LMS-leverancier opgekocht en de software in hun huidige oplossing geïntegreerd. Op deze manier bieden ze een totaalpakket dat bijvoorbeeld in alle HR-functies voorziet, waaronder training.

Als een LMS deel uitmaakt van een groter systeem spreken we van een geïntegreerd LMS, in tegenstelling tot een standalone-LMS.

Volwaardige LMS of LMS light

LMS light is een trainingsplatform met alleen de hoofdfuncties van een LMS, namelijk cursushosting en het bijhouden van resultaten. Sommige auteurstools zoals Easygenerator hebben LMS-achtige functies voor ondernemingen die geen LMS hebben ofwel met cursisten werken die geen toegang hebben tot het LMS van het bedrijf, zoals onderaannemers.

Aangezien er veel typen LMS-software verkrijgbaar zijn, is het belangrijk de verschillen te begrijpen en te kiezen voor software dat het beste past bij de behoeften van de organisatie.

Zoals de naam ‘learning management system’ al verraadt, kan het nut van een LMS worden gesplitst in twee categorieën: leerfuncties en beheerfuncties.

Beheerfuncties

Met de beheerfuncties kunnen L&D-teams het leerproces beheren en organiseren. Deze functies omvatten onder andere:

• Cursusbeheer: Met deze functie zorg je ervoor dat de juiste trainingsmaterialen op het juiste moment bij de juiste cursist belanden. Trainingsmaterialen kunnen bestaan uit e-learningcursussen, pdf-bestanden, video’s en trainingssessies ter plaatse.
• Beoordelings- en monitormogelijkheden: Hiermee kan een organisatie de activiteiten van cursisten opslaan en hun resultaten en voortgang bijhouden.
• Rapportage: Rapporten over cursisten bieden inzicht in de deelname en resultaten van een cursist en vaak zijn er opties om de verslagen in een extern HR-systeem te verwerken.
• Ondersteunde standaarden: De trainingsbranche kent standaarden zoals SCORM, AICC, LTI en xAPI. Dankzij deze standaarden kun je een cursus openen en de resultaten bijhouden.

Leerfuncties

• Cursusinterface: Hier wordt dus geleerd. Cursisten navigeren door de interface om de beschikbare e-learningcontent te bestuderen.
• Forum: Cursisten van dezelfde cursus kunnen met elkaar in gesprek op een forum.
• Leertraject: Het leertraject is een reeks trainingsactiviteiten die de cursist moet voltooien om een specifiek doel te bereiken.
• Gamificatie: Spelelementen kunnen cursisten verleiden tot een actievere deelname. Een klassement stimuleert bijvoorbeeld een competitieve ervaring dat doet denken aan een spel.
• Cursusbibliotheek: Behalve specifieke programma’s naar cursisten toezenden, kun je in de meeste LMS-systemen ook een bibliotheek met zoekfunctie beschikbaar stellen, waarin cursisten zelfstandig cursussen kunnen zoeken.

De leerbehoeften veranderen. Het leerproces verandert mee. Vroeger was er een duidelijke focus op formele top-downtraining die door de L&D-afdeling werd georganiseerd, met persoonlijke bijeenkomsten of formele e-learningcursussen. De focus is nu verschoven naar het faciliteren van kennisdeling binnen een organisatie en het ondersteunen van werknemers tijdens hun werk, ook wel bekend als prestatiebegeleiding.

Dit stelt het LMS-systeem in een ander licht. Het is niet langer de enige oplossing voor bedrijfstraining, het maakt nu deel uit van een groter geheel: het leerecosysteem.

Steeds meer L&D-teams schakelen over op een bottom-upbenadering, waarbij werknemers meer zeggenschap hebben over hun trainingsoplossingen, in plaats dat de training van bovenaf worden opgelegd. In plaats van de cursusproductie uit te besteden aan bijvoorbeeld dure onderwijsontwerpers, maken materiedeskundigen uit de organisatie, gewoonlijk werknemers, de trainingscontent zelf. Deze benadering heet Employee-generated Learning (EGL).

Deze verandering heeft grote gevolgen voor de tools die nodig zijn om content te maken en te onderhouden. Tegelijkertijd heeft dit een enorme impact op het leerproces. Behalve het LMS hebben we ook tools nodig waarmee kennisdeling en prestatiebegeleiding mogelijk is en beide vragen om een eigentijdsere aanpak.

De bovenstaande grafiek toont de vier deelgebieden van training en ontwikkeling in een bedrijfsomgeving: talentontwikkeling, formele training, kennisdeling en prestatiebegeleiding.

In recente jaren heeft er in de e-learningbranche een verschuiving naar het kwadrant van kennisdeling plaatsgevonden, want de huidige trend is om van top-downtraining over te stappen op kennisdeling onder collega’s. De branche zag ook de opkomst van het Learning eXperience Platform (LXP) dat deze verschuiving faciliteerde. We merken dat er op dit moment meer aandacht is voor het ondersteunen van werknemers tijdens hun wek, waardoor we opschuiven naar het kwadrant van prestatiebegeleiding.

Deze verschuivingen creëren vraag naar allerlei trainingsgerelateerde tools om trainingscontent te maken, onderhouden en publiceren. Deze tools vormen samen een leeromgeving dat soms ook wel wordt aangeduid als een leerecosysteem.

In de volgende alinea’s duiken we iets dieper in op de drie elementen van dit leerecosysteem: het LXP, het LMS en de auteurstools.

Vergelijk een LMS met televisie. Een tv-zender maakt een programma dat kijkers kunnen volgen. Bij een LMS maakt de L&D-afdeling een programma dat de cursist kan volgen en dat past perfect bij een georganiseerde top-downtraining. Zoals eerder gezegd, is de voor werknemers verplichte veiligheids- en nalevingscursus een goed voorbeeld.

We kijken behalve naar tv tegenwoordig ook naar streamingdiensten on demand zoals Netflix. Deze diensten bieden vergelijkbare series, maar de interface is volledig opgebouwd rond het idee dat de kijkers zelf initiatief nemen en zelf bepalen wat, wanneer en hoe ze kijken.

Bij training hebben we een vergelijkbare verandering gezien met de opkomst van het LXP, dat ook wel als het Netflix van trainingen wordt gezien. Het is een omgeving voor trainingscontent zoals cursussen, video’s en andere materialen net als in een LMS. Het grote verschil is dat het is opgebouwd rond het idee dat de cursist het initiatief tot leren neemt. Je leest meer over het verschil tussen auteurstools, LMS en LMS-Lite in deze blog.

Deze ontwikkelingen zijn de reden dat steeds meer LMS-systemen cursusbibliotheken met een zoekfunctie toevoegen, zodat cursisten meer zeggenschap hebben. Het probleem wil echter dat LMS’en van origine zijn gebouwd voor een top-downbenadering, waardoor ze niet ideaal zijn om initiatieven van cursisten te stimuleren.

De aard van een LXP maakt het niet alleen eenvoudiger voor de cursist om zelf de regie te nemen, maar is ook geschikter voor Employee-generated learning, omdat werknemers hun eigen content kunnen publiceren. Net zoals Netflix de noodzaak voor televisie in twijfel heeft getrokken, stellen LXP’s de top-downbenadering van LMS’en ter discussie door kennisdeling aan te bieden.

LMS’en hebben vaak een auteursfunctie. Soms is dit beperkt tot het samenvoegen van trainingsmaterialen uit andere bronnen en soms kun je er je eigen content en vragen mee maken. Maar zelfs als je LMS met een gratis geïntegreerde auteurstool wordt geleverd, raden we het gebruik ervan af.

Deze geïntegreerde auteursoplossingen hebben slechts één voordeel, namelijk dat je gemakkelijk trainingscontent kunt publiceren in het LMS waarin ze zijn verwerkt. Vanuit een functionele invalshoek bezien, hebben ze nooit wat een gespecialiseerde auteurstool zoals Easygenerator kan leveren.

Een geïntegreerde tool is ook moeilijker te gebruiken, omdat deze is afgestemd op onderwijsontwerpers. Je hebt geen variatie in vragen en geen samenwerking tussen auteurs, waardoor het geschikter is voor top-downtraining.

Bovendien zit je aan de leverancier vast. Nadat je content in een LMS hebt gemaakt, is de content alleen in die specifieke LMS te gebruiken en kun je de content niet naar een andere verplaatsen. Dit verhindert niet alleen dat je kunt overstappen van je huidige LMS naar een andere oplossing, maar het betekent ook dat je alle content verliest als je toch overstapt.

De beste aanpak is om altijd een afzonderlijke auteurstool te gebruiken waarmee je de cursussen kunt exporteren naar een algemene standaard, zoals xAPI, SCORM en LTI.

Ontdek het verschil tussen LMS of LRS.

Bij prestatiebegeleiding ontvang je informatie terwijl je werkt, bijvoorbeeld:

1. wanneer je een probleem hebt,
2. wanneer je niet weet hoe je iets moet toepassen,
3. wanneer er iets is veranderd.

Wanneer je tijdens je werk tegen een probleem aanloopt, is het onwaarschijnlijk dat je je werk onderbreekt om een volledige cursus op een LMS te doen. Het is veel aantrekkelijker om snel te zoeken naar het antwoord of naar de benodigde uitleg om vervolgens verder te gaan waar je was gebleven. Prestatiebegeleiding speelt in op zulke snelle leerbehoeften tijdens het werk. Het is een heel andere aanpak dan die van een LMS, maar deze aanpak is in trek.

Als je tot de slotsom komt dat je een LMS-systeem nodig hebt, zijn er duizenden waaruit je kunt kiezen. Verder zijn er LMS-vriendelijke auteurstools zoals Easygenerator die SCORM, xAPI of LTI ondersteunen, zodat je je cursus in een LMS kunt publiceren en daarin de resultaten kunt bijhouden. Niettemin zijn er drie criteria die je kunnen helpen je eerste LMS te kiezen:

1. Online

Alle software wordt online en gaat naar een SaaS-model. De LMS-branche loopt weliswaar achter op deze trend, maar er zijn al online LMS’en verkrijgbaar. Door te kiezen voor een online LMS maakt de L&D-afdeling een vliegende start met een moderne aanpak zonder de achterhaalde functies van desktopsoftware.

2. Compatibel met xAPI

De meeste LMS’en gebruiken SCORM om resultaten bij te houden en te volgen, maar deze standaard dateert uit de jaren negentig van de vorige eeuw en de laatste grote release stamt uit 2004. xAPI is een nieuwe en moderne standaard en een beduidend betere opvolger. Met xAPI kun je resultaten bijhouden en volgen buiten de LMS om in een afzonderlijke resultatendatabank, de zogeheten Learning Record Store (LRS).

Met SCORM ben je beperkt tot het opslaan van resultaten in een LMS, waardoor je aan de leverancier vastzit en je wordt uitgesloten van innovatieve functies. Zorg er daarom voor dat je een LMS kiest die xAPI ondersteunt en overweeg de resultaten in je eigen LRS op te slaan, zodat je niet afhankelijk bent van de LMS-leverancier.

3. Een afzonderlijke auteurstool gebruiken is een optie

Een afzonderlijke auteurstool biedt meer kwaliteit en je bent niet aan een bepaalde leverancier gebonden. Zoals we hebben besproken, is het onmogelijk om content die je in een LMS hebt gemaakt, te verplaatsen naar een andere trainingstool. Je loopt in dat geval het risico content kwijt te raken. Het is daarom de moeite waard te kiezen voor een LMS waarin je in een afzonderlijke auteurstool gemaakte content kunt importeren.

Zoals al aangestipt, ondergaat L&D een aardverschuiving in de manier waarop de leerbehoeften van werknemers worden benaderd. Werknemers hebben in toenemende mate hulpmiddelen op zeer korte termijn nodig en daarom is de top-downbenadering, die zolang de boventoon voerde in branche, niet meer vanzelfsprekend voor iedere training.

Maar deze top-downbenadering is echter waarvoor het LMS is ontworpen. Vaak worden LMS-systemen genoemd als een vereiste voor nalevingstraining en voor regelgeving, omdat de organisatie de resultaten moet kunnen bijhouden en certificaten moet kunnen uitgeven. Maar auteurstools zoals Easygenerator hebben deze functies ook.

Maar om de vraag te beantwoorden of je een LMS nodig hebt, is het belangrijk naar het grotere geheel te kijken, te weten het leerecosysteem. Stel jezelf de vraag welke tools nodig zijn om cursisten en de cursusschrijvers meer verantwoordelijkheid te geven en om tegelijk de L&D-diensten te stroomlijnen en te moderniseren. Het LMS kan hierin een rol spelen, maar is slechts een van de puzzelstukjes van het ecosysteem.

In dit artikel bespreken we twee scenario’s waarmee je kunt bepalen of je een LMS nodig hebt of niet.

L&D verandert en de gebruikte tools veranderen mee. Was het LMS ooit het kloppend hart van e-learning, tegenwoordig moet het steeds meer genoegen nemen met een bescheiden rol binnen het leerecosysteem.

In veel organisaties, en misschien ook de jouwe, speelt het LMS nog altijd een centrale rol in het delen en verspreiden van trainingscontent. Maar het is niet meer de enige optie. Om aan de veranderende behoeften van je cursisten te voldoen, moet je buiten de gebaande LMS-banen treden, hetzij door het aantal tools uit te breiden of door naar een alternatief voor LMS te kijken, zoals LXP of LMS light.

Of een LMS de juiste keuze is, hangt af van de unieke doelstellingen van jouw organisatie. Maar wij doen ons best om je bij die beslissing te helpen.

Als je meer wilt weten over hoe LMS’en en auteurstools verschillen of juist zijn te combineren, lees je onze blogpost: Het verschil tussen auteurstools, LMS en LMS-Lite.