Cómo GFT creó cursos 8 veces más rápido y extendió la formación a 20 países

Con presencia en 20 países y cerca del 40 % de su plantilla en Brasil, GFT necesitaba una forma de ofrecer a gran escala formación adaptada a la empresa a personas que trabajan desde casa, en las instalaciones de los clientes y en idiomas y culturas muy distintos.

Antes de Easygenerator, el equipo de L&D creaba unos 10 cursos al año con PDF, presentaciones de PowerPoint y sesiones de formación en directo; la traducción era manual e irregular, y crear cursos era un proceso lento.

Hoy, GFT tiene 348 cursos en su biblioteca. La creación de un curso ha pasado de 5 días a 5 horas. Gracias a EasyTranslate, cada curso se publica en al menos 6 idiomas. Y el equipo ya no depende de proveedores externos que cobraban hasta 5000 € por un solo curso de e-learning de 20 minutos.

Wanderley Ferreira Meirelles, Global L&D Manager, lo resume así: “Dependemos menos de proveedores externos porque diseñamos nuestros cursos internamente, lo que nos ayuda a ahorrar tiempo y costes y a ser más eficientes”.

Wanderley se incorporó a GFT Brasil hace unos 4,5 años con una misión clara: crear el departamento de L&D desde cero. Por aquel entonces, la oficina de Brasil ya crecía rápidamente. Hoy concentra cerca del 40 % de todos los empleados de GFT en el mundo, lo que la convierte en la mayor operación de la empresa.

Después de demostrar lo que podía aportar una función de L&D propia, Wanderley asumió un puesto global. Como Global L&D Manager, hoy es responsable del aprendizaje y el rendimiento en 20 países, desde Brasil hasta Canadá, Reino Unido y Alemania. Su trabajo consiste en actuar como consultor de los equipos locales de RR. HH. y ayudarles a desarrollar la capacidad de crear e impartir formación en sus propias regiones.

Es un gran trabajo, y lo que lo hace realmente complejo es la diversidad. “Lo más difícil de mi área es escuchar más y hablar menos, porque cada país tiene una legislación laboral distinta y una cultura distinta”, cuenta Wanderley.

Antes de Easygenerator, la formación en GFT era como la que conocen muchos profesionales de L&D que han trabajado en grandes organizaciones: sesiones de formación en directo, documentos PDF y presentaciones de PowerPoint.

Wanderley es directo al describir cómo era en la práctica: “Era bastante básico. Básicamente, un archivo PDF que tenías que leer y confirmar”.

Sin una herramienta de autoría adecuada, el equipo dependía de formatos estáticos por los que los empleados podían pasar sin prestar atención. “Nuestro LMS es bueno para compartir contenido, pero no para diseñarlo. Así que teníamos cursos en directo, documentos PDF para leer o presentaciones de PowerPoint, también para leer. Creo que esa era la queja más habitual sobre nuestros programas de formación en GFT”, recuerda Wanderley.

El resultado era previsible. El equipo creaba unos 10 cursos al año, porque producir más llevaba demasiado tiempo. La traducción a otros idiomas era ocasional y sin un proceso real. “Todo era manual. A veces creábamos un PDF en inglés y lo traducíamos manualmente a otros idiomas”, explica Wanderley.

Además de la lentitud en la producción, el contenido no era lo bastante atractivo como para que la gente completara los cursos. “Los 2 mayores retos eran hacer nuestro contenido más atractivo, porque nos costaba que la gente terminara los cursos, incluso los obligatorios. Y estamos en la era de la IA, también aquí en GFT, y nosotros, como RR. HH., también tenemos que adoptarla”, explica.

A eso se suma la expectativa de mostrar resultados en 1 o 2 días. La rapidez dejó de ser un extra y pasó a ser imprescindible.

La búsqueda de una herramienta de autoría empezó en Italia: Irene Golemme, del equipo italiano de L&D, fue quien contactó primero con Easygenerator y se la presentó a Wanderley. Después, Wanderley e Irene lideraron la evaluación y compararon Easygenerator con otras herramientas.

Según Wanderley, 2 funciones marcaron la diferencia. La primera fue EasyTranslate. Para él, la traducción no es opcional. Cada curso que publica debe estar disponible en al menos 6 idiomas: inglés, español, portugués, francés, italiano y alemán. Así se cubren Latinoamérica (que representa alrededor del 60 % de la plantilla global de GFT), las principales oficinas europeas y la oficina canadiense de Quebec.

La segunda fue EasyAI. Con un equipo pequeño, Wanderley necesitaba avanzar rápido sin perder calidad. EasyAI le dio la forma de hacerlo. “Creo que los factores más importantes fueron el precio, EasyAI y EasyTranslate. Al menos para mí, EasyTranslate es importantísimo”, afirma.

El cambio en la producción ha sido enorme. Antes de Easygenerator, GFT creaba unos 10 cursos al año. Hoy, la biblioteca cuenta con 348 cursos.

Wanderley utilizó exactamente esta comparación al presentar Easygenerator al comité de dirección interno de GFT. “Antes tardábamos unos 5 días en crear un curso. Ahora tardamos 5 horas, así que somos mucho más productivos”, explica.

Ese cambio también transformó la relación de GFT con los proveedores externos de formación. En el pasado, externalizar la producción de cursos era la única forma de seguir el ritmo de la demanda. Pero con precios de hasta 5000 € por un solo curso de e-learning de 20 minutos, resultaba caro e insostenible. “Dependemos menos de proveedores externos porque diseñamos nuestros cursos internamente, lo que nos ayuda a ahorrar tiempo y costes y a ser más eficientes”, afirma Wanderley.

La implicación de los alumnos ha crecido al mismo ritmo que el volumen. Ahora los empleados interactúan con vídeo, audio y formatos interactivos en lugar de documentos estáticos. “Están más contentos porque los cursos son más atractivos. Pueden ver vídeos y escuchar audios. Yo diría que es una gran mejora para nuestra empresa”, comenta Wanderley.

Para la mayoría de los equipos de L&D, traducir un curso a cualquier otro idioma es un proyecto en sí mismo. Para Wanderley, 6 idiomas son el punto de partida de cada curso que publica.

Antes de Easygenerator, traducir a esa escala de forma coherente simplemente no era posible. Ahora, EasyTranslate lo convierte en una parte habitual del flujo de trabajo.

Wanderley revisa personalmente las traducciones al portugués como hablante nativo. Su veredicto es claro: “Diría que el 99 % de la traducción al portugués de Brasil es perfecta”, afirma.

Las opiniones de otros países van en la misma línea. “Nuestros compañeros alemanes y españoles dicen que solo hay que hacer pequeñas correcciones. Creo que la precisión de la traducción es lo mejor de EasyTranslate”, comenta Wanderley. “No se me ocurre nada que no me guste de EasyTranslate. Para mí, es perfecto”.

Wanderley dirige el área global de L&D prácticamente solo. Cuenta con un compañero que se ocupa de los datos y los informes, pero la creación de contenido, la coordinación de proyectos y la consultoría con otras oficinas recaen sobre él.

EasyAI es el compañero perfecto para Wanderley. Le ayuda a producir contenido más rápido y a cubrir lagunas de conocimiento cuando trabaja fuera de su área de especialización.

“EasyAI nos ayuda a diseñar contenido de forma más eficiente y nos da apoyo en las áreas donde se necesitan conocimientos adicionales”, explica Wanderley.

Ha desarrollado su propio flujo de trabajo: usa EasyAI para generar la estructura de un curso y después contrasta el resultado con Copilot como segunda opinión.

También ha tenido una buena experiencia con Course Builder. “Subí un documento de Word y le pedí a Easygenerator que creara un curso completo. Quedó muy bien. Casi no cambié nada. Se lo envié a mi compañera del Reino Unido y le pedí que lo revisara”, cuenta. “Creo que esto es lo que más impacto tiene en nuestro día a día: EasyAI”.

Más allá de la creación de cursos, la IA ha cambiado la forma en que Wanderley entiende su propio papel. Al resolver más rápido las partes más laboriosas de la producción, tiene más espacio para el trabajo que requiere criterio humano. “La IA puede ayudarnos a ser más productivos y nos permite centrarnos en lo que los seres humanos hacemos mejor: las relaciones. Tengo más tiempo para pensar en el proceso, el proyecto y la implementación”, afirma.

El despliegue sigue ampliándose. GFT está incorporando activamente más países a su configuración de Easygenerator. Canadá, México, Colombia y Alemania están ahora en proceso de sumarse.

Easygenerator también ha ganado peso dentro de la estructura interna de GFT. La plataforma forma parte ahora del conjunto más amplio de herramientas de IA de GFT, una muestra de lo central que se ha vuelto en la forma de trabajar de la empresa.

Para Wanderley, la siguiente prioridad son los datos. Quiere entender cómo interactúan los empleados de todos los países con los cursos que crean sus equipos locales y utilizar esa información para ofrecer un mejor apoyo a cada región.

“Quiero recopilar más información para ver cómo usan Easygenerator los distintos países y si los empleados están contentos con el contenido que diseñan nuestros compañeros”, afirma.

Su objetivo es ser un verdadero consultor de L&D para la red global de GFT. Y con Easygenerator asumiendo cada vez más trabajo de producción, ese cambio ya está en marcha.