Come GFT ha reso la creazione dei corsi 8 volte più veloce e ha esteso la formazione a 20 Paesi

Con sedi in 20 Paesi e quasi il 40% della forza lavoro in Brasile, GFT aveva bisogno di un modo per offrire su larga scala una formazione su misura per l’azienda a persone che lavorano da casa, presso i clienti e in lingue e culture molto diverse.

Prima di Easygenerator, il team L&D creava circa 10 corsi all’anno, usando PDF, presentazioni PowerPoint e sessioni di formazione dal vivo; la traduzione era manuale e poco uniforme, e la creazione dei corsi era lenta.

Oggi la libreria di GFT conta 348 corsi. La creazione di un corso è passata da 5 giorni a 5 ore. Grazie a EasyTranslate, ogni corso viene pubblicato in almeno 6 lingue. E il team non dipende più da fornitori esterni che chiedevano fino a 5.000 € per un singolo corso e-learning di 20 minuti.

Wanderley Ferreira Meirelles, Global L&D Manager, lo dice chiaramente: “Progettando i nostri corsi internamente dipendiamo meno dai fornitori esterni, il che ci aiuta a risparmiare tempo e costi e a migliorare l’efficienza.”

Wanderley è entrato in GFT Brasile circa 4,5 anni fa con una missione chiara: costruire da zero il reparto L&D. All’epoca la sede brasiliana stava già crescendo rapidamente. Oggi rappresenta quasi il 40% di tutti i dipendenti GFT nel mondo ed è la sede più grande dell’azienda.

Dopo aver dimostrato cosa poteva fare una funzione L&D dedicata, Wanderley è passato a un ruolo globale. Come Global L&D Manager, oggi è responsabile di formazione e performance in 20 Paesi, dal Brasile al Canada, dal Regno Unito alla Germania. Il suo compito è fare da consulente ai team HR locali e aiutarli a sviluppare la capacità di creare ed erogare formazione nelle proprie regioni.

È un lavoro impegnativo, e ciò che lo rende davvero complesso è la varietà. “La parte più difficile del mio lavoro è ascoltare di più e parlare di meno, perché ogni Paese ha leggi sul lavoro e culture diverse”, racconta Wanderley.

Prima di Easygenerator, la formazione in GFT era simile a quella che conoscono molti professionisti L&D che hanno lavorato in grandi organizzazioni: sessioni di formazione dal vivo, documenti PDF e presentazioni PowerPoint.

Wanderley è molto diretto nel descrivere com’era nella pratica: “Era piuttosto basilare. In sostanza, un file PDF da scorrere e confermare.”

Senza un vero strumento di authoring, il team era costretto a usare formati statici che i dipendenti potevano scorrere passivamente. “Il nostro LMS va bene per condividere i contenuti, ma non per progettarli. Così avevamo corsi dal vivo, documenti PDF da leggere o presentazioni PowerPoint, anche quelle da leggere. Credo che questa fosse la lamentela più frequente sui nostri programmi di formazione in GFT”, ricorda Wanderley.

Il risultato era prevedibile. Il team creava circa 10 corsi all’anno, perché produrne di più richiedeva semplicemente troppo tempo. La traduzione in altre lingue avveniva solo occasionalmente e senza un vero processo. “Era tutto manuale. A volte creavamo un PDF in inglese e lo traducevamo manualmente in altre lingue”, spiega Wanderley.

Oltre alla lentezza della produzione, i contenuti non erano abbastanza coinvolgenti da spingere le persone a completare i corsi. “Le 2 sfide più grandi erano rendere i nostri contenuti più coinvolgenti, perché facevamo fatica a far completare i corsi alle persone, anche quelli obbligatori. E siamo nell’era dell’IA, anche qui in GFT, e noi dell’HR dobbiamo abbracciare l’IA”, spiega.

A questo si aggiunge l’aspettativa di mostrare risultati entro 1 o 2 giorni. La velocità non era più un optional, ma era diventata essenziale.

La ricerca di uno strumento di authoring è partita dall’Italia: Irene Golemme del team L&D italiano è stata la prima a contattare Easygenerator e a segnalarlo a Wanderley. Wanderley e Irene hanno poi guidato la valutazione, confrontando Easygenerator con altri strumenti.

Secondo Wanderley, 2 funzionalità hanno fatto la differenza. La prima è stata EasyTranslate. Per lui la traduzione non è un optional. Ogni corso che pubblica deve uscire in almeno 6 lingue: inglese, spagnolo, portoghese, francese, italiano e tedesco. Così si coprono l’America Latina (che rappresenta circa il 60% della forza lavoro globale di GFT), le principali sedi europee e la sede canadese in Québec.

La seconda è stata EasyAI. Con un team piccolo, Wanderley doveva muoversi velocemente senza perdere qualità. EasyAI gli ha dato il modo di farlo. “Penso che i fattori più importanti siano stati il prezzo, EasyAI ed EasyTranslate. Almeno per me, EasyTranslate è fondamentale”, dice.

Il cambiamento nella produzione è stato enorme. Prima di Easygenerator, GFT creava circa 10 corsi all’anno. Oggi la libreria conta 348 corsi.

Wanderley ha usato proprio questo confronto per presentare Easygenerator al comitato direttivo interno di GFT. “Prima impiegavamo circa 5 giorni per creare un corso. Ora ne impieghiamo 5 ore, quindi siamo molto più produttivi”, dice.

Questo cambiamento ha trasformato anche il rapporto di GFT con i fornitori esterni di formazione. In passato, esternalizzare la produzione dei corsi era l’unico modo per stare al passo con la domanda. Ma con costi fino a 5.000 € per un singolo corso e-learning di 20 minuti, era una soluzione costosa e insostenibile. “Progettando i nostri corsi internamente dipendiamo meno dai fornitori esterni, il che ci aiuta a risparmiare tempo e costi e a migliorare l’efficienza”, afferma Wanderley.

Insieme ai volumi è cresciuto anche il coinvolgimento dei partecipanti. Oggi i dipendenti interagiscono con video, audio e formati interattivi invece che con documenti statici. “Sono più soddisfatti perché i corsi sono più coinvolgenti. Possono guardare video e ascoltare audio. Direi che è un grande miglioramento per la nostra azienda”, dice Wanderley.

Per la maggior parte dei team L&D, tradurre un corso in un’altra lingua è un progetto a sé. Per Wanderley, 6 lingue sono la base di partenza per ogni corso che pubblica.

Prima di Easygenerator, una traduzione su questa scala semplicemente non era possibile in modo coerente. Ora EasyTranslate la rende una parte standard del flusso di lavoro.

Wanderley revisiona personalmente le traduzioni in portoghese, essendo madrelingua. Il suo giudizio è chiaro: “Direi che il 99% della traduzione in portoghese brasiliano è perfetta”, afferma.

Il feedback dagli altri Paesi va nella stessa direzione. “I nostri colleghi tedeschi e spagnoli dicono che servono solo piccole correzioni. Credo che la precisione della traduzione sia la cosa migliore di EasyTranslate”, dice Wanderley. “Non mi viene in mente nulla che non mi piaccia di EasyTranslate. Per me è perfetto.”

Wanderley gestisce l’L&D globale in gran parte da solo. Ha un collega che si occupa di dati e reportistica, ma la creazione dei contenuti, il coordinamento dei progetti e la consulenza alle altre sedi ricadono tutti sulle sue spalle.

EasyAI è il compagno perfetto per Wanderley. Lo aiuta a produrre contenuti più velocemente e a colmare le lacune di conoscenza quando lavora al di fuori della sua area di competenza.

“EasyAI ci aiuta a progettare contenuti in modo più efficiente e ci supporta negli ambiti in cui servono conoscenze aggiuntive”, spiega Wanderley.

Ha sviluppato un proprio flusso di lavoro: usa EasyAI per generare la struttura di un corso, poi confronta il risultato con Copilot per avere un secondo parere.

Anche con il Course Builder ha avuto un’ottima esperienza. “Ho caricato un documento Word e ho chiesto a Easygenerator di creare un corso completo. Il risultato è stato ottimo. Non ho cambiato quasi nulla. L’ho inviato a una mia collega nel Regno Unito e le ho chiesto di darci un’occhiata”, racconta. “Penso che questa sia la cosa che ha più impatto sul nostro lavoro quotidiano: EasyAI.”

Oltre alla creazione dei corsi, l’IA ha cambiato il modo in cui Wanderley vede il proprio ruolo. Con le parti più lunghe della produzione gestite più rapidamente, ha più spazio per il lavoro che richiede il giudizio umano. “L’IA può aiutarci a essere più produttivi e ci permette di concentrarci su ciò in cui gli esseri umani sono più bravi: le relazioni. Ho più tempo per pensare al processo, al progetto e all’implementazione”, dice.

Il rollout continua ad allargarsi. GFT sta aggiungendo attivamente altri Paesi alla sua configurazione di Easygenerator. Canada, Messico, Colombia e Germania sono in fase di adesione.

Easygenerator ha anche acquisito un ruolo più importante nella struttura interna di GFT. La piattaforma fa ora parte del più ampio insieme di strumenti di IA di GFT, segno di quanto sia diventata centrale nel modo di lavorare dell’azienda.

Per Wanderley, la prossima priorità sono i dati. Vuole capire come i dipendenti di tutti i Paesi interagiscono con i corsi creati dai team locali e usare queste informazioni per offrire un supporto migliore a ogni regione.

“Voglio raccogliere più informazioni per vedere come i diversi Paesi usano Easygenerator e se i dipendenti sono soddisfatti dei contenuti che progettano i nostri colleghi”, dice.

Il suo obiettivo è diventare un vero consulente L&D per la rete globale di GFT. E con Easygenerator che si occupa di una parte sempre maggiore della produzione, questo cambiamento è già in corso.