Viele Neuzugänge gehen die Onboarding-Schulung enthusiastisch und mit den besten Absichten an, diese Dynamik flaut aber nach einigen Wochen ab. Der Grund dafür ist, dass neue Arbeitskräfte nach einer Weile für gewöhnlich vom Arbeitsalltag eingeholt werden und ihr Interesse evtl. nachlässt.
Um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen diese Fallstricke vermeidet, finden Sie nachstehend einige Best Practices, die neuen Talenten helfen, in ihrem Arbeitsumfeld zu wachsen.
Planen Sie Ihr Onboarding
1. Machen Sie Ihre Hausaufgaben
Machen Sie sich zuerst mit den aktuellen Onboarding-Abläufen vertraut. Finden Sie heraus, welche Bereiche des Onboarding-Programms Mitarbeitende mochten oder nicht mochten und warum.
Authoring-Tools für E-Learning-Inhalte wie Easygenerator integrieren einen Net Promoter Score (NPS) in Kurse, der es Lernenden ermöglicht, den Kurs zu bewerten und so wichtige Einblicke in die Wirksamkeit des Kurses zu liefern.
2. Befragen Sie die Stakeholder
Befragen Sie Mitarbeitende, die das Onboarding-Programm kürzlich durchlaufen haben, was sie von einem solchen Programm erwarten. Finden Sie heraus, welche Ängste und Unsicherheiten sie in Bezug auf den Arbeitsantritt in einem neuen Unternehmen haben. Sprechen Sie mit HR oder mit dem/der L&D-Manager*in, um die Ziele des Programms aus der Geschäftsperspektive zu verstehen.
Zu den Best Practices gehört es, das Onboarding-Programm so zu strukturieren, dass es:
- neuen Mitarbeitenden ein gutes Gefühl und einen vielversprechenden ersten Eindruck des Unternehmens vermittelt
- die Kultur, die Werte und die Marke des Unternehmens widerspiegelt
- im Detail beschreibt, was von Mitarbeitenden erwartet wird, zum Beispiel in Bezug auf Vorschriften und Compliance
- grundlegende Informationen für Mitarbeitende wie Kleidungsempfehlungen, die Beantragung von Urlaubstagen und den Standort der Cafeteria enthält
- Mitarbeitenden ihre Position in der Organisationsstruktur veranschaulicht
- verdeutlicht, wie wertvoll ihre Rolle für das Wohl des Unternehmens ist und sie dafür begeistert
Gestalten Sie Ihr Onboarding-Programm
1. Personalisieren Sie Inhalte, minimieren Sie Wiederholungen und staffeln Sie das Programm
Ein gutes Onboarding-Programm für neue Mitarbeitende vermittelt ihnen nur, was sie für ihre individuelle Rolle wissen müssen und überschwemmt sie nicht mit größtenteils unnötigen Informationen.
Überlegen Sie außerdem, ob bestimmte Informationen im Intranet oder auf der Unternehmenswebsite verfügbar sind, zum Beispiel Personalrichtlinien oder Organigramme. Sie müssen in der Onboarding-Schulung nicht wiederholt werden.
Best Practices für das Onboarding sollten es Neuzugängen ermöglichen, Pausen zu machen und die Schulung in ihrem eigenen Tempo zu absolvieren.
2. Mitarbeiter-generiertes Onboarding
Eine der besten und möglicherweise ungenutzten Ressourcen sind Ihre aktuellen Mitarbeitenden. Sie kennen Ihr Unternehmen nicht nur aus dem Effeff, sie können neuen Talenten auch erklären, warum es ein toller Arbeitsort ist. Wenn Sie Ihre Mitarbeitenden dazu inspirieren, ihr Wissen zu teilen und sie in die Lage versetzen, eigene Inhalte zu erstellen, personalisieren Sie nicht nur den Onboarding-Prozess, es gibt Ihren Mitarbeitenden auch ein Gefühl der Wertschätzung.
Stellen Sie Ihr Onboarding-Programm bereit
1. Beginnen Sie bereits vor dem ersten Arbeitstag
Mithilfe von E-Learning-Tools wie vorläufigen Online-Tests, Onboarding-Schulungsmodulen und Lernvideos können Sie potenzielle Kandidat*innen schon vor ihrem offiziellen Eintritt in das Unternehmen schulen. Dies spart beim Einstellen von Talenten wertvolle Zeit, da Sie vom ersten Tag an eine klare Vorstellung von ihrem Wissen und ihren Fähigkeiten haben.
2. Verweisen Sie auf leicht zugängliche Ressourcen
Alle neuen Mitarbeitenden haben Fragen oder kleine Probleme, bei denen sie Hilfestellung benötigen – das ist beim Arbeitsantritt in einem neuen Unternehmen völlig normal. Vor diesem Hintergrund ist es unerlässlich, dass Sie sie auf die richtigen Ressourcen verweisen, um zu gewährleisten, dass ihre Fragen schnell und einfach beantwortet werden können.
Wenn Sie eine Online-„Bibliothek“ mit wichtigen Wissenshäppchen und Ressourcen bereitstellen, versetzen Sie neue Talente in die Lage, die Informationen, die sie im Arbeitsalltag benötigen, schnell und einfach zu finden. Vergewissern Sie sich bei der Bereitstellung digitaler Inhalte, dass Mitarbeitende nicht von einer Informationsflut überrollt werden. Nutzen Sie anstelle langatmiger Richtlinien gezielt Inhalte mit wichtigen Überschriften, Stichpunkten sowie kurze und präzise Informationen. Sie können eine ganze Reihe von Formaten verwenden, um kurze und fokussierte Inhalte zu erstellen – zum Beispiel Videos, Kurzanleitungen und Infografiken. Solche mundgerechten Formate erzielen die größte Wirkung.
3. Nutzen Sie die erste Woche bestmöglich
Die erste Arbeitswoche ist für einen guten Start im Unternehmen entscheidend, aber Sie dürfen neue Mitarbeitende nicht überfordern. Nutzen Sie diesen Zeitraum bestmöglich, indem Sie einen E-Learning-Lernpfad verwenden. Ein Lernpfad umfasst eine Reihe von Schulungsmodulen, die neue Arbeitskräfte in ihrem eigenen Tempo in einem entspannten, interaktiven Lernumfeld durcharbeiten können. Die Module sollten alle grundlegenden Themen abdecken (IT, Richtlinien, Unternehmenskultur), die neue Arbeitskräfte in Eigenregie meistern können.
4. Onboarding on demand
Die Inhalte Ihres Onboarding-Schulungsprogramms sind nur so gut wie die Bereitstellungsmethode, die Sie verwenden. Denken Sie darüber nach, wie neue Talente im täglichen Leben auf Informationen zugreifen und versuchen Sie, dies bei der Bereitstellung Ihres Onboarding-Programms zu berücksichtigen. Sie können beispielsweise sicherstellen, dass die Inhalte on demand verfügbar sind und von verschiedenen Geräten darauf zugegriffen werden kann.
Je einfacher und zugänglicher die Inhalte, umso motivierter werden sich Ihre neuen Arbeitskräfte fühlen. Solche kurzen und zugänglicheren E-Learnings ermöglichen es ihnen darüber hinaus, ihr Wissen in ihren Rollen schnell anzuwenden.
5. Teilen Sie Storys
Auch wenn bestimmte Informationen ggf. bereits auf der Unternehmenswebsite oder im Intranet bereitstehen, verfügen Ihre derzeitigen Mitarbeitenden über einen Wissensreichtum, der nicht notwendigerweise in Ihrem Intranet zu finden ist.
Online-Onboarding-Programme für Mitarbeitende erlauben es den Subject Matter Experts (Fachexpert*innen) des Unternehmens zudem, ihr Wissen zu teilen. Sie bieten Neuzugängen nützlichere und tiefer gehende Einblicke in das Unternehmen als eine allgemeine Übersicht. Nutzen Sie Storys oder Videos, um Best Practices oder wertvolle Lektionen von Fachexpert*innen zu veranschaulichen.
Modelle für Onboarding-Programme
Es gibt zwei gängige Implementierungsmodelle für Onboarding-Programme. Nachstehend finden Sie Vorlagen für beide, die Ihnen die Einführung Ihres Onboarding-Programms erleichtern.
Das 30:60:90-Tage-Modell
Das 30:60:90-Tage-Modell sieht eine klare Roadmap vor: Neue Mitarbeitende werden in den ersten 90 Tagen über Erwartungen, Stakeholder, Termine und Anlaufstellen informiert. Hier ist ein Beispiel dieses Modells:

52-Wochen-Modell
Nur wenige Unternehmen sind der Ansicht, dass das Onboarding neuer Arbeitskräfte über Nacht oder im Rahmen einer einmonatigen intensiven Präsenzschulung erfolgen kann. Sie glauben stattdessen, dass der gesamte Onboarding-Prozess auf 12 Monate (52 Wochen) verteilt werden sollte, um Mitarbeitenden ein langsames und methodisches Lernen zu ermöglichen.
Die erste Woche ist für gewöhnlich den Must-haves und der Vermittlung grundlegender Informationen in einem Schulungsraum vorbehalten, gefolgt von einer Kombination aus digitalen Lernaktivitäten mit minimaler Unterbrechung am Arbeitsplatz. Auf diese Weise können Neuzugänge das Onboarding-Programm selbstständig in ihrem eigenen Tempo durcharbeiten.

Optimieren Sie Ihr Onboarding
1. Kontinuierliche Verbesserung
Betrachten Sie Ihr Onboarding-Programm nie als Endprodukt. Es gibt immer Verbesserungsspielraum. Eine der einfachsten Methoden zur Einschätzung des Programmerfolgs ist die Befragung derjenigen, die das Programm kürzlich absolviert haben.
Der Net Promoter Score (NPS) ist eine ausgezeichnete Methode zum Sammeln des Kursfeedbacks. Fügen Sie am Ende eines Kurses einfach eine NPS-Umfrage hinzu, damit neue Mitarbeitende Ihnen sagen können, ob sie den Kurs hilfreich fanden.
Feedback erleichtert nicht nur die fortwährende Verbesserung: Die gesammelten Informationen lassen sich auch für zukünftige Einstellungsprozesse und für die Definition der Unternehmensprioritäten heranziehen. Denken Sie daran, dass ein erfolgreiches Engagement vom ersten Arbeitstag an langfristig gesehen womöglich zu einer größeren Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeitenden beiträgt.
2. Betrachten Sie das Gesamtbild
Man kann neue Talente nicht einfach in wenigen Tagen in ein Unternehmen einführen und von ihnen erwarten, dass sie erfolgreich sind. Die allerbesten Onboarding-Programme bieten neuen Mitarbeitenden langfristige Unterstützung und gewährleisten, dass der Onboarding-Prozess mit der jährlichen Leistungsbeurteilung und den Mitarbeitergesprächen verknüpft ist.
Dadurch sorgen Sie für den sprichwörtlichen „roten Faden“, mit dem sich die aktuelle Leistung der Mitarbeitenden bis zu ihrem Unternehmenseintritt zurückverfolgen lässt. Neue Mitarbeitende schon frühzeitig für den Erfolg aufzustellen, versetzt sie in die Lage, während der gesamten Zeit in Ihrem Unternehmen erfolgreich zu sein.