Le partage de connaissances : guide ultime

De ce qu’est le partage des connaissances à ses obstacles, avantages et bien plus encore.

par Kasper Spiro

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Vos employés sont les plus grands atouts de votre entreprise. Ce sont des sources d’information et d’expertise. Si vous les laissez partager efficacement leurs connaissances, tout le monde au sein de l’entreprise en bénéficiera.

Qu’est-ce que le partage de connaissances ?

Combien d’employés travaillent dans votre entreprise ? Et combien d’entre eux, selon vous, sont experts dans leur domaine ? Logiquement, c’est le cas de tous. Imaginez donc combien de connaissances voyagent entre toutes ces équipes et départements chaque jour.

Imaginez ce qui se passerait si vous pouviez tous apprendre les connaissances qui y circulent. Il existe un moyen de laisser vos employés puiser dans l’expertise des autres, puis de l’appliquer pour de meilleures performances. C’est ce qu’on appelle le partage de connaissances.

Le partage de connaissances est l’échange d’information, d’expertise ou de compétences. Grâce au management et aux outils appropriés, les employés peuvent appliquer efficacement le partage des connaissances et tirer parti de l’expertise des uns et des autres. Ce partage peut se faire de plusieurs façons.

En se donnant mutuellement des présentations, en organisant des ateliers, des appels vidéo, en partagent des fichiers pertinents sur intranet, grâce à l’apprentissage en ligne et plus encore. Vous voulez savoir à quoi pourrait ressembler le partage de connaissances au sein de votre entreprise ? Utilisez cet article comme guide et laissez-vous inspirer.

Pourquoi le partage des connaissances est-il important

Les employés ont beaucoup d’expertise essentielle à l’entreprises dans laquelle ils travaillent. Il en est de même pour leurs collègues. En partageant leurs connaissances avec leurs collègues, les employés peuvent communiquer, approfondir leurs connaissances et s’entraider pour offrir une meilleure performance.

Se soutenir les uns les autres et le fait d’être reconnu comme un expert est bon pour le sentiment de satisfaction et d’appartenance des employés. Ça les rend plus forts en tant que professionnels. Bien entendu, le partage des connaissances offre aussi des avantages pour votre entreprise.

Avantages du partage de connaissances

Le partage de connaissances au travail offre divers avantages. D’une part, le fait que les employés échangent tout ce qu’ils savent les uns avec les autres leur permet de travailler efficacement. Une fois que vos employés ont accès à tout ce que leurs collègues savent, votre entreprise pourra tirer parti d’une large base de connaissances. Vous n’aurez plus à investir autant dans la formation ou autres cours donnés par des tiers.

Les ressources que les employés utilisent proviendront plutôt d’eux-mêmes, et seront donc plus faciles à entretenir. D’autre part, vos employés auront le contrôle sur ces ressources, donc ces connaissances partagées ne seront jamais obsolètes. Grâce à cette façon de travailler, les employés peuvent apprendre au même rythme que celui du développement de votre entreprise.

L’apprentissage généré par les employés : une approche au partage de connaissances

Il existe de nombreux modèles et approches de partage de connaissances applicables par les entreprises. On retrouve des communautés de pratique, l’apprentissage social, l’apprentissage collaboratif et plus encore. Ces exemples jouent un rôle déterminant dans la réalisation du partage de connaissances. Toutefois, notre approche de l’apprentissage généré par les employés est une façon très bénéfique de permettre rapidement le partage des connaissances au sein d’une entreprise.

Il s’agit d’une méthodologie d’apprentissage et de développement qui délègue la création de contenu des créateurs pédagogiques aux employés, car elle leur permet d’y ajouter leurs connaissances et de les partager avec leurs collègues. Idéalement, les employés ont accès à un outil de création simple pour la création de contenu. Pourquoi est-ce si important ? Parce que les autres employés auront la possibilité d’accéder à des documents pertinents qui sont fondés sur les pratiques exemplaires de leurs collègues.

L’apprentissage généré par les employés motive également les gens et leur donne plus de reconnaissance et d’impact au sein de l’entreprise. Comme les connaissances sont ajoutées et partagées en interne, cette approche vous aidera à réduire les coûts ; à entretenir facilement le contenu partagé ; et à distribuer les connaissances entre des centaines d’employés de manière simplifiée et ce, peu importe où ils se trouvent.

Rendre le partage de connaissances interactif avec l’apprentissage en ligne basé sur cloud

Les employés partagent leurs connaissances de différentes façons. À la pause-café ou pendant le déjeuner, avec des réunions, en partageant des fichiers ou en faisant des présentations. Cela signifie également que les employés apprennent de différentes façons. D’ailleurs, l’apprentissage se fait par un mélange d’apprentissage formel, informel et expérientiel. C’est ce qu’on appelle le modèle 70:20:10 : les employés apprennent 70% de leurs connaissances au travail, 20% en partageant les connaissances, et 10% par la formation formelle.

Les outils simplifiés de création de contenu d’apprentissage en ligne sont idéaux pour l’apprentissage généré par les employés, et donc pour le partage de connaissances. Ces outils permettent aux employés de créer du contenu en fonction de leur expertise, de manière simple et efficace.

Le contenu qu’ils créent peut se présenter sous de nombreuses formes, comme une formation, des checklists, des guides et ainsi de suite. Ils peuvent également créer du contenu interactif, comme des quiz ou des micromodules d’apprentissage.

Certains outils permettent même à leurs collègues de se donner mutuellement des retours en instantané. Grâce à la nature et aux possibilités infinies de ces solutions, elles couvrent l’ensemble du modèle 70:20:10. Ces outils de création constituent la meilleur forme d’apprentissage généré par les employés et de partage de connaissances.

Outils et plateformes de partage de connaissances

Vous êtes à la recherche du bon outil, système ou plateforme pour que vos employés pourront utiliser pour partager leurs connaissances ? Il existe de nombreux outils, systèmes et plateformes de partage des connaissances différents, ce qui peut compliquer votre choix. Pour y arriver, nous vous conseillons de dépasser ce que nous appelons l’état d’esprit PowerPoint. C’est à dire, convertir vos PowerPoints en elearning.
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Trouvez un outil qui permette aux employés d’ajouter des connaissances et de créer du contenu de manière plaisante et attrayante, sans concevoir cette tâche comme un fardeau. Nous avons fait des recherches auprès d’experts et avons constaté qu’on distingue deux principaux types d’outils de contenu.

  1. Des outils et systèmes de partage des connaissances fermés. On retrouve par exemple des documents de type wiki, des systèmes d’information et des outils tels que Rise. Ceux-ci sont excellents pour la création et le partage de fichiers informatifs. Toutefois, ils manquent de structure et de fonctionnalités pour les employés qui veulent créer du contenu interactif. De plus, le contenu créé ne peut être consulté qu’à l’intérieur de ces outils, ce qui complique le partage pour les employés.
  2. Des systèmes de partage des connaissances ouverts, comme un intranet, Google Drive, SharePoint ou notre propre outil. Ils permettent de partager du contenu créé en dehors du système lui-même, par e-mail ou Slack, par exemple. Ces outils offrent la meilleure solution pour le partage de connaissances, puisque les employés peuvent accéder au contenu n’importe quand, de n’importe où, sans avoir à faire partie du système.

Les avantages d’un outil de création sans apprentissage

L’idéal serait d’avoir recours à un outil de création sans apprentissage que les employés peuvent utiliser sans formation ni expérience. Ces solutions fonctionnent comme un support simplifié et sans fioritures, qui peut être utilisé par les employés qui n’ont pas d’expérience didactique.

Certaines solutions de création permettent aux collègues de s’associer et de créer du contenu ensemble, de suivre les progrès des autres et de publier ou de partager des formations en toute simplicité, afin qu’ils puissent vraiment découvrir la magie du partage de connaissances.

Partage de connaissances dans la gestion des connaissances

Avez-vous déjà eu l’impression d’être passé à côté d’un environnement structuré et productif dans lequel les employés peuvent rassembler et partager leurs connaissances de façon optimale ? Vous n’êtes pas le seul. La gestion des connaissances représente un défi pour de nombreuses entreprises. Pour adopter le partage des connaissances de manière optimale, vous allez avoir besoin des bons outils technologiques.

C’est là que la gestion des connaissances devient essentielle, car elle permet aux entreprises d’ajouter, d’organiser et de tirer le meilleur parti de ces connaissances. Comment ? En rationalisant l’ensemble du processus en offrant aux employés deux choses principales :

  • Des outils pour ajouter, partager ou stocker leurs connaissances
  • Des conseils didactiques pour le faire de la bonne manière

Les avantages de la gestion des connaissances

Un processus de gestion des connaissances peut améliorer la productivité et créer un espace pour la pensée novatrice et le partage des connaissances entre les employés. S’il est bien effectué, il peut pousser leurs performances à des niveaux plus élevés. Mais la gestion des connaissances offre plus d’avantages :

  • Votre entreprise peut économiser de l’argent en permettant aux employés de partager leurs connaissances à travers un système de gestion des connaissances
  • Avec le bon management, le partage de connaissances est pratique, à la disponibilité de tous, et permet aux employés d’être productifs en appliquant directement les informations

En rassemblant et en offrant des connaissances pertinentes, vous pouvez répondre aux besoins de l’ensemble de l’entreprise, et ce même si les employés sont situés dans villes, région ou pays différents.

Obstacles au partage de connaissances

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Vous voulez que votre entreprise commence à tirer parti des connaissances des employés en leur permettant de les partager efficacement avec leurs collègues ? Il faudra peut-être du temps à certains de vos collègues pour adopter ce nouvel état d’esprit. C’est tout à fait normal. Vous pouvez les informer de l’apprentissage généré par les employés dans le cadre du partage de connaissances et leur en expliquer les avantages :

  • C’est une façon de dépenser moins d’argent, puisque les ressources se basent sur des connaissances en interne
  • Lorsque vous utilisez un outil de création simplifié, il est facile d’en entretenir le contenu. Les employés peuvent mettre à jour les ressources dès que nécessaire
  • Tous les employés de votre entreprise ont accès au contenu, si vous utilisez un système ouvert pour le partager. Des centaines d’employés peuvent donc accéder et appliquer des connaissances partagées par leurs collègues, peu importe où ils se trouvent.

Pourtant, vous allez devoir faire face à quelques obstacles afin d’adopter cette approche dans son intégralité. Préparez-vous en comprenant pourquoi certains pourraient y être réticents.

Obstacles personnels au partage de connaissances et comment les surmonter

Certains employés peuvent rencontrer des obstacles personnels, comme :

  • Le manque de temps pour partager leurs connaissances et identifier les collègues qui ont besoin d’informations spécifiques.
  • Ne pas se rendre compte que les employés ont des connaissances qui sont précieuses pour les autres.
  • La crainte que le partage des connaissances ne compromette la sécurité d’emploi.

Conseils sur la façon dont vous pouvez surmonter ces obstacles :

  • Il y a de fortes chances que le partage de connaissances soit élevé et que l’apprentissage généré par les employés vous fasse gagner du temps. Les employés n’auront plus à répondre aux questions de leurs collègues et peuvent simplement leur partager le contenu qu’ils ont créé.
  • La valeur réside dans le fait que les connaissances soient disponibles et que tout le monde puisse y accéder et les appliquer. Les employés seront reconnus en tant qu’experts et la pratique du partage de connaissances leur montrera la valeur de leur expertise.
  • Si les employés craignent que le partage des connaissances ne compromette leur sécurité d’emploi, faites-leur savoir que le partage sera récompensé.

Obstacles organisationnels au partage de connaissances et comment les surmonter

Vous pourriez rencontrer des obstacles lorsque vous essayez de convaincre l’entreprise d’adopter le partage de connaissances, mais il en détient lui-même la solution. Soulignez les avantages et partagez des articles qui approuvent le partage de connaissances. Les obstacles que vous pourriez rencontrer sont les suivants :

  • Un manque de leadership, de stratégie de gestion des connaissances et de bons outils l’échange d’expertise.
  • Pas de récompenses ni de reconnaissance pour motiver les gens à partager leurs connaissances.
  • Approche du partage de connaissances du haut vers le bas, plutôt que du bas vers le haut.
  • Beaucoup de compétitivité au sein des unités commerciales, des domaines fonctionnels et des filiales.
  • Dans certains cas, les départements ou les unités sont trop grandes et difficiles à gérer pour adopter le partage de connaissances.

Conseils sur la façon dont vous pouvez surmonter ces obstacles :

  • Initier une culture d’appréciation et de reconnaissance pour renforcer l’acte de partage de connaissances. Cela encourage non seulement les employés à partager ce qu’ils savent, mais aussi à bâtir une certaine confiance et crédibilité entre eux.
  • Vos employés doivent toujours prendre l’initiative pour que cette technique fonctionne. Ils seront plus que jamais engagés et se sentiront responsables de l’exécution et de la livraison. Les approches descendantes conviennent mieux à la formation formelle, comme la conformité et la sécurité. Tout en traitant de méthodes informelles telles que le partage de connaissances, il est impératif de laisser les rennes aux employés plutôt que de leur donner des instructions sur ce qu’il faut faire.
  • Intégrer une structure et une discipline pour que le partage de connaissances devienne une habitude de travail quotidienne. Regardez le partage des connaissances au niveau individuel et non à l’échelle des unités commerciales, puisque le capital intellectuel réside avec les employés qui forment le projet et non l’inverse.

Obstacles technologiques au partage de connaissances et comment les surmonter

Lorsque vous décidez de vous concentrer activement sur le partage de connaissances au sein de votre entreprise, certains obstacles techniques peuvent survenir.

  • L’absence de systèmes et de processus informatiques nécessaires, qui perturbe la façon dont les gens peuvent travailler.
  • Les employés peuvent être réticents à utiliser des logiciels parce qu’ils n’ont pas reçu la formation appropriée et qu’ils ne connaissent pas bien les systèmes et les processus.
  • Un manque de communication et de démonstration des avantages d’un nouveau système.
  • Conseils sur la façon dont vous pouvez surmonter ces obstacles :
    • Tout le monde peut créer du contenu avec un outil de création simplifié : même ceux qui n’ont aucune expérience. Aucune formation n’est nécessaire. Si le département L&D a suffisamment d’effectif, il peut lui aussi guider les employés.
    • La mise en œuvre du partage de connaissances et de nouvelles technologies demande une certaine transparence. Soyez ouvert au sujet des changements que vous faites, et expliquez-en les raisons.

Partage de connaissances : meilleures pratiques

Vous êtes convaincu que le partage des connaissances doit être adopté au sein de votre entreprise. Désormais, ce que vous voulez savoir c’est comment vous pouvez tous partager vos connaissance et les mettre en pratique. Découvrez quelques-unes des meilleures pratiques et exemples et laissez-les vous inspirer
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1. Créer une habitude de partage de connaissances à l’échelle de l’entreprise

L’introduction d’une nouvelle façon de travailler, comme le partage de connaissances, demande un changement d’état d’esprit de la part des employés. Vous pouvez les mettre dans le bain en leur expliquant les avantages du partage de connaissances pour leur propre croissance professionnelle et celle de leurs collègues.

Avec un outil de création simplifié que tout le monde peut utiliser, les employés y seront moins réticents. Y a-t-il des personnes dans votre équipe ou entreprise qui aiment partager leurs connaissances et qui en font une partie de leur travail ? Utilisez-les comme exemple !

2. Utiliser un outil de création simplifié pour permettre l’apprentissage généré par les employés

La meilleure façon de donner aux employés la possibilité de partager leurs connaissances, c’est de les laisser travailler avec une solution d’apprentissage en ligne simplifiée. Elles sont intuitives, ont une interface utilisateur simple, sans fioritures et proposent souvent des modèles réutilisables.

Pour cette raison, ces outils rendent l’expérience du partage de connaissances et de la création de contenu agréable, ce qui donnera aussi envie aux employés de participer. Ainsi, vos employés et votre entreprise adopteront l’apprentissage généré par les employés.

3. Partagez vos accomplissements et récompensez les activités de partage

Les employés contribuent au partage de connaissances et aux objectifs organisationnels en échangeant leur expertise. Il est essentiel d’aider les employés à se mettre dans l’ambiance et à adopter le bon état d’esprit. Pour ce faire, n’hésitez pas à fêter et à récompenser les accomplissements.

Vous pouvez le faire en nominant des employés, en suivant leur développement, et ainsi de suite. Ces pratiques incitent les employés à se sentir valorisés et les incitent à partager leurs connaissances. Vous pouvez également laisser quelqu’un montrer l’exemple. Demandez au PDG ou à un manager de partager ses connaissances, afin que les autres suivent.

4. Commencer par le partage des connaissances dès le processus d’intégration

Au cours de leur période d’intégration, les nouveaux employés passent beaucoup de temps à s’habituer à leur nouveau poste, leurs collègues, leur entreprise et aux besoins interdépartementaux. Pourquoi ne pas commencer à partager les connaissances dès cet instant ? Ils apprendront à contribuer et à collaborer avec les autres dès le premier jour et continueront de le faire par la suite. Vous les introduisez à votre culture par la même occasion : quoi de mieux ?

5. Investir dans une stratégie de gestion des connaissances sur le long terme

Pour pratiquer le partage des connaissances, il est primordial d’investir dans des logiciels. Avec les bons outils, vous pouvez formaliser le processus, vous concentrer sur un objectif et suivre vos progrès.

Partage de connaissances au travail

Vous connaissez maintenant l’importance et les avantages du partage de connaissances au sein d’une entreprise. Vous avez envie de commencer tout de suite ? Super, vous faites preuve d’enthousiasme ! Voici 3 façons d’améliorer ou d’encourager le partage de connaissances au travail que vous pouvez commencer à appliquer immédiatement.
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1. S’assurer que les employés puissent communiquer

Pour partager les connaissances en milieu de travail et créer de l’apprentissage généré par les employés de la bonne façon, les employés doivent être en mesure de communiquer les uns avec les autres de manière optimale. Le fait de se sentir connectés et motivés améliorera leur productivité et leurs résultats.

En ce qui concerne l’apprentissage en ligne, vous aurez tout avantage à utiliser un outil de création qui permet aux employés de s’envoyer du feedback et de collaborer. Notre solution le permet, ce qui la rend idéale pour l’apprentissage généré par les employés et le partage de connaissances.

Si vous souhaitez prendre que ce partage ait lieu hors ligne, vous pouvez organiser des activités ou des réunions pour suivre les progrès d’une formation spécifique ou vous pencher sur un sujet particulier tous ensemble.

2. Créer un environnement sans concurrence

La concurrence peut motiver les employés, comme les bloquer complètement. Essayez de créer un environnement dans lequel les employés se sentent à l’aise et en sécurité pour partager leurs connaissances. Assurez-vous que tout le monde comprend les avantages du partage de connaissances au sein de l’entreprise et que toutes les connaissances partagées sont adoptées.

3. Éduquer sur le feedback constructif

Les employés qui partagent leurs connaissances au travail ont tendance à obtenir du feedback de leurs collègues. Essayez de faire en sorte que tout le monde soit sur la même longueur d’onde et comprenne comment rendre leurs feedbacks constructifs. Cette méthode aide les employés à sentir égaux et les rassure. Il est même possible d’envoyer du feedback par le biais de sondages, par exemple, afin que tout le monde puisse faire ses commentaires anonymement.

Créer une culture de partage de connaissances

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Le partage de connaissances est un excellent moyen de donner aux employés l’accès à des informations importantes sans dépenser beaucoup de temps ni d’argent. Cette méthode est tout aussi efficace que pratique. C’est aussi quelque chose qui demande du temps et des efforts. Pas seulement les vôtres, mais ceux de tout le monde.

Pour instaurer une culture de partage des connaissances en partant de rien, vous allez rencontrer votre lot de défis. La meilleure façon de commencer, c’est d’utiliser un outil simplifié d’e-learning comme le nôtre : Easygenerator.

Cela montrera aux employés à quel point il est simple, amusant, engageant et efficace de recueillir et de partager leurs connaissances. Faites ce premier pas, procédez à partir de là, et vous serez sur la bonne voie.

Conclusion

Avoir des employés qui partagent leurs connaissances entre eux au sein de l’entreprise est un atout considérable. Surtout si c’est leur connaissance, recueillies et partagées avec leurs collègues.

Lorsque vous appliquez ce type d’apprentissage généré par les employés et le partage de connaissances, vous pouvez tirer parti de l’expertise que vous avez en interne. Autre avantage : c’est rapide et ça ne vous coûtera pas grand-chose.

Afin d’appliquer sérieusement le partage de connaissances, vous aurez besoin de le gérer grâce aux bons outils pour vos employés, ainsi que votre entreprise.

Un outil de création simplifié sera le plus avantageux : il permet aux employés d’ajouter facilement leurs connaissances et de les partager avec n’importe qui au sein de votre entreprise. Easygenerator est donc l’outil qui peut vous convenir.

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