Come Equans Svizzera ha ridotto del 50% i tempi di produzione dei video con EasyVideo

Questa intervista è stata condotta in tedesco. Tutte le citazioni sono state tradotte in italiano.

In Equans Svizzera, Paul-Pierre Egli è responsabile della formazione e dello sviluppo e supporta la creazione di e-learning per destinatari molto diversi all’interno dell’azienda. Pedagogista di formazione, con un titolo post-laurea in learning coaching, lavora da circa 30 anni nel settore dell’istruzione, di cui gli ultimi 10 nella formazione degli adulti e nello sviluppo delle persone.

Questa esperienza gli ha dato un’idea chiara di dove l’e-learning tradizionale mostra i suoi limiti. Funziona bene quando le conoscenze devono raggiungere persone che si trovano in luoghi diversi in momenti diversi e quando i contenuti devono restare standardizzati. Fatica invece sulla memorizzazione, sul trasferimento nella pratica quotidiana e per la forte dipendenza dal testo scritto. Il video risolve gran parte di questi problemi, ed è per questo che Equans Svizzera ha iniziato a realizzare video formativi durante il COVID. Il problema era il costo di produzione di ogni video. I dipendenti venivano ripresi con la telecamera, il girato veniva montato a mano e le traduzioni arrivavano come sottotitoli. “Un lavoro incredibilmente lungo”, racconta Paul-Pierre.

Oggi parte da una presentazione PowerPoint invece che da una telecamera. Importa la presentazione in EasyVideo, le note del relatore diventano la narrazione di un avatar IA e dedica circa mezza giornata all’animazione prima che il video sia pronto per un corso. In passato, per produrre un solo video gli serviva più di un’intera giornata lavorativa. “Negli ultimi progetti che ho fatto, tutto è andato in automatico e anche più velocemente”, spiega. “E l’IA modifica anche il testo delle note del relatore. Lo adatta, e la qualità è ottima.”

Equans Svizzera riprendeva i propri dipendenti e montava il girato a mano.

Il lavoro con i video è iniziato per un motivo ben noto. “Tutta questa storia dei video è nata con il COVID”, ricorda Paul-Pierre. “Abbiamo iniziato a produrre video per formare i dipendenti e abbiamo davvero messo persone interne davanti alla telecamera, che presentavano qualcosa, e poi montavamo il tutto con un programma di editing video.”

All’epoca era una soluzione praticabile. Ma richiedeva anche molto lavoro per un solo video. Produrne uno richiedeva di solito più di un’intera giornata lavorativa. L’approvazione allungava ulteriormente i tempi: diversi stakeholder revisionavano ogni video e il continuo scambio tra loro poteva prolungare la tabella di marcia di settimane.

La traduzione aggiungeva un ulteriore livello di complessità. Equans Svizzera ha spesso bisogno di contenuti formativi in tedesco, francese e italiano, e i sottotitoli erano l’unica strada disponibile. Il risultato non convinceva Paul-Pierre. “Soprattutto le traduzioni a posteriori, con i sottotitoli, che non erano proprio l’ideale”, spiega. “Perché quando devi leggere i sottotitoli e allo stesso tempo seguire qualcosa su una slide, è impegnativo.”

Il vincolo più grande, però, era la manutenzione. I contenuti formativi cambiano quando cambia un processo, e la vecchia catena di produzione lo rendeva costoso. Una sola frase corretta significava una nuova registrazione, quindi i contenuti invecchiavano più in fretta di quanto si riuscisse ad aggiornarli. Come dice Paul-Pierre, “ogni piccola modifica era un’impresa enorme”.

Chiede il materiale di partenza sotto forma di presentazione PowerPoint, lo importa in EasyVideo e lascia che siano le note del relatore a guidare la narrazione.

Gran parte delle conoscenze che trasforma in formazione esiste già da qualche parte in azienda, di solito sotto forma di slide. Per questo ha reso il formato del file parte dell’accordo. “Quando ricevo materiali dalle aree di business, chiedo, o pongo come condizione, di ricevere un file PowerPoint”, spiega. “Ricevo il file e lo importo.”

Da lì in poi, il lavoro lo fanno le note del relatore. Diventano lo script per l’avatar IA, il che significa che l’esperto in materia che ha scritto la presentazione scrive anche la narrazione. Prima questo passaggio era manuale. “Ultimamente gran parte avviene in automatico, perché lo strumento riconosce anche le note del relatore”, racconta Paul-Pierre. “All’inizio inserivo manualmente le note del relatore negli avatar.”

È molto soddisfatto di ciò che l’IA fa con quelle note, anche con le presentazioni che arrivano senza. “Lo adatta, e la qualità è ottima. Non ha nessun lato negativo”, dice. “Se non ci sono note del relatore, genera qualcosa da sola, ed è davvero molto utile.”

Un progetto video completo ora richiede circa mezza giornata, il 50% in meno rispetto a prima, e un aggiornamento solo pochi minuti.

La mezza giornata copre la parte che Paul-Pierre fa ancora a mano, cioè l’animazione. “C’è un po’ da fare, in pratica il lavoro di montaggio”, spiega. “Ma per un progetto ci metto mezza giornata e poi è fatta.” Non servono più telecamere né software di montaggio complessi.

La manutenzione è cambiata ancora più della produzione. Prima, piccole modifiche ai contenuti significavano registrare di nuovo un’intera sequenza video. Con la sintesi vocale integrata in EasyVideo, ora Paul-Pierre modifica lo script e ripubblica in pochi minuti. I contenuti formativi possono così essere aggiornati di pari passo con i processi.

Finora ha realizzato più di 40 video, e li mantiene brevi invece di creare un’unica sequenza lunga. La risposta dei partecipanti è stata unanime. Alla domanda se ci fossero stati feedback critici, è stato chiaro: “No, no, il feedback è stato positivo su tutta la linea, senza eccezioni.”

Fai il più possibile prima in PowerPoint, e da lì la creazione procede velocemente. Quando gli abbiamo chiesto cosa consiglierebbe a chi inizia a usare EasyVideo, Paul-Pierre aveva le idee molto chiare.

1. Mantieni semplice il file di partenza. Quello che può preparare in PowerPoint, lo prepara lì. “Mantieni le cose semplici. Fai il più possibile in PowerPoint prima di importare”, dice.

2. Dividi il testo delle slide in blocchi separati. È questo che permette alle righe di comparire una alla volta, al ritmo della narrazione. “Il testo sulle slide deve essere suddiviso in blocchi singoli”, spiega Paul-Pierre. “Se viene importato tutto insieme, tutto il testo di una slide in un unico blocco, poi ci vuole tempo per far comparire le singole righe.”

3. Salva le grafiche complesse come immagini. Elementi visivi appiattiti gli garantiscono un risultato prevedibile su ogni slide. “È importante anche salvare le grafiche complesse come immagini”, dice, “soprattutto quando si usano forme con angoli arrotondati o qualunque altra cosa permetta PowerPoint.”

4. Decidi in anticipo cosa animare. Questa scelta condiziona tutto il resto. “La cosa decisiva è prevedere un po’ cosa si vuole animare e cosa no”, afferma.

La preparazione ha uno scopo preciso: è ciò che gli permette di far comparire il testo sulla slide riga per riga, mentre l’avatar parla. “Mi impongo di animare un po’ le cose, in modo che la slide si costruisca insieme a chi parla”, racconta. “Quando l’avatar menziona qualcosa, il testo corrispondente compare sulla slide, così è davvero una visualizzazione di ciò che viene detto.”

Abbastanza da essere stati la sorpresa più grande per Paul-Pierre, che li considera nettamente migliori rispetto agli strumenti più datati che ha visto.

“Soprattutto rispetto ad altri strumenti, o a strumenti un po’ più vecchi”, spiega. “Colpisce quanto risulti naturale il parlato e quanto sembrino autentici questi avatar. Si capisce ancora che sono avatar, ma la qualità è davvero ottima.” Di recente si era imbattuto in un altro strumento in cui la voce suonava molto meccanica, cosa che ha reso il confronto ancora più netto.

Quello che non si aspettava era quanto controllo avesse sull’esposizione. “Con questo strumento puoi anche giocare con la punteggiatura, con virgole, punti, punti esclamativi, punti interrogativi, e orientare un po’ l’intonazione. È fantastico”, dice. Una virgola crea una pausa, un punto interrogativo alza il tono a fine frase e la narrazione si avvicina a come una persona lo direbbe davvero.

Anche un dettaglio che non aveva mai testato di proposito si è rivelato funzionare. Il linguaggio aziendale tedesco è pieno di abbreviazioni e termini inglesi, ed entrambi vengono pronunciati correttamente. “Funziona anche con le abbreviazioni. Con gli anglicismi in tedesco”, spiega. “È davvero notevole.” Per un’azienda che fa formazione in tedesco, francese e italiano, avere voci naturali in ogni lingua conta quanto gli avatar stessi.

Nell’onboarding, nella formazione su qualità e ISO, in preparazione ai seminari in presenza e ogni volta che un nuovo processo deve raggiungere rapidamente molte persone.

L’onboarding è l’unico tema che prima o poi riguarda tutti, dato che i nuovi dipendenti arrivano di continuo e hanno tutti bisogno delle stesse basi. La maggior parte degli altri contenuti è destinata a un gruppo più ristretto. “La popolazione aziendale è di circa 6.000 persone”, spiega Paul-Pierre. “Ci sono temi che riguardano solo un determinato gruppo. Per i project leader, ad esempio, sono circa 600.”

Nella formazione su qualità e ISO, una documentazione tracciabile conta quanto i contenuti. Questi corsi passano attraverso l’LMS aziendale, così partecipazione e completamento vengono registrati in modo affidabile.

L’ambito che Paul-Pierre sta ampliando è la preparazione alla formazione in presenza. I partecipanti affrontano le basi con un video prima del seminario, così arrivano in aula già familiari con i concetti chiave. Questo libera tempo in aula per discussione, confronto, esercitazione e riflessione, cioè dove l’apprendimento si consolida davvero.

Il video permette anche di portare rapidamente nuovi processi e standard a grandi gruppi. Un buon esempio in Equans Svizzera è una formazione sui fondamenti della vendita per il personale tecnico che non si occupa di vendite per mestiere.

Permette ai partecipanti di ascoltare e vedere i contenuti allo stesso tempo, invece di limitarsi a leggerli.

È questo l’argomento centrale di Paul-Pierre a favore del formato. Le informazioni vengono raccontate, mostrate e spiegate, un po’ come in una buona presentazione o in una conversazione con un insegnante, e l’esperienza di apprendimento diventa più varia e accessibile. Per un pedagogista che ha passato 30 anni a osservare come le persone imparano, colma il divario tra un corso e-learning tradizionale e un video formativo interattivo.

Richiede però anche disciplina. Paul-Pierre mantiene i suoi video brevi e suddivide i contenuti su più video invece di creare un’unica sequenza lunga, perché non crede che i partecipanti seguirebbero la versione lunga fino in fondo. “Ho la sensazione che sia importante non creare sequenze troppo lunghe”, dice. “La soglia di attenzione è crollata, anche per via dei social media e di Instagram, dove scorri, guardi i primi istanti dei video e poi continui a scorrere. È una bella sfida.”

Per questo il formato continua a evolversi in Equans Svizzera. I video diventano più brevi, i corsi ne contengono di più e, grazie a EasyVideo, i costi di produzione restano abbastanza bassi da permettere a Paul-Pierre di continuare ad aggiustare il tiro finché l’apprendimento non funziona.

L’intervista a Paul-Pierre è stata condotta in tedesco. Le sue citazioni sono state tradotte in italiano, con lievi modifiche per facilitarne la lettura.