El onboarding de nuevo personal en la empresa conlleva mucho más que ocuparse de los trámites administrativos y hacer una visita guiada por la oficina. De hecho, los estudios revelan que el proceso de onboarding es uno de los aspectos que más influyen en la experiencia del empleado. Si se hace bien, no solo garantiza el éxito de los trabajadores a largo plazo, sino que también ofrece muchas ventajas a la empresa. En esta guía aprenderás cuáles son los ingredientes para crear un programa de incorporación de empleados eficaz.

Onboarding y formación. Estos términos son muy habituales cuando hablamos de contratar personal, pero ¿qué significan en realidad? ¿Se pueden usar indistintamente? Si no es así, ¿cuál es la diferencia entre onboarding y formación?

¿En qué consiste el onboarding?

Empezar un trabajo en una empresa nueva puede resultar un tanto estresante. Conocer gente nueva, adaptarse a la cultura empresarial… No es fácil adentrarse en terreno desconocido cuando la presión por encajar es alta. Y aquí es donde entra un programa de onboarding.

Un programa de onboarding eficaz puede incluir todo tipo de actividades que faciliten la integración del nuevo empleado. Por ejemplo, enseñarle la oficina u organizar una reunión para presentarle al equipo. Otra opción es preparar una serie de cursos online con una herramienta de autoría como Easygenerator a fin de transmitir la historia, la cultura y los valores de la empresa.

¿En qué consiste la formación?

Mientras que el proceso de onboarding se centra en ayudar al personal nuevo a adaptarse al entorno, la formación aborda los aspectos más técnicos del puesto: aprender la tecnología de la empresa, conocer los sistemas internos o familiarizarse con los procedimientos habituales, por ejemplo. La finalidad es dotar al nuevo empleado de los conocimientos técnicos que necesita para desempeñar su trabajo con la máxima soltura.

En definitiva, onboarding y formación no son sinónimos. No obstante, la combinación de ambas prácticas facilitará la integración del empleado en su nuevo puesto y en el equipo.

La diferencia entre que un sentimiento de acogida y uno de inseguridad (o incluso de invisibilidad) puede estribar en un programa de onboarding bien diseñado. Un buen plan de onboarding va mucho más allá de cerciorarse de que todo va sobre ruedas el primer día. Para que esta etapa discurra con éxito, es importante saber qué incluir en el kit de bienvenida del nuevo empleado.

El proceso de onboarding es una oportunidad para transmitir a las nuevas incorporaciones las expectativas de la empresa y todo lo que ofrece a sus equipos. El éxito de esta etapa se reflejará en una mayor implicación de los empleados y en una menor rotación de personal, entre muchas otras ventajas.

Te revelamos cuáles son los principales beneficios de contar con un programa de onboarding de empleados:

Menos microgestión, más confianza y productividad
Si proporcionas al personal nuevo las herramientas y la información que necesitan para un buen desempeño desde el primer día, no solo acortarás su curva de aprendizaje, sino que promoverás que asuman sus responsabilidades antes. De esta forma, no tendrás que supervisar tan de cerca sus movimientos y se forjará una relación de confianza entre los empleados, lo cual revertirá en una mayor productividad.

Favorece la comunicación en todo el escalafón corporativo
Propiciar la comunicación entre los nuevos empleados y sus superiores durante el proceso de onboarding presenta muchas ventajas. Para empezar, permite a los nuevos visualizar el rumbo que puede tomar su trayectoria laboral y les muestra que hay opciones de crecimiento profesional. A la vez, presenta a los empleados sénior como personas cercanas y fomenta una cultura de mentoría y aprendizaje.

Genera compromiso e implicación
Cuando un nuevo empleado conoce los objetivos de la empresa y cómo contribuye a estos desde su puesto, su cometido cobra sentido. Es importante que el personal nuevo sepa cuanto antes cómo propiciará el éxito de la organización, ya que así tardará menos en sentirse cómodo, preparado y motivado para participar.

Mayor nivel de satisfacción y retención de empleados
Un estudio de Gallup revela que contar con una plantilla más implicada puede mejorar los resultados de la empresa a muchos niveles, por ejemplo, en lo que respecta a una mayor satisfacción de los clientes, un aumento de los beneficios y una disminución de las bajas laborales. Como consecuencia, se multiplican las posibilidades de que el nuevo empleado decida conservar su puesto, lo cual puede ahorrar mucho dinero a las empresas.

Garantiza que los nuevos empleados conocen las políticas de la empresa
Enfrentarse a las políticas y procedimientos de una empresa por primera vez puede ser un tanto abrumador, ya que implica asimilar mucha información de golpe. Un programa de incorporación de empleados eficaz permite compartir esta información con las nuevas incorporaciones y explicarles cómo afectan estas políticas a su puesto y al departamento en el que trabajarán. De este modo, tanto el personal nuevo como la empresa conocen las expectativas desde el primer día. Diseñar contenido de e-learning estimulante y fácil de asimilar te ayudará a transmitir esta información con eficacia. Descubre cómo el e-learning puede ayudarte en tu proceso de onboarding.

Si analizamos el onboarding con perspectiva, sus implicaciones van más allá de las sensaciones concretas de un empleado. Cuando se hace bien, puede reportar múltiples ventajas a la organización.

Según la creencia habitual —en línea con los estudios publicados—, los empleados tienen unos 90 días para demostrar su valía en un trabajo nuevo. Cuanto antes se integren y se sientan preparados para desempeñar sus funciones, antes podrán contribuir a la misión de la empresa.

La rotación suele ser menor entre los empleados que tienen una buena experiencia en esta etapa de familiarización con la empresa y sus funciones. En definitiva, los programas de onboarding deben ser lo más eficaces e intuitivos posible.

El proceso de onboarding no se limita a los primeros días o semanas del empleado, sino que empieza mucho antes y se alarga durante unos meses después de ocupar el puesto. A la hora de elaborar un programa de formación para nuevos empleados, ten en cuenta las prácticas recomendadas que se indican a continuación.

¿Qué debe incluir un programa de onboarding de empleados?

Antes de ocupar el puesto
La fase de contratación es buen momento para explicar en detalle al candidato en qué consiste el puesto, el lugar que ocupará dentro del equipo y los objetivos de la empresa. Por lo tanto, la descripción del puesto, el sitio web de la empresa y el proceso de entrevistas son esenciales para sentar las bases de una relación sólida entre el futuro empleado y la empresa.

Además de preparar las preguntas clave de cara a la entrevista, otra forma de saber si el candidato se desenvolverá bien en la empresa es pedirle que haga un ejercicio o prueba en casa como parte del proceso de selección. Esto también permite al empleado saber de antemano cómo es el puesto que ocupará y cuáles son las expectativas del departamento.

No obstante, la comunicación no tiene por qué limitarse al momento de la entrevista. El responsable de la selección de personal, e incluso el director de Recursos Humanos, deben estar a disposición del candidato para resolver las dudas que le puedan surgir durante el proceso o tras recibir una oferta. Esta buena predisposición influye también en cómo se siente el candidato al principio de la relación laboral.

Es fundamental que la empresa sea lo más transparente posible durante el proceso de contratación, de modo que el candidato pueda tomar una decisión informada. Por ejemplo, es el momento de comunicarle las políticas en materia de teletrabajo, vacaciones o ausencia por enfermedad.

Por último, un buen programa de onboarding también debe detallar qué ocurre una vez que el candidato acepte la oferta. Si la empresa muestra su entusiasmo ante la nueva incorporación, el candidato sentirá que la implicación va más allá de la firma del contrato y se reafirmará en que ha tomado la mejor decisión.

El primer día
Si el primer día del empleado transcurre en la oficina, muéstrale las instalaciones y asegúrate de que se familiariza con las zonas donde trabajará. En concreto, enséñale su mesa, las salas de reuniones, la ubicación de su superior y sus compañeros, los aseos, la cocina y otros espacios pertinentes.

Si, por el contrario, el primer día es de teletrabajo, organiza varias reuniones introductorias para presentarle a las personas con la que tratará más a menudo. De esta forma, todo el equipo le pondrá cara y el candidato empezará a conocer su entorno de trabajo.

Ya sea desde casa o en la oficina, lo más importante el primer día es que el empleado se sienta a gusto en su nuevo puesto. Es fundamental proporcionarle las herramientas y la orientación que necesite para habituarse a su nuevo lugar de trabajo.

Las primeras semanas
Varias semanas después de incorporarse, es probable que el empleado aún se esté adaptando al nuevo puesto. Por esta razón, el proceso de onboarding de las primeras semanas debe centrarse en integrarlo en la dinámica de la empresa. Una opción sería, por ejemplo, mandar un comunicado a toda la empresa para presentar al nuevo empleado, de modo que todos los miembros de la organización estén enterados de la nueva incorporación y puedan darle la bienvenida. Este tipo de iniciativas sirven también para fomentar el sentido de pertenencia e inclusión en el empleado.

Asimismo, puedes aprovechar estas primeras semanas para presentar al empleado a los miembros destacados de la empresa, como los responsables de departamento y la alta dirección. Si el empleado trabaja en remoto, puedes organizar reuniones virtuales para darle la oportunidad de presentarse y tomar contacto con sus nuevos compañeros.

Las listas de comprobación son perfectas para que los nuevos empleados sepan exactamente qué tareas relativas al proceso de onboarding o formación deben realizar. Estas listas pueden incluir todo tipo de detalles, desde un recordatorio para que configuren su firma del correo electrónico hasta la obligatoriedad de la formación sobre cumplimiento normativo. Facilítales una guía práctica que puedan consultar siempre que lo necesiten. De esta forma, se implicarán más en el proceso de onboarding y no se agobiarán con tantas instrucciones.

Los primeros meses
El candidato seguramente se encontrará más a gusto al cabo de tres meses que el primer día, pero el onboarding aún aportará beneficios en este punto. Es importante reunirse periódicamente con el empleado para darle la oportunidad de transmitir sus impresiones o comunicar cualquier inquietud que le haya surgido, sobre todo, si se trata de una empresa grande, ya que quizás no tenga claro a quién debe recurrir.

No obstante, debemos encontrar la justa medida para no atosigar al empleado. También le conviene tener espacio para aprender a desenvolverse en el nuevo entorno y encontrar sus propias estrategias. Reunirnos con el personal nuevo cada dos semanas o una vez al mes será suficiente para que esta etapa transcurra con éxito.

Además de resolver sus dudas y seguir compartiendo información, también es buena idea incluir actividades orientadas a fomentar el espíritu de equipo a mitad de un programa de onboarding. Por ejemplo, si animas a los nuevos empleados a que queden un día para tomar un café con sus compañeros, podrán conocer la empresa mejor de una manera divertida e informal. También puedes asignarles un «amigo» que los acompañe durante sus primeros meses en la empresa, con quien puedan tomarse un café y comentar sus dudas.

En cualquier caso, conviene identificar los retos que afronta la empresa al incorporar nuevo personal antes de diseñar un programa de onboarding a medida. Descubre cómo superar los retos de la formación de onboarding.

Las cuatro «C» del onboarding

Según un estudio elaborado por la Dra. Talya N. Bauer y la SHRM Foundation, un programa de onboarding de empleados debe cubrir cuatro tipos de información clave: cumplimiento normativo, claridad, cultura y contacto (las cuatro «C»).

A continuación, presentamos una lista con una breve descripción y ejemplos que te ayudarán a diseñar tu propio programa de onboarding.

Queremos ayudarte con los primeros pasos y, por eso, ponemos a tu disposición esta plantilla descargable para que diseñes un programa de onboarding a medida con cada una de las cuatro «C» que hemos visto en el apartado anterior.

Descarga gratis nuestra plantilla para procesos de onboarding.

Muchos empleados empiezan su proceso de onboarding derrochando entusiasmo y poniendo todo de su parte, pero esta implicación inicial va decayendo en el transcurso de las semanas. Esto se debe a que, poco a poco, se ven atrapados en la rutina del día a día y van perdiendo el interés. 

Si quieres asegurarte de que tu empresa no cae en el mismo error, sigue estas prácticas recomendadas para promover la motivación de los nuevos empleados.

Planifica el onboarding

1. Haz los deberes

El punto de partida es tener claro en qué consiste el proceso de onboarding actual. Debes saber qué aspectos del programa tuvieron mejor y peor acogida entre los empleados, y por qué. 

Las herramientas de autoría de e-learning como Easygenerator incorporan encuestas NPS en los cursos, de forma que los estudiantes puedan valorarlos y compartir su opinión sobre la utilidad del curso.

2. Pregunta a las partes interesadas

Habla con empleados que hayan completado la formación de onboarding recientemente para saber qué expectativas tenían con respecto al programa, y averigua cuáles eran sus miedos e inseguridades al empezar en una empresa. Reúnete con Recursos Humanos o el responsable de L&D para conocer los objetivos del programa desde la perspectiva de la empresa.

Según las prácticas recomendadas, el programa de onboarding debe estructurarse de modo que:

• Las nuevas incorporaciones se sientan cómodas y se lleven una buena primera impresión de la empresa.
• Exponga la cultura, los valores y la identidad de marca de la empresa.
• Describa en detalle qué se espera del empleado, por ejemplo, en cuanto a normas y cumplimiento normativo.
• Presente la información esencial que debe conocer el empleado: código de vestimenta, procesos para solicitar una ausencia o excedencia, o indicaciones para llegar a la cantina.
• Determine el lugar que ocupa el empleado en la escalafón de la empresa.
• Revele lo importante que es su puesto para el buen funcionamiento de la empresa y genere entusiasmo.

Diseña tu proceso de onboarding

1. Personaliza el contenido, evita las repeticiones y escalona las acciones

Un buen programa de onboarding es aquel que se ciñe a la información relevante para el puesto en cuestión y no se pierde en informaciones superfluas o innecesarias. 

Piensa si parte de la información está disponible en la intranet o el sitio web de la empresa, como las políticas de Recursos Humanos o el organigrama. Si es así, no hace falta que la incluyas también en la formación.

Las buenas prácticas de onboarding nos dicen que las nuevas incorporaciones deberían tener libertad para completar la formación a su ritmo.

2. Onboarding generado por los empleados

Uno de los recursos más eficaces, y posiblemente más inexplorados, para incorporar a nuevos empleados es recurrir a la propia plantilla. Los trabajadores actuales, además de conocer cómo funciona la empresa, son las personas más indicadas para transmitir las ventajas de pertenecer a una organización como la tuya. Anima a tus empleados a que compartan sus conocimientos y creen el contenido que consideren importante. De esta forma, conseguirás un proceso de onboarding personalizado y demostrarás tu confianza en la plantilla actual.

Pon en marcha el onboarding

1. Anticípate al primer día

Usa herramientas de e-learning —evaluaciones preliminares online, módulos de formación de onboarding o tutoriales de vídeo— para empezar a formar a los posibles candidatos incluso antes de su incorporación oficial a la empresa. Con esta iniciativa, no solo ahorrarás tiempo tras la contratación, sino que te harás una idea de cuáles son sus conocimientos y aptitudes iniciales.

2. Facilita la consulta de recursos

A los nuevos empleados siempre les surgirán dudas y dificultades con las que necesitarán ayuda; es lo normal cuando se empieza en una empresa. Por eso, es fundamental remitirlos a los recursos adecuados para que puedan obtener respuestas de forma rápida y sencilla.

Pon a su disposición una «biblioteca» online con píldoras y recursos formativos donde puedan encontrar pronto la información que necesitan para hacer su trabajo. En lo que respecta al contenido digital, procura no agobiarlos con montañas de información: es preferible presentar el contenido más relevante con titulares, viñetas y bloques informativos breves, en vez de entregarles un documento extenso con la política de la empresa. Puedes usar distintos formatos para elaborar contenido breve, conciso y ameno, como vídeos, guías breves e infografías, que son los más eficaces para crear píldoras formativas.

3. Aprovecha al máximo la primera semana

La primera semana es clave para que el nuevo empleado empiece con buen pie en la empresa, aunque es importante no saturarlo. Puedes encontrar el equilibrio perfecto con una ruta de e-learning, que no es otra cosa que una serie de módulos de formación que el nuevo empleado podrá completar a su ritmo, en un entorno interactivo y sin presiones. Estos módulos deben cubrir todos los aspectos básicos (tecnología informática, políticas y cultura de la empresa) que puede aprender por su cuenta.

4. Onboarding a demanda

Los métodos que uses para impartir el contenido repercutirán directamente en el éxito del programa de formación de onboarding. Así pues, piensa en cómo acceden a información las personas en su día a día y tenlo en cuenta al elegir el formato de la formación. Por ejemplo, quizás te interese que el contenido esté disponible a demanda y se pueda consultar en distintos dispositivos.

Cuanto más sencillo y accesible sea el contenido, más interés despertará en los nuevos empleados. Es más, con este tipo de contenido de e-learning más accesible y conciso, conseguirás que los empleados apliquen los conocimientos en su trabajo rápidamente.

5. Comparte historias personales

Aunque es probable que cierta información esté disponible en el sitio web o la intranet de la empresa, la plantilla actual es una fuente inagotable de conocimientos que quizás no estén en tu intranet.

Por otra parte, con un onboarding online, los expertos en la materia de la empresa también podrán compartir sus conocimientos. De esta forma, el recién llegado contará con una visión más exhaustiva de la organización, en vez de una panorámica general. Usa testimonios o vídeos para que sean los propios empleados quienes compartan sus prácticas recomendadas y lecciones más valiosas.

Modelos de programa de onboarding

Hay dos modelos habituales para diseñar un programa de onboarding de empleados. A continuación, te presentamos las dos plantillas correspondientes para que puedas poner en marcha tu onboarding.

Modelo de 30-60-90 días

El modelo de 30-60-90 días define una hoja de ruta clara para los nuevos empleados, es decir, qué se espera de ellos, quiénes son las partes interesadas, cuáles son las fechas clave y, en definitiva, qué tienen que hacer en sus primeros 90 días. Aquí tienes una muestra detallada de este modelo:

Modelo de 52 semanas

La mayoría de las empresas no esperan que el nuevo empleado se integre de un día para otro ni tras un mes de formación intensiva. Muy al contrario, consideran que el proceso de onboarding debe escalonarse a lo largo de 12 meses (52 semanas) para que el empleado aprenda a un ritmo lento y bien planificado. 

La primera semana suele destinarse a dotar al empleado de la información y los materiales que necesita en un formato presencial. Después, se incorporan diversas actividades de formación digital que apenas interrumpan su trabajo. De esta forma, el empleado se va familiarizando con la empresa a su ritmo.

Mejora tu onboarding

1. Mejora continua

Concibe el programa de onboarding como un producto vivo y en constante cambio. A fin de cuentas, siempre se puede mejorar. La mejor manera de saber si está dando buenos resultados es preguntar a las últimas personas que lo han seguido.

Un buen método para recabar opiniones sobre el curso es incluir una encuesta NPS. Solo tienes que añadirla al final de cada curso para que los nuevos empleados valoren si les ha resultado útil.

Este tipo de comentarios te ayudará a seguir mejorando el contenido, así como a perfeccionar los futuros procesos de selección de personal y a identificar las prioridades de la empresa. Recuerda que, si consigues implicar a los nuevos empleados desde el primer día, es muy probable que su productividad sea mayor a largo plazo.

2. Observa el conjunto

No podemos esperar que alguien que acaba de entrar en una empresa domine los procesos en cuestión de días. Cualquier programa de formación de nuevos empleados que se precie acompañará a la persona recién incorporada durante el proceso y se asegurará de que el onboarding conecta de forma orgánica con las reuniones y evaluaciones de desempeño anuales.

Es justo esta visión la que genera el hilo conductor que enlaza el desempeño actual del empleado con el que demostró al entrar en la empresa. Dotar a los nuevos empleados de los recursos que necesitan para desenvolverse en los primeros días les otorgará las claves del éxito a largo plazo en tu organización.

Como ya hemos comentado, el proceso de onboarding abarca cuatro elementos clave: cumplimiento normativo, claridad, cultura y contacto. Con Easygenerator, te será muy fácil diseñar cursos que cubran cada uno de estos componentes. 

Ahora ya tienes todo lo necesario para lanzar un programa de formación de onboarding atractivo y eficaz.